Tìm "phần mềm quản lý văn bản" trên mạng, phần lớn kết quả là sản phẩm cho cơ quan hành chính: văn bản đến, văn bản đi, sổ đăng ký, trình ký theo thể thức của công tác văn thư nhà nước, liên thông giữa các cơ quan. Doanh nghiệp tư nhân mua những hệ thống này thường thấy thừa nhiều bước và thiếu những thứ mình cần.
Bài này viết cho doanh nghiệp tư nhân từ vài chục đến vài trăm người: nơi giấy tờ nội bộ đã đủ nhiều để thất lạc, nhưng chưa có bộ phận văn thư chuyên trách. Nội dung không đề cập tới quy định văn thư áp dụng riêng cho cơ quan nhà nước.
Doanh nghiệp tư nhân thật sự quản lý những loại văn bản nào
- Văn bản trình duyệt: tờ trình, đề xuất mua sắm, đề nghị tạm ứng, đề nghị tuyển dụng, đề xuất chính sách.
- Văn bản ban hành nội bộ: quyết định, thông báo, quy chế, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu.
- Công văn đi, đến: văn bản gửi và nhận từ cơ quan thuế, bảo hiểm, ngân hàng, đối tác, khách hàng.
- Hồ sơ theo nghiệp vụ: hồ sơ dự án, hồ sơ thầu, hồ sơ chất lượng, biên bản họp.
- Hợp đồng: thường nên quản lý riêng vì có mốc và nghĩa vụ cần theo dõi (xem bài phần mềm quản lý hợp đồng).
Nhu cầu 1: luồng trình duyệt có lưu vết
Ở nhiều doanh nghiệp, tờ trình đi bằng giấy từ bàn này sang bàn khác, hoặc bằng tin nhắn "anh duyệt giúp em". Hậu quả là không ai biết tờ trình đang dừng ở đâu, người duyệt đi công tác thì mọi thứ đứng lại, và sau này không chứng minh được ai đã đồng ý điều gì.
Phần mềm cần cho định nghĩa luồng duyệt theo loại văn bản: đề xuất mua sắm dưới một mức giá trị thì trưởng phòng duyệt, trên mức đó thêm kế toán và giám đốc. Người trình thấy trạng thái theo thời gian thực, người duyệt duyệt được trên điện thoại, có uỷ quyền khi vắng mặt, và mọi ý kiến được lưu cùng văn bản. Đây thường là tính năng mang lại lợi ích nhanh nhất, vì nó rút ngắn thời gian chờ ngay từ tuần đầu.
- Luồng tuần tự (trưởng phòng rồi giám đốc) và song song (kế toán và pháp chế cùng xem).
- Điều kiện rẽ nhánh theo giá trị hoặc loại đề xuất.
- Trả lại để sửa, lưu phiên bản trước và sau.
- Uỷ quyền duyệt khi vắng mặt, có thời hạn.
- Ký số hoặc xác nhận điện tử ở bước cuối nếu cần.
Nhu cầu 2: một bản hiện hành duy nhất cho tài liệu nội bộ
Quy trình, quy chế, biểu mẫu thường có nhiều phiên bản trôi nổi: bản trong email tháng trước, bản in dán ở kho, bản trên ổ chung. Nhân viên làm theo bản cũ, và khi có sự cố không ai chắc bản nào đang có hiệu lực. Với doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001, việc kiểm soát tài liệu là yêu cầu bắt buộc của hệ thống.
Phần mềm quản lý văn bản giải quyết bằng cách tách rõ bản nháp, bản đang có hiệu lực và bản đã hết hiệu lực; mỗi tài liệu có mã, số phiên bản, ngày hiệu lực, người ban hành. Khi có phiên bản mới, người liên quan nhận thông báo và có thể phải xác nhận đã đọc. Bản cũ vẫn được lưu để tra cứu lịch sử nhưng không thể nhầm với bản đang dùng.
Nhu cầu 3: công văn đi, đến tra được nhanh
Doanh nghiệp tư nhân vẫn nhận văn bản từ cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng, và gửi văn bản cho đối tác. Mức quản lý hợp lý là: đánh số theo quy tắc của công ty, quét bản giấy nhận được, gắn người xử lý và hạn xử lý nếu có, lưu bản gửi đi kèm bằng chứng đã gửi. Không cần mô phỏng toàn bộ quy trình văn thư của cơ quan nhà nước.
Tìm kiếm là tiêu chí quan trọng nhất ở phần này. Phần mềm nên tìm được theo số văn bản, nơi gửi, ngày, người xử lý và theo nội dung chữ trong bản quét. Nhận dạng ký tự (OCR) cho tiếng Việt có dấu vẫn có sai sót, nên thử với vài văn bản thật của công ty trước khi tin vào tính năng này.
Phân quyền và bảo mật
Văn bản nội bộ có nhiều mức nhạy cảm: thông báo chung ai cũng xem, quyết định nhân sự chỉ người liên quan, tài liệu tài chính chỉ ban giám đốc. Phần mềm cần phân quyền theo thư mục, theo loại văn bản và theo từng văn bản; có nhật ký ai đã xem, tải, chia sẻ; và kiểm soát chia sẻ ra ngoài công ty. Hỏi thêm về sao lưu, nơi lưu dữ liệu, và cách thu hồi quyền khi nhân viên nghỉ việc.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm quản lý văn bản
- Luồng duyệt cấu hình được theo loại văn bản và giá trị, duyệt được trên điện thoại.
- Quản lý phiên bản và trạng thái hiệu lực cho tài liệu nội bộ.
- Đánh số văn bản theo quy tắc riêng của công ty.
- Tìm kiếm theo trường dữ liệu và theo nội dung, kể cả bản quét tiếng Việt.
- Phân quyền nhiều mức, nhật ký truy cập.
- Tích hợp chữ ký số nếu công ty dùng.
- Tích hợp với email và bộ công cụ văn phòng đang dùng, để nhân viên không phải đổi thói quen soạn thảo.
- Xuất toàn bộ văn bản và dữ liệu mô tả khi ngừng dùng.
Lựa chọn miễn phí: bắt đầu từ công cụ đã có
Nhiều doanh nghiệp đã trả phí Google Workspace hoặc Microsoft 365 cho email, và trong đó đã có ổ lưu trữ chung, quản lý phiên bản tệp, phân quyền theo thư mục. Microsoft 365 có SharePoint với thư viện tài liệu, trường dữ liệu mô tả, và có thể dựng luồng duyệt đơn giản bằng Power Automate; Google Workspace có ổ dùng chung và phân quyền theo nhóm. Tổ chức lại thư mục, quy tắc đặt tên và phân quyền trên nền tảng sẵn có là bước miễn phí nên làm trước khi mua thêm phần mềm. Phạm vi tính năng phụ thuộc gói đang dùng, nên kiểm tra với tài liệu chính thức.
Với phần mềm mã nguồn mở, Nextcloud cho phép dựng ổ lưu trữ riêng trên máy chủ của doanh nghiệp, Paperless-ngx phù hợp số hoá và tìm kiếm tài liệu giấy đã quét. Các hệ thống này tự cài không mất phí bản quyền, nhưng doanh nghiệp tự lo máy chủ, sao lưu và bảo mật. Luồng trình duyệt nhiều bước thường là phần các công cụ miễn phí làm yếu nhất.
Khi nào cần phần mềm quản lý văn bản theo yêu cầu
Phần mềm theo yêu cầu đáng cân nhắc khi luồng trình duyệt gắn chặt với dữ liệu nghiệp vụ: đề xuất mua sắm cần kiểm tra ngân sách còn lại trước khi đi tiếp, đề nghị tạm ứng cần trừ vào công nợ nhân viên, tờ trình dự án cần lấy dữ liệu từ hệ thống quản lý dự án. Khi đó văn bản không còn là tệp độc lập mà là một bước trong quy trình, và luồng duyệt cần đọc, ghi dữ liệu ở các hệ thống khác.
Nếu nhu cầu chỉ là lưu trữ, phiên bản và phân quyền, nền tảng văn phòng sẵn có hoặc sản phẩm đóng gói thường đủ.
Sai lầm hay gặp
- Mua hệ thống văn thư thiết kế cho cơ quan nhà nước, nhân viên phải đi qua nhiều bước không cần thiết rồi bỏ dùng.
- Chuyển nguyên cấu trúc thư mục lộn xộn cũ vào phần mềm mới, không ai tìm được gì.
- Không quy định bản nào có hiệu lực, phiên bản cũ vẫn được in và dùng.
- Luồng duyệt quá nhiều bước cho đề xuất nhỏ, người trình quay lại nhắn tin xin duyệt.
- Không có người chịu trách nhiệm cập nhật tài liệu nội bộ, hệ thống lỗi thời sau vài tháng.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý văn bản khác ổ lưu trữ đám mây thế nào?
Ổ lưu trữ lưu tệp và phân quyền. Phần mềm quản lý văn bản thêm dữ liệu mô tả (số, loại, ngày hiệu lực, người ban hành), luồng duyệt, trạng thái hiệu lực và báo cáo. Với doanh nghiệp nhỏ, ổ lưu trữ được tổ chức tốt có thể đủ trong thời gian đầu.
Doanh nghiệp tư nhân có phải tuân theo quy định văn thư của nhà nước không?
Quy định về công tác văn thư chủ yếu áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước. Doanh nghiệp tư nhân tự quy định thể thức văn bản nội bộ, nhưng vẫn phải tuân thủ các quy định về lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ thuế và các quy định chuyên ngành. Nếu không chắc, hỏi người làm pháp chế hoặc kế toán.
Có nên số hoá toàn bộ giấy tờ cũ?
Không cần làm một lần. Nên bắt đầu từ tài liệu còn đang dùng (quy trình hiện hành, hợp đồng còn hiệu lực), giấy tờ cũ số hoá dần khi có nhu cầu tra cứu. Bản gốc giấy thuộc diện phải lưu trữ vẫn cần giữ lại.
Nhân viên quen gửi tệp qua Zalo, làm sao chuyển sang phần mềm?
Quy định rõ một loại văn bản (ví dụ đề xuất mua sắm) chỉ được duyệt trên phần mềm, không duyệt qua tin nhắn. Khi một luồng đã quen, mở rộng sang loại khác. Ép mọi thứ cùng lúc thường thất bại.
