Cụm từ "phần mềm quản lý chi tiêu" được tìm nhiều, nhưng phần lớn là ứng dụng chi tiêu cá nhân: ghi mỗi lần tiêu tiền, chia theo nhóm ăn uống, đi lại. Doanh nghiệp nhỏ cần thứ khác: nhiều người cùng chi tiền của công ty, cần duyệt trước khi chi, cần chứng từ, cần đối chiếu với tài khoản ngân hàng và bàn giao được cho kế toán.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh lớn, hoặc người phụ trách hành chính kiêm quỹ ở công ty dưới khoảng năm mươi người, đang quản lý thu chi bằng sổ tay, Excel hoặc tin nhắn. Nội dung không phải hướng dẫn kế toán hay thuế; các nghiệp vụ hạch toán nên do kế toán thực hiện theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng.
Thu chi quản trị và kế toán: hai tầng khác nhau
Kế toán ghi nhận nghiệp vụ theo chế độ kế toán, có tài khoản, bút toán, báo cáo tài chính và phục vụ nghĩa vụ thuế. Thu chi quản trị trả lời câu hỏi của người điều hành: tiền đang ở đâu, dòng tiền tuần tới thế nào, phòng nào đã tiêu vượt ngân sách. Hai tầng dùng chung chứng từ nhưng khác mục đích, khác tốc độ: chủ doanh nghiệp cần số thu chi mỗi ngày, còn sổ kế toán thường hoàn thiện theo kỳ.
Doanh nghiệp nhỏ thường thuê kế toán dịch vụ làm sổ sách và báo cáo thuế, trong khi việc quản lý tiền hằng ngày nằm trong đầu chủ doanh nghiệp. Phần mềm quản lý thu chi lấp đúng khoảng trống này, đồng thời giúp chứng từ đến tay kế toán đầy đủ và đúng hạn hơn.
Các nghiệp vụ phần mềm thu chi cần có
1. Sổ quỹ và tài khoản
Mỗi nơi giữ tiền là một quỹ: quỹ tiền mặt tại văn phòng, quỹ tại từng cửa hàng, từng tài khoản ngân hàng, ví điện tử nhận thanh toán. Mỗi phiếu thu, phiếu chi ghi vào đúng quỹ, và số dư từng quỹ luôn cập nhật. Chuyển tiền giữa các quỹ (rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt) phải ghi thành một nghiệp vụ chuyển, không phải một khoản chi và một khoản thu, để báo cáo không bị phình.
2. Danh mục khoản thu chi
Đây là nền tảng của mọi báo cáo. Danh mục nên ngắn, dễ hiểu với người không làm kế toán, và ổn định: doanh thu bán hàng, thu nợ, lương, thuê mặt bằng, điện nước, marketing, mua hàng hoá, vận chuyển, chi khác. Nếu mỗi người tự đặt tên khoản chi, cuối tháng sẽ có chục cách viết cho cùng một khoản điện nước. Có thể thêm chiều thứ hai là bộ phận hoặc dự án để biết ai tiêu.
3. Đề nghị thanh toán và luồng duyệt chi
Nhân viên lập đề nghị thanh toán kèm ảnh hoá đơn, báo giá; người có thẩm quyền duyệt theo mức tiền; thủ quỹ hoặc kế toán chi và đánh dấu đã chi. Luồng này giải quyết tình trạng chủ doanh nghiệp duyệt chi qua tin nhắn rồi quên, và thủ quỹ không biết khoản nào đã được đồng ý.
4. Tạm ứng và hoàn ứng
Nhân viên tạm ứng tiền đi công tác hoặc mua hàng, sau đó nộp chứng từ để hoàn ứng, chênh lệch được trả thêm hoặc nộp lại. Phần mềm cần theo dõi số tạm ứng chưa hoàn của từng người và nhắc khi quá hạn. Tạm ứng không được theo dõi là một trong những nguồn thất thoát nhỏ nhưng kéo dài ở doanh nghiệp nhỏ.
5. Ngân sách
Ngân sách theo tháng hoặc quý cho từng khoản hoặc từng bộ phận. Khi lập đề nghị chi, phần mềm cho thấy ngân sách còn lại, cảnh báo hoặc yêu cầu duyệt thêm nếu vượt. Doanh nghiệp nhỏ không cần quy trình lập ngân sách phức tạp; một bảng ngân sách cho vài khoản lớn nhất (marketing, mua hàng, chi phí vận hành) đã đủ để kiểm soát.
6. Đối chiếu ngân hàng
Đối chiếu sổ quỹ với sao kê ngân hàng là bước kiểm soát quan trọng nhất. Một số phần mềm nhận sao kê qua tệp hoặc kết nối trực tiếp với ngân hàng và gợi ý khớp giao dịch với phiếu thu chi. Nếu phần mềm chưa có, ít nhất cần làm tay mỗi tuần: giao dịch nào trên sao kê chưa có phiếu, phiếu nào chưa có giao dịch.
7. Báo cáo dòng tiền
Báo cáo cần nhất là số dư từng quỹ, thu chi theo khoản trong tháng so với ngân sách, và dự báo dòng tiền vài tuần tới dựa trên các khoản phải thu, phải trả đã biết (lương, tiền thuê, nợ nhà cung cấp đến hạn). Dự báo đơn giản này giúp chủ doanh nghiệp nhỏ tránh tình trạng có lãi trên giấy nhưng thiếu tiền trả lương.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm quản lý thu chi
- Nhiều quỹ, nhiều tài khoản, chuyển quỹ ghi đúng là nghiệp vụ chuyển.
- Danh mục khoản thu chi và bộ phận tuỳ chỉnh được.
- Đề nghị thanh toán kèm ảnh chứng từ, duyệt theo mức tiền, duyệt trên điện thoại.
- Theo dõi tạm ứng theo người, nhắc quá hạn.
- Ngân sách và cảnh báo vượt ngân sách.
- Nhập sao kê hoặc kết nối ngân hàng để đối chiếu.
- Xuất dữ liệu cho kế toán theo định dạng kế toán cần, hoặc kết nối với phần mềm kế toán đang dùng.
- Phân quyền: nhân viên chỉ thấy đề nghị của mình, thủ quỹ thấy quỹ mình giữ, chủ doanh nghiệp thấy toàn bộ.
- Nhật ký sửa, xoá phiếu: ai sửa, lúc nào, giá trị trước và sau.
Lựa chọn miễn phí
Bảng tính có cấu trúc
Với doanh nghiệp rất nhỏ, một bảng tính đặt đúng cấu trúc vẫn làm được phần lớn việc: một trang danh mục khoản và quỹ, một trang sổ thu chi mỗi dòng một phiếu (ngày, quỹ, khoản, bộ phận, số tiền, người đề nghị, người duyệt, liên kết ảnh chứng từ), một trang ngân sách, và một trang báo cáo dùng bảng tổng hợp. Dùng danh sách chọn cho cột khoản và quỹ để không ai gõ tự do. Đề nghị thanh toán có thể thu qua biểu mẫu trực tuyến đổ về bảng.
Giới hạn: không có luồng duyệt thật, ai có quyền sửa bảng đều sửa được phiếu cũ mà không để lại dấu vết rõ ràng, và đối chiếu ngân hàng hoàn toàn làm tay. Với tiền, thiếu nhật ký sửa đổi là rủi ro đáng kể.
Ứng dụng chi tiêu cá nhân
Các ứng dụng quản lý chi tiêu cá nhân thiết kế cho một người, không có phân quyền, luồng duyệt hay chứng từ. Có thể dùng tạm cho hộ kinh doanh một người, nhưng không phù hợp khi có từ hai người trở lên cùng chi tiền của doanh nghiệp.
Mã nguồn mở và gói miễn phí
ERP mã nguồn mở như Odoo Community hoặc ERPNext có phân hệ kế toán, chi phí và tạm ứng, tự cài không mất phí bản quyền, nhưng cần công cấu hình và vận hành. Một số phần mềm thương mại có gói miễn phí hoặc dùng thử giới hạn số người dùng; đọc kỹ điều kiện và quyền xuất dữ liệu trước khi nhập số liệu thật.
Khi nào cần phần mềm theo yêu cầu
Phần lớn doanh nghiệp nhỏ không cần tự xây phần mềm thu chi. Phần mềm theo yêu cầu đáng cân nhắc khi thu chi gắn chặt với nghiệp vụ vận hành riêng: chuỗi cửa hàng cần chốt quỹ từng ca và nộp tiền về công ty, đội xe cần tạm ứng nhiên liệu theo chuyến, công ty dự án cần theo dõi chi phí theo từng công trình và so với dự toán. Khi đó phiếu chi phải đọc dữ liệu từ ca làm việc, chuyến xe hay dự án, và báo cáo cần gộp cả hai phía.
Sai lầm hay gặp
- Trộn tiền cá nhân của chủ doanh nghiệp với tiền công ty trong cùng một sổ, báo cáo mất ý nghĩa.
- Ghi chuyển quỹ thành một khoản chi và một khoản thu, doanh thu và chi phí đều bị phình.
- Danh mục khoản quá chi tiết ngay từ đầu, người nhập chọn đại cho nhanh.
- Duyệt chi qua tin nhắn song song với phần mềm, không biết đâu là bản chính.
- Không đối chiếu ngân hàng định kỳ, sai lệch dồn lại đến cuối năm mới phát hiện.
- Chứng từ gốc không được lưu kèm phiếu, kế toán phải đi hỏi lại từng khoản.
Câu hỏi thường gặp
Đã thuê kế toán dịch vụ thì có cần phần mềm thu chi không?
Kế toán dịch vụ lo sổ sách và nghĩa vụ thuế theo kỳ. Phần mềm thu chi phục vụ chủ doanh nghiệp theo ngày và giúp chứng từ đến tay kế toán đầy đủ. Hai việc bổ sung cho nhau; hỏi kế toán định dạng dữ liệu họ muốn nhận để chọn phần mềm xuất được đúng định dạng đó.
Phần mềm quản lý chi tiêu cá nhân có dùng cho doanh nghiệp được không?
Chỉ phù hợp khi một người vừa quản lý vừa chi tiêu. Khi có nhân viên cùng chi tiền, cần phân quyền, luồng duyệt và chứng từ mà ứng dụng cá nhân không có.
Bao lâu nên đối chiếu quỹ và ngân hàng một lần?
Quỹ tiền mặt nên kiểm đếm theo ngày hoặc theo ca nếu có bán hàng. Tài khoản ngân hàng nên đối chiếu ít nhất mỗi tuần; càng để lâu, việc tìm nguyên nhân chênh lệch càng khó.
Có cần lập ngân sách khi doanh nghiệp còn nhỏ?
Không cần ngân sách chi tiết. Nhưng đặt mức trần cho vài khoản lớn và dễ vượt như marketing, mua sắm thiết bị giúp chủ doanh nghiệp phát hiện sớm khi chi phí tăng bất thường.
