Doanh nghiệp nào cũng ký hợp đồng: với khách hàng, nhà cung cấp, chủ nhà cho thuê văn phòng, đơn vị cung cấp phần mềm, đối tác vận chuyển. Khi số hợp đồng còn ít, một thư mục trên ổ chung là đủ. Khi số hợp đồng lên vài trăm, các câu hỏi đơn giản bắt đầu khó trả lời: hợp đồng thuê văn phòng hết hạn khi nào, dịch vụ nào đang tự gia hạn, khách nào còn nghĩa vụ bảo hành, phụ lục mới nhất của hợp đồng này là bản nào.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng, người phụ trách hành chính hoặc pháp chế ở doanh nghiệp chưa có bộ phận pháp chế riêng. Nội dung không phải tư vấn pháp lý; các điều khoản cụ thể nên do người có chuyên môn pháp lý xem xét.
Vòng đời một hợp đồng
- Khởi tạo: bộ phận kinh doanh hoặc mua hàng đề nghị, soạn từ mẫu của công ty hoặc nhận dự thảo từ đối tác.
- Rà soát và phê duyệt: người phụ trách pháp lý, tài chính, giám đốc xem và duyệt; có thể qua nhiều vòng sửa.
- Ký: ký tay và đóng dấu, hoặc ký bằng chữ ký số.
- Lưu trữ: bản đã ký được lưu kèm thông tin chính (đối tác, giá trị, thời hạn, người phụ trách).
- Thực hiện: theo dõi nghĩa vụ và mốc (giao hàng, nghiệm thu, thanh toán, bảo hành).
- Sửa đổi: phụ lục, gia hạn, điều chỉnh giá.
- Kết thúc: thanh lý, hết hạn, hoặc tự gia hạn nếu không ai phản đối.
Phần mềm quản lý hợp đồng đầy đủ (thường gọi là CLM, Contract Lifecycle Management) hỗ trợ cả bảy bước. Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường chỉ cần làm tốt bước 2, 4, 5 và 7; soạn thảo có thể tiếp tục dùng trình soạn thảo văn bản quen thuộc.
Hồ sơ hợp đồng cần những trường gì
Một thư mục chứa tệp PDF không phải là quản lý hợp đồng, vì không lọc và nhắc được theo nội dung bên trong tệp. Mỗi hợp đồng cần một hồ sơ có các trường dữ liệu được nhập riêng:
- Số hợp đồng, loại hợp đồng (bán, mua, thuê, dịch vụ, lao động nếu quản lý chung).
- Đối tác, người liên hệ bên đối tác, người phụ trách bên mình.
- Giá trị, đồng tiền, điều khoản thanh toán.
- Ngày ký, ngày hiệu lực, ngày hết hạn.
- Điều khoản gia hạn: tự động hay không, phải báo trước bao nhiêu ngày nếu muốn chấm dứt.
- Các mốc nghĩa vụ: giao hàng, nghiệm thu, thanh toán từng đợt, bảo hành.
- Tệp bản đã ký, các phụ lục, liên kết tới hợp đồng gốc nếu là phụ lục.
- Trạng thái: đang soạn, chờ duyệt, đã ký, đang thực hiện, đã thanh lý, hết hạn.
Trường dễ bị bỏ qua nhất là thời hạn báo trước khi muốn chấm dứt. Nhiều hợp đồng dịch vụ và thuê có điều khoản tự gia hạn trừ khi một bên báo trước một khoảng thời gian; nếu chỉ nhắc vào ngày hết hạn thì đã quá muộn. Phần mềm tốt tính ngày nhắc từ ngày hết hạn trừ đi thời gian báo trước, rồi trừ thêm thời gian cần để ra quyết định nội bộ.
Phê duyệt: ai được ký cái gì
Quy chế phân quyền ký hợp đồng thường đã có trên giấy: hợp đồng dưới một giá trị nhất định trưởng phòng được duyệt, trên mức đó cần giám đốc, hợp đồng vay hoặc bảo lãnh cần thêm kế toán trưởng. Phần mềm biến quy chế này thành luồng duyệt tự động theo loại và giá trị hợp đồng, lưu vết ai duyệt, lúc nào, với ý kiến gì.
Khi chạy thử, hãy mô phỏng một hợp đồng bị trả lại sửa hai lần. Kiểm tra phần mềm có lưu các phiên bản, có cho so sánh bản trước và bản sau không. Với doanh nghiệp làm việc nhiều với đối tác nước ngoài, hỏi thêm có hỗ trợ hợp đồng song ngữ không.
Chữ ký số và hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử và chữ ký số có giá trị pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử (bản hiện hành là Luật Giao dịch điện tử 2023). Doanh nghiệp đã dùng chữ ký số để kê khai thuế, xuất hoá đơn điện tử thường có thể dùng để ký hợp đồng. Điều kiện cụ thể về loại chữ ký và cách lưu trữ để hợp đồng điện tử có giá trị làm chứng cứ nên được người làm pháp lý xác nhận theo văn bản hiện hành.
Với phần mềm quản lý hợp đồng, câu hỏi thực tế là: phần mềm có tích hợp với dịch vụ ký số doanh nghiệp đang dùng không, đối tác không có chữ ký số thì ký thế nào, và sau khi ký, tệp có giữ nguyên chữ ký để kiểm tra lại được không. Nếu phần mềm chỉ lưu bản in ra rồi quét lại, giá trị của bản điện tử sẽ bị mất.
Theo dõi nghĩa vụ và nhắc hạn
Đây là phần tạo ra giá trị hằng ngày. Từ các trường dữ liệu của hợp đồng, phần mềm tạo lịch mốc và gửi nhắc cho đúng người phụ trách:
- Nhắc kế toán trước hạn thanh toán cho nhà cung cấp và trước hạn thu của khách.
- Nhắc người phụ trách trước mốc giao hàng, nghiệm thu.
- Nhắc quyết định gia hạn hay chấm dứt, trước hạn báo trước.
- Nhắc hết hạn bảo hành, để kịp yêu cầu sửa chữa nếu cần.
- Báo cáo hợp đồng sắp hết hạn trong tháng tới, quý tới cho ban giám đốc.
Nhắc hạn chỉ hiệu quả khi người nhận còn làm việc ở công ty. Phần mềm cần cho chuyển người phụ trách hàng loạt khi nhân viên nghỉ việc, và có người dự phòng nhận nhắc nếu người chính không xử lý.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm quản lý hợp đồng
- Hồ sơ hợp đồng có trường dữ liệu tuỳ chỉnh theo loại hợp đồng.
- Luồng duyệt theo loại và giá trị, lưu vết, lưu phiên bản.
- Nhắc hạn tính được từ thời hạn báo trước, gửi qua kênh nhân viên thật sự đọc.
- Tích hợp chữ ký số đang dùng, giữ nguyên chữ ký trong tệp lưu trữ.
- Liên kết phụ lục với hợp đồng gốc.
- Tìm kiếm theo đối tác, trạng thái, ngày hết hạn và theo nội dung tệp.
- Phân quyền: hợp đồng lao động, hợp đồng giá trị lớn chỉ người có thẩm quyền xem.
- Kết nối với CRM hoặc phần mềm kinh doanh để không nhập lại thông tin khách.
- Xuất toàn bộ hồ sơ và tệp khi ngừng dùng.
Lựa chọn miễn phí
Doanh nghiệp có dưới vài trăm hợp đồng có thể làm khá tốt bằng công cụ miễn phí hoặc đã có sẵn:
- Một bảng tính danh mục hợp đồng với các trường ở trên, mỗi dòng có liên kết tới tệp đã ký trên ổ lưu trữ chung.
- Một cột tính ngày cần quyết định (ngày hết hạn trừ thời hạn báo trước trừ thêm thời gian dự phòng), và bộ lọc hợp đồng có ngày này trong tháng tới.
- Lịch dùng chung để đặt nhắc cho các mốc quan trọng, mời đúng người phụ trách.
- Thư mục phân quyền: hợp đồng lao động, hợp đồng nhạy cảm để ở thư mục riêng.
Giới hạn: không có luồng duyệt, nhắc hạn phụ thuộc người nhập lịch có nhớ hay không, và bảng tính dễ lệch với thư mục tệp khi nhiều người cùng thao tác. Một số hệ thống quản lý tài liệu mã nguồn mở và các ERP mã nguồn mở có phân hệ hợp đồng ở mức cơ bản; một số dịch vụ ký số có kèm kho lưu hợp đồng đã ký. Đọc tài liệu chính thức để biết phạm vi hiện tại của từng lựa chọn.
Khi nào cần phần mềm theo yêu cầu
Phần mềm quản lý hợp đồng theo yêu cầu đáng cân nhắc khi hợp đồng là trung tâm của mô hình kinh doanh: công ty cho thuê thiết bị, cho thuê mặt bằng, dịch vụ bảo trì theo hợp đồng dài hạn, nơi mỗi hợp đồng sinh ra lịch thu tiền, lịch bảo trì, lịch giao nhận. Khi đó hợp đồng không chỉ là tài liệu mà là dữ liệu vận hành, và cần nối với kế toán, kho, lịch làm việc của kỹ thuật viên.
Với doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ và nhắc hạn, phần mềm có sẵn hoặc bảng tính tổ chức tốt là đủ.
Sai lầm hay gặp
- Chỉ lưu tệp mà không nhập trường dữ liệu, không lọc hay nhắc được gì.
- Nhắc vào ngày hết hạn thay vì trước hạn báo trước, hợp đồng đã tự gia hạn.
- Không liên kết phụ lục với hợp đồng gốc, không biết điều khoản nào đang có hiệu lực.
- Người phụ trách nghỉ việc, nhắc hạn gửi vào hộp thư không còn ai đọc.
- Nhập hợp đồng cũ không có kế hoạch, bỏ dở giữa chừng. Nên bắt đầu từ hợp đồng còn hiệu lực, hợp đồng đã thanh lý nhập sau.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng lao động có nên quản lý chung với hợp đồng kinh doanh?
Thường nên quản lý trong phần mềm nhân sự, vì hợp đồng lao động gắn với hồ sơ nhân viên, lương và bảo hiểm. Nếu quản lý chung, phải phân quyền chặt để chỉ bộ phận nhân sự xem được.
Bản quét hợp đồng giấy có đủ để lưu trữ không?
Bản quét giúp tìm kiếm và tra cứu nhanh, nhưng bản giấy gốc vẫn cần được lưu theo quy định lưu trữ chứng từ của doanh nghiệp. Hỏi kế toán về thời hạn lưu trữ áp dụng cho từng loại hợp đồng.
Phần mềm có tự đọc được thời hạn trong tệp hợp đồng không?
Một số phần mềm dùng AI để trích xuất ngày tháng, giá trị, đối tác từ tệp. Tính năng này tiết kiệm công nhập ban đầu, nhưng kết quả cần người kiểm tra lại, nhất là với điều khoản gia hạn viết theo nhiều cách khác nhau.
Bao nhiêu hợp đồng thì nên dùng phần mềm chuyên?
Không có ngưỡng chung. Dấu hiệu nên chuyển là khi đã có lần lỡ mốc gia hạn hoặc thanh toán, hoặc khi mất nhiều thời gian để tìm bản đã ký mỗi lần cần.
