Phần mềm ERP theo quy trình doanh nghiệp

Trước khi có ERP, một đơn hàng đi qua ba người và ba tệp: sales ghi đơn vào một bảng, thủ kho trừ tồn ở bảng khác, kế toán nhập lại vào sổ. Mỗi lần chép là một cơ hội sai, và cuối tháng ba bảng cho ba con số. ERP thay chuỗi chép tay đó bằng chuỗi chứng từ, mỗi chứng từ sinh ra chứng từ sau.

Kết quả là một câu hỏi như hàng này còn bao nhiêu, khách kia đang nợ bao nhiêu, đơn này lãi hay lỗ, trả lời được ngay từ dữ liệu, không phải đi hỏi từng bộ phận.

Phân hệ sản xuất chỉ cần khi doanh nghiệp tự lắp ráp hoặc gia công. Doanh nghiệp thương mại thường chỉ cần bốn phân hệ đầu.

Giá vốn quyết định lãi lỗ của từng đơn, và nó phụ thuộc phương pháp tính. Doanh nghiệp chọn một phương pháp, như bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước hoặc đích danh, và phần mềm phải áp đúng phương pháp đó cho mọi mặt hàng. Người quyết định phương pháp là kế toán trưởng của doanh nghiệp; ALODEV viết phần mềm để đổi được phương pháp mà không đổi dữ liệu gốc.

Nếu doanh nghiệp có quản lý lô, hạn dùng hoặc nhiều vị trí trong kho, phần đó nằm ở trang Phần mềm quản lý kho và bán hàng.

Công nợ trong ERP không phải một bảng số riêng mà là kết quả của chứng từ: hóa đơn bán tăng nợ phải thu, thu tiền giảm nợ. Vì vậy mỗi dòng nợ lần ngược được về hóa đơn và đơn hàng. Đây là điều tệp Excel không làm được, vì Excel chỉ giữ số, không giữ quan hệ giữa các chứng từ.

Sổ sách kế toán và báo cáo thuế thường nằm ở phần mềm kế toán chuyên dụng, do kế toán của doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ kế toán phụ trách. ERP không cần lặp lại việc đó, nhưng phải đưa được dữ liệu sang đó đúng và đủ.

Việc nối cụ thể phụ thuộc phần mềm kế toán đang dùng cho phép gì. Phạm vi từng đường nối được chốt ở bước khảo sát.

Phần lớn dự án ERP chậm hoặc bỏ dở không vì công nghệ. Nguyên nhân hay gặp là quá nhiều thứ làm cùng lúc, không ai bên doanh nghiệp đứng ra chịu trách nhiệm quy trình, và dữ liệu danh mục bẩn từ đầu.

Dữ liệu cũ vào theo hai lớp. Lớp danh mục (khách, nhà cung cấp, hàng hóa) được làm sạch rồi nạp bằng công cụ nhập có kiểm lỗi: báo từng dòng sai và vì sao. Lớp số dư đầu kỳ (tồn kho từng kho, công nợ từng khách) được đối chiếu với sổ kế toán và kết quả kiểm kê, ký xác nhận trước khi bấm chạy chính thức.

Hai bên thường chạy song song một thời gian ngắn ở phân hệ đầu tiên, đối chiếu kết quả hằng ngày, rồi mới tắt hệ cũ.