"Phần mềm quản lý kinh doanh" là cụm từ rộng, người tìm có thể là chủ cửa hàng, cũng có thể là giám đốc một công ty phân phối vài chục nhân viên. Bài này tập trung vào nhóm thứ hai: doanh nghiệp mua hàng từ nhà sản xuất hoặc nhập khẩu, bán lại cho đại lý, cửa hàng, doanh nghiệp khác, có đội kinh doanh đi thị trường và bán chịu theo hạn công nợ.
Nhóm này khác bán lẻ ở chỗ phần lớn đơn hàng là bán sỉ, giá phụ thuộc khách hàng, và tiền về sau hàng. Nếu dùng phần mềm bán hàng tại quầy cho mô hình này, doanh nghiệp sẽ thấy thiếu ngay các khâu báo giá, duyệt đơn, hạn mức công nợ và chỉ tiêu doanh số.
Chuỗi nghiệp vụ kinh doanh của một công ty phân phối
- Khách hàng và tuyến: danh sách đại lý, cửa hàng, nhóm khách, khu vực, nhân viên phụ trách, hạn mức và hạn công nợ.
- Báo giá: theo bảng giá của nhóm khách, kèm chiết khấu và chương trình đang chạy.
- Đơn bán: từ báo giá hoặc do nhân viên nhập tại điểm bán, qua duyệt nếu vượt hạn mức hoặc vượt mức chiết khấu.
- Giao hàng: xuất kho, phiếu giao, xác nhận khách đã nhận, xử lý hàng trả lại.
- Hoá đơn và công nợ: xuất hoá đơn điện tử, ghi nhận nợ, theo dõi tuổi nợ, thu tiền, đối trừ.
- Doanh số và chỉ tiêu: doanh số theo nhân viên, theo khu vực, theo nhóm hàng, so với chỉ tiêu, tính thưởng.
Mỗi khâu có thể dùng một công cụ khác nhau, và đó là tình trạng phổ biến: báo giá bằng Excel, đơn qua Zalo, kho ghi sổ, công nợ trên phần mềm kế toán, doanh số tổng hợp cuối tháng. Giá trị của phần mềm quản lý kinh doanh nằm ở chỗ mỗi thông tin chỉ nhập một lần và chảy qua các khâu.
Chính sách giá và chiết khấu: nơi phần mềm hay vỡ
Bảng giá của công ty phân phối hiếm khi chỉ có một cột. Thường gặp là giá theo nhóm khách (đại lý cấp một, cấp hai, khách lẻ), chiết khấu theo số lượng hoặc giá trị đơn, chương trình khuyến mại có thời hạn (mua mười tặng một, giảm giá theo mặt hàng), và giá riêng thoả thuận với một vài khách lớn. Các chính sách này chồng lên nhau, nên câu hỏi quan trọng là phần mềm áp chúng theo thứ tự nào và có cho xem giải thích giá cuối cùng đến từ đâu hay không.
- Có bảng giá riêng cho từng nhóm khách và giá riêng cho một khách cụ thể không.
- Chiết khấu theo bậc số lượng, theo tổng giá trị đơn, theo nhóm hàng.
- Hàng tặng kèm theo chương trình được xuất kho và ghi nhận đúng giá trị không.
- Chương trình có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và tự tắt không.
- Nhân viên được sửa giá tới mức nào, vượt mức thì cần ai duyệt.
Khi chạy thử, hãy lấy ba đơn hàng thật phức tạp nhất của tháng trước, nhập vào phần mềm, và so giá cuối cùng với giá kế toán đã xuất hoá đơn. Nếu không khớp mà nhà cung cấp phải "cấu hình thêm" nhiều lần, chi phí thật của phần mềm nằm ở những lần cấu hình đó.
Hạn mức và tuổi nợ: bảo vệ dòng tiền
Với doanh nghiệp bán chịu, công nợ là rủi ro lớn nhất. Phần mềm nên cảnh báo, hoặc chặn chờ duyệt, khi một đơn mới làm tổng nợ của khách vượt hạn mức, hoặc khi khách đang có khoản nợ quá hạn. Báo cáo tuổi nợ chia công nợ theo khoảng thời gian quá hạn giúp kế toán và kinh doanh biết cần đòi ai trước.
Điểm cần kiểm tra là công nợ trong phần mềm kinh doanh có khớp với sổ kế toán không. Nếu hai hệ thống tách rời, hãy hỏi cách đồng bộ: tiền khách chuyển khoản được ghi nhận ở đâu trước, bao lâu thì bên kia cập nhật. Đội kinh doanh nhìn thấy số nợ cũ sẽ chào bán nhầm cho khách đã bị khoá.
Nhân viên kinh doanh đi thị trường
Nhiều công ty phân phối có nhân viên đi tuyến, ghé đại lý theo lịch. Ứng dụng di động cho nhóm này cần làm được: xem lịch tuyến trong ngày, ghi nhận đã ghé điểm bán (có vị trí và ảnh nếu công ty yêu cầu), xem tồn kho có thể bán, lên đơn tại chỗ với đúng giá của khách đó, xem công nợ của khách trước khi nhận đơn, và ghi nhận tiền thu tại chỗ.
Hãy thử ứng dụng ở nơi sóng yếu. Nếu ứng dụng mất đơn khi mạng chập chờn hoặc không cho lưu tạm để gửi sau, nhân viên sẽ quay về ghi giấy và gửi ảnh qua Zalo.
Doanh số, chỉ tiêu và thưởng
Báo cáo doanh số cần thống nhất một định nghĩa: tính theo đơn đã đặt, đã giao, đã xuất hoá đơn, hay đã thu tiền. Mỗi định nghĩa cho một con số khác nhau, và tranh cãi về thưởng thường bắt nguồn từ đây. Nhiều công ty tính chỉ tiêu theo doanh số đã giao nhưng thưởng theo tiền đã thu để khuyến khích nhân viên đòi nợ; phần mềm cần tính được cả hai.
- Doanh số theo nhân viên, khu vực, nhóm khách, nhóm hàng, theo ngày, tuần, tháng.
- Tỷ lệ đạt chỉ tiêu và so với cùng kỳ.
- Khách hàng lâu không đặt hàng, để nhân viên chăm sóc lại.
- Mặt hàng bán chậm theo khu vực.
- Công thức thưởng cấu hình được, xuất sang bảng lương nếu dùng phần mềm nhân sự.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm quản lý kinh doanh
- Chính sách giá: chạy đúng ba đơn phức tạp nhất của công ty.
- Hạn mức công nợ: cảnh báo hoặc chặn chờ duyệt, báo cáo tuổi nợ.
- Kho: tồn có thể bán tính cả hàng đã đặt chưa giao, nhiều kho nếu có.
- Ứng dụng di động cho nhân viên thị trường, hoạt động được khi sóng yếu.
- Hoá đơn điện tử: kết nối với nhà cung cấp đang dùng.
- Kế toán: đồng bộ với phần mềm kế toán, hoặc có phân hệ kế toán đủ dùng.
- Báo cáo doanh số theo nhiều định nghĩa, xuất được ra Excel.
- Phân quyền: nhân viên thấy khách của mình, không thấy giá vốn nếu công ty không muốn.
- Chi phí theo người dùng và theo phân hệ, tính cho quy mô gấp đôi hiện tại.
Lựa chọn miễn phí và giới hạn
Công ty nhỏ, ít mã hàng, ít nhân viên kinh doanh có thể bắt đầu bằng bảng tính tổ chức tốt: một trang khách hàng có hạn mức, một trang bảng giá theo nhóm khách, một trang đơn hàng, một trang thu tiền, và công thức tổng hợp công nợ theo khách. Giới hạn nằm ở chỗ không có luồng duyệt, không chặn được đơn vượt hạn mức, và nhân viên thị trường khó nhập đơn trên điện thoại.
Các hệ thống mã nguồn mở như Odoo Community hoặc ERPNext có sẵn phân hệ bán hàng, kho, bảng giá, công nợ ở mức khá đầy đủ, tự cài không mất phí bản quyền. Đổi lại cần người cấu hình cho nghiệp vụ Việt Nam, kết nối hoá đơn điện tử và tự vận hành máy chủ. Một số phần mềm thương mại có gói dùng thử; hãy dùng thời gian đó để chạy ba đơn phức tạp nhất.
Khi nào cần phần mềm quản lý kinh doanh theo yêu cầu
Phần mềm có sẵn phù hợp với đa số công ty phân phối. Phần mềm theo yêu cầu đáng cân nhắc khi chính sách giá, chiết khấu, thưởng của công ty là lợi thế cạnh tranh và quá đặc thù để cấu hình trong sản phẩm đóng gói; khi cần cổng cho đại lý tự đặt hàng, xem công nợ và chương trình của riêng họ; hoặc khi cần nối phần mềm kinh doanh với hệ thống của nhà sản xuất để báo cáo bán ra, tồn kho theo yêu cầu của hãng.
Trường hợp cổng đại lý là phổ biến nhất. Cách làm thực tế thường là giữ phần mềm quản lý hoặc ERP đang dùng làm lõi, xây cổng đại lý đọc và ghi qua API, thay vì thay thế toàn bộ hệ thống.
Sai lầm hay gặp
- Nhập bảng giá vào phần mềm mà chưa chuẩn hoá chính sách trên giấy, mỗi nhân viên hiểu chiết khấu một kiểu.
- Để công nợ ở phần mềm kinh doanh và kế toán lệch nhau, không ai chịu trách nhiệm đối chiếu.
- Không thống nhất định nghĩa doanh số trước khi tính thưởng, tranh cãi mỗi cuối tháng.
- Bắt nhân viên thị trường dùng ứng dụng chậm, cần mạng liên tục, họ quay về gửi đơn qua tin nhắn.
- Nhập toàn bộ danh mục hàng cũ, gồm cả mã đã ngừng bán và mã trùng, dữ liệu rối từ ngày đầu.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý kinh doanh khác phần mềm quản lý bán hàng thế nào?
Phần mềm quản lý bán hàng thường xoay quanh điểm bán: quét mã, thu tiền, in hoá đơn. Phần mềm quản lý kinh doanh rộng hơn, gồm báo giá, đơn bán sỉ, công nợ, đội kinh doanh và chỉ tiêu. Nhiều sản phẩm làm cả hai, nhưng mạnh ở một phía.
Có cần phần mềm kế toán riêng không?
Thường là có, vì kế toán theo chế độ kế toán cần phần mềm chuyên. Điều quan trọng là hai phần mềm đồng bộ được đơn hàng, hoá đơn và thu tiền để không phải nhập lại.
Nhân viên kinh doanh có nên thấy giá vốn không?
Tuỳ chính sách công ty. Nhiều công ty chỉ cho nhân viên thấy giá bán tối thiểu được phép, không thấy giá vốn. Phần mềm cần phân quyền được tới mức trường dữ liệu để làm điều này.
Công ty mới thành lập nên bắt đầu thế nào?
Bắt đầu bằng danh mục khách hàng, mặt hàng và bảng giá chuẩn hoá, dù đang dùng bảng tính. Khi chuyển sang phần mềm, dữ liệu sạch từ đầu tiết kiệm nhiều công hơn bất kỳ tính năng nào.
