Phần mềm bán hàng cho quán cà phê và phần mềm quản lý nhà hàng thường được xếp chung một nhóm, nhưng nghiệp vụ khác nhau rõ. Quán cà phê bán tại quầy: khách gọi, trả tiền, nhận đồ uống, xong. Nhà hàng phục vụ tại bàn: khách ngồi, gọi món nhiều đợt, món đi vào bếp theo thứ tự, ra bàn theo thứ tự, và thanh toán ở cuối cùng, nhiều khi tách thành nhiều hoá đơn.
Bài này dành cho chủ nhà hàng một địa điểm có bếp riêng: nhà hàng gia đình, quán lẩu nướng, nhà hàng hải sản, nhà hàng món Á hay món Âu phục vụ tại bàn. Các tiêu chí chung như bán khi mất mạng, trừ nguyên liệu theo công thức và xuất hoá đơn điện tử đã có ở bài về quán độc lập. Bài này không nhắc lại mà đi vào phần riêng của nhà hàng có bếp.
Một đơn gọi món đi qua những bước nào
- Khách vào, nhân viên đón mở bàn trên sơ đồ, ghi số khách.
- Gọi món: nhân viên phục vụ nhập trên điện thoại hoặc máy tính bảng, hoặc khách tự gọi qua mã QR dán trên bàn.
- Tách phiếu: phần mềm tự chia món về đúng nơi chế biến. Món nướng về bếp nóng, gỏi và salad về bếp nguội, đồ uống về quầy bar.
- Chế biến: bếp nhận phiếu in hoặc màn hình bếp, làm theo thứ tự, đánh dấu món xong.
- Ra món: phục vụ biết món nào của bàn nào đã xong để mang ra.
- Gọi thêm, đổi món, huỷ món trong suốt bữa ăn.
- Thanh toán: in tạm tính, tách hoặc gộp hoá đơn, áp khuyến mãi, thu tiền, xuất hoá đơn.
- Đóng bàn và dọn, sơ đồ bàn chuyển về trạng thái trống.
Mỗi bước có thể hỏng theo cách riêng. Phần dưới đi vào các bước mà phần mềm tạo ra khác biệt nhiều nhất.
Sơ đồ bàn và đặt bàn
Sơ đồ bàn trên phần mềm nên giống sơ đồ thật của nhà hàng, chia theo khu (tầng một, tầng hai, sân vườn, phòng riêng) và hiện trạng thái bằng màu: trống, đang phục vụ, đã in tạm tính, đang dọn. Người đón khách nhìn một màn hình là biết còn bàn nào.
Các thao tác cần kiểm tra khi dùng thử: chuyển khách từ bàn này sang bàn khác mà giữ nguyên món đã gọi; gộp hai bàn khi nhóm khách ghép lại; ghép tạm nhiều bàn cho một đoàn lớn. Nếu nhà hàng nhận đặt bàn trước, phần mềm nên giữ bàn theo giờ, ghi số khách, ghi tiền cọc nếu có, và đưa món đặt trước vào đơn khi khách đến.
Gọi món tại bàn: máy cầm tay hay mã QR
Nhân viên gọi món trên máy cầm tay
Nhân viên cầm điện thoại hoặc máy tính bảng, nhập món ngay tại bàn, phiếu đi thẳng vào bếp. So với ghi giấy rồi chạy về quầy nhập lại, cách này bớt một lần chép và bớt một lượt đi lại. Điều kiện là giao diện gọi món phải nhanh: tìm món bằng vài chữ cái đầu, nhóm món theo thực đơn, và ghi chú món bằng các nút có sẵn.
Khách tự gọi món qua mã QR
Mỗi bàn có một mã QR, khách quét bằng điện thoại, xem thực đơn có ảnh, gọi món, món vào thẳng hệ thống gắn với bàn đó. Cách này giảm tải cho phục vụ giờ cao điểm và hợp với thực đơn nhiều món có ảnh. Nhưng không phải khách nào cũng muốn tự gọi, đặc biệt khách lớn tuổi và khách đi tiệc, nên phần lớn nhà hàng dùng song song cả hai cách.
Ghi chú món và tuỳ chọn
Món ăn nhà hàng có nhiều biến thể: ít cay, không hành, chín kỹ, thêm phần, đổi rau. Phần mềm nên cho định nghĩa sẵn nhóm tuỳ chọn cho từng món, tuỳ chọn có thể cộng thêm tiền, và in rõ trên phiếu bếp. Ghi chú gõ tự do vẫn cần có, nhưng nếu mọi thứ đều gõ tay thì bếp phải đọc chữ viết vội của từng người.
Món bán theo cân và món theo thời giá
Nhà hàng hải sản và quán nướng thường bán theo trọng lượng thực tế: khách chọn con cá, bếp cân, giá tính theo cân. Phần mềm cần cho nhập trọng lượng sau khi gọi món, và cho giá thay đổi theo ngày mà không phải sửa thực đơn. Nếu nhà hàng bán món theo thời giá, đây là tiêu chí loại bỏ ngay nhiều phần mềm thiết kế cho quán cà phê.
Phiếu bếp: in giấy hay màn hình bếp
Sau khi gọi món, việc quan trọng nhất là món về đúng chỗ. Phần mềm cần cho gán từng món vào một hoặc nhiều khu chế biến, và mỗi khu có máy in hoặc màn hình riêng. Một phiếu gọi có năm món có thể thành ba phiếu ở ba nơi.
Máy in phiếu bếp
Cách phổ biến và rẻ nhất. Nên dùng máy in nhiệt kết nối mạng dây (LAN) thay vì Bluetooth hoặc USB gắn vào một máy tính cụ thể, để máy nào gọi món cũng in được về bếp. Kiểm tra phần mềm có in lại phiếu khi máy in hết giấy hoặc mất kết nối không, và có cảnh báo khi phiếu không in được không. Một phiếu bếp mất là một bàn khách chờ mãi không thấy món.
Màn hình bếp (KDS)
Màn hình bếp hiện các món cần làm theo thời gian chờ, đầu bếp chạm để đánh dấu đang làm và đã xong, phục vụ thấy ngay món nào ra được. Lợi ích là đo được thời gian ra món, không mất phiếu, và bếp nhìn tổng số lượng từng món đang chờ để làm gộp. Đổi lại, bếp nóng nhiều dầu mỡ và hơi nước cần màn hình đặt đúng chỗ và được bảo vệ, và đầu bếp cần quen thao tác chạm.
Nhà hàng nhỏ thường bắt đầu với máy in, sau đó thêm màn hình cho khu bếp đông nhất. Chọn phần mềm hỗ trợ cả hai để không phải đổi hệ thống khi nâng cấp.
Thứ tự lên món
Nhà hàng phục vụ theo lượt (khai vị, món chính, tráng miệng) cần phần mềm cho đánh dấu lượt món, và bếp chỉ làm lượt sau khi phục vụ báo. Nếu không có, món chính có thể ra trước khi khách ăn xong khai vị. Với nhà hàng phục vụ kiểu gia đình, mọi món ra cùng lúc, tính năng này ít quan trọng hơn.
Huỷ món, trả món và thất thoát
Đây là điểm thất thoát lớn nhất của nhà hàng và là nơi phần mềm cần chặt chẽ. Món đã vào bếp mà bị huỷ, nguyên liệu đã dùng nhưng không có doanh thu. Nếu nhân viên nào cũng huỷ được món mà không để lại dấu vết, rất khó phân biệt huỷ thật với gian lận.
- Phân biệt huỷ trước khi bếp làm và huỷ sau khi bếp đã làm.
- Huỷ sau khi đã vào bếp cần quyền của quản lý ca và bắt buộc chọn lý do.
- Phiếu huỷ in về bếp để bếp dừng làm nếu chưa làm.
- Báo cáo huỷ món theo nhân viên, theo lý do, theo ca.
- Giảm giá, tặng món, miễn phí cũng cần quyền và lý do, không để thu ngân tự do sửa giá.
Món hết trong ngày cũng cần xử lý: bếp báo hết, phần mềm khoá món đó trên máy gọi món và trên thực đơn QR, để phục vụ không nhận đơn rồi mới quay lại xin lỗi khách.
Thanh toán: tách, gộp và phụ thu
- Tách hoá đơn theo món (mỗi người trả phần mình) hoặc chia đều theo số người.
- Gộp hoá đơn nhiều bàn cho một đoàn.
- Phí phục vụ và phụ thu (phòng riêng, ngày lễ) cấu hình được, hiện rõ trên tạm tính.
- Trừ tiền cọc đặt bàn.
- Nhiều hình thức thanh toán trên một hoá đơn: một phần tiền mặt, một phần chuyển khoản, một phần thẻ.
- Mã QR chuyển khoản có sẵn số tiền trên phiếu tạm tính và xác nhận khi tiền về.
- Xuất hoá đơn điện tử theo thông tin công ty khách yêu cầu ngay tại bàn.
Lựa chọn miễn phí và giới hạn của chúng
Với nhà hàng có bếp, lựa chọn miễn phí hạn chế hơn so với quán bán quầy, vì bảng tính không thể đẩy phiếu gọi món vào bếp. Có ba hướng thường gặp.
- Gói miễn phí hoặc dùng thử của phần mềm bán hàng F&B thương mại. Nhiều sản phẩm có gói cơ bản, nhưng các tính năng như nhiều máy in bếp, màn hình bếp, gọi món QR thường nằm ở gói trả phí. Đọc trang giá chính thức và hỏi rõ trước khi đặt hàng thiết bị.
- Phần mềm mã nguồn mở, ví dụ phân hệ bán hàng (POS) của Odoo bản Community có chế độ nhà hàng với sơ đồ bàn và in phiếu. Phần mềm miễn phí nhưng cần người cài đặt, cấu hình máy in, bảo trì máy chủ, và một số tính năng có thể chỉ có ở bản trả phí; kiểm tra theo phiên bản cụ thể.
- Giấy và máy tính tiền đơn giản. Vẫn là cách của nhiều nhà hàng gia đình. Chi phí thấp nhưng không có số liệu món bán, thời gian ra món hay thất thoát huỷ món.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý nhà hàng một địa điểm
- Gọi món trên máy cầm tay nhanh: thử gọi một bàn sáu món có ghi chú, đếm thời gian.
- Tách phiếu tự động theo khu bếp và quầy bar, in lại khi lỗi máy in.
- Hỗ trợ cả máy in bếp và màn hình bếp.
- Sơ đồ bàn theo khu, chuyển bàn, gộp bàn, giữ bàn đặt trước.
- Tuỳ chọn món có cộng tiền, món bán theo cân, giá theo ngày.
- Huỷ món có phân quyền, lý do và báo cáo.
- Tách hoá đơn theo món và theo người, nhiều hình thức thanh toán.
- Gọi món QR có cơ chế chống gọi khống, nếu nhà hàng cần.
- Chạy thử trọn một ca đông với nhân viên thật trước khi ký.
Sai lầm hay gặp
- Chọn phần mềm theo màn hình thu ngân, không thử luồng bếp. Thu ngân chỉ dùng cuối bữa, bếp dùng suốt ca.
- Dùng máy in bếp Bluetooth hoặc gắn vào một máy tính, máy đó tắt là bếp mất phiếu.
- Không cấu hình khu chế biến, mọi phiếu in về một chỗ, bếp trưởng phải chia tay.
- Cho mọi nhân viên quyền huỷ món và giảm giá.
- Dán mã QR gọi món mà không có quy trình xác nhận, bếp nhận đơn khống.
- Không cập nhật món hết lên hệ thống, khách gọi rồi mới biết không có.
Khi nào nghĩ tới phần mềm theo yêu cầu
Phần mềm có sẵn trên thị trường đã đủ cho phần lớn nhà hàng một địa điểm. Cân nhắc giải pháp riêng khi mô hình khác thường: nhà hàng kết hợp tiệc cưới, hội nghị với thực đơn theo mâm và hợp đồng đặt tiệc; buffet tính theo đầu người kèm gọi món thêm; hoặc cần ứng dụng đặt bàn, tích điểm mang thương hiệu riêng nối thẳng vào hệ thống gọi món. Khi nhà hàng mở thêm cơ sở, bài về chuỗi nhà hàng có các tiêu chí khác.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý nhà hàng khác phần mềm bán hàng quán cà phê ở đâu?
Khác ở luồng bếp và luồng bàn: gọi món nhiều đợt, tách phiếu theo khu chế biến, màn hình bếp, thứ tự lên món, chuyển và gộp bàn, tách hoá đơn. Quán cà phê bán quầy hầu như không cần các phần này.
Nhà hàng nhỏ có cần màn hình bếp không?
Chưa bắt buộc. Máy in phiếu bếp kết nối mạng dây đủ cho phần lớn nhà hàng nhỏ. Màn hình bếp có giá trị khi bếp đông, cần đo thời gian ra món, hoặc hay thất lạc phiếu giấy.
Có phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí không?
Có gói miễn phí của một số phần mềm thương mại và phần mềm mã nguồn mở như Odoo Community. Gói miễn phí thương mại thường giới hạn đúng những tính năng nhà hàng có bếp cần; mã nguồn mở miễn phí bản quyền nhưng cần người cài đặt và bảo trì.
Gọi món qua mã QR có thay được nhân viên phục vụ không?
Không thay được hoàn toàn. QR giảm việc ghi món giờ cao điểm, nhưng vẫn cần người đón khách, tư vấn món, ra món và xử lý yêu cầu đặc biệt. Phần lớn nhà hàng dùng song song cả gọi món QR và gọi món qua nhân viên.
Làm sao kiểm soát nhân viên huỷ món?
Chỉ cho quản lý ca huỷ món đã vào bếp, bắt buộc chọn lý do, in phiếu huỷ về bếp, và xem báo cáo huỷ món theo nhân viên mỗi tuần. Tỷ lệ huỷ bất thường của một người hoặc một ca là tín hiệu cần xem lại.
