Phần mềm hóa đơn điện tử là dịch vụ giúp doanh nghiệp lập, ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã (hoặc chuyển dữ liệu), gửi cho người mua và lưu trữ hóa đơn. Nhà cung cấp phải là tổ chức đã ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; Cục Thuế công bố danh sách này trên gdt.gov.vn và cập nhật liên tục. Nên dùng phần mềm nào phụ thuộc bốn điều: phần mềm kế toán hoặc ERP bạn đang dùng, số hóa đơn mỗi tháng, có cần phát hành tự động từ website hay máy bán hàng không, và cam kết lưu trữ, hỗ trợ của nhà cung cấp.
Hóa đơn điện tử hiện nay dựa trên văn bản nào
Doanh nghiệp đã dùng hóa đơn điện tử bắt buộc từ 01/07/2022. Từ 01/07/2026, khung pháp lý chính là Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Nguyên tắc gốc không đổi: bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua. Những điểm thay đổi về thời điểm lập hóa đơn cho một số ngành dịch vụ, nội dung hóa đơn của hộ kinh doanh, và xử lý hóa đơn đặt in còn tồn nằm trong chính văn bản; kế toán nên đọc bản gốc trên vanban.chinhphu.vn thay vì bản tóm tắt.
Với việc chọn phần mềm, điều quan trọng nhất rút ra: phần mềm và mẫu hóa đơn phải được nhà cung cấp cập nhật theo Nghị định 254/2026. Hỏi thẳng nhà cung cấp ngày họ cập nhật và yêu cầu văn bản xác nhận.
Các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thường gặp
Danh sách tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử do Cục Thuế công bố trên gdt.gov.vn có nhiều đơn vị và được cập nhật liên tục; trên cổng hoadondientu.gdt.gov.vn còn có mục Danh sách TCTN (tổ chức truyền nhận dữ liệu hóa đơn). Những cái tên doanh nghiệp hay gặp nhất là nhà mạng và hãng phần mềm kế toán. Bảng dưới không xếp hạng, chỉ giúp bạn biết nên hỏi gì với từng nhóm.
| Nhóm | Ví dụ | Hợp khi | Cần hỏi kỹ |
|---|---|---|---|
| Nhà mạng, tập đoàn viễn thông | VNPT Invoice, Viettel S-Invoice, MobiFone Invoice | Đã dùng chữ ký số, dịch vụ khác của cùng tập đoàn | Tài liệu API, thời gian hỗ trợ ngoài giờ |
| Hãng phần mềm kế toán | MISA meInvoice, FAST e-Invoice | Đang dùng phần mềm kế toán cùng hãng | Có kết nối được phần mềm kế toán hãng khác không |
| Hãng chuyên hóa đơn, chữ ký số | EasyInvoice, Bkav eHoadon | Cần API linh hoạt, nhiều mẫu hóa đơn | Cam kết lưu trữ, cách xuất dữ liệu khi đổi nhà cung cấp |
| Phần mềm bán hàng có hóa đơn máy tính tiền | KiotViet, Sapo, POS365 (qua đối tác) | Bán lẻ tại quầy, cần xuất hóa đơn ngay khi bán | Đối tác hóa đơn phía sau là ai, dữ liệu nằm ở đâu |
Checklist chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử
- Nhà cung cấp có trong danh sách Cục Thuế công bố trên gdt.gov.vn không. Tra theo tên hoặc mã số thuế của họ.
- Phần mềm và mẫu hóa đơn đã cập nhật theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP chưa, có văn bản xác nhận không.
- Có kết nối sẵn với phần mềm kế toán hoặc ERP đang dùng không. Nếu không, có API tài liệu đầy đủ và môi trường thử không.
- Số hóa đơn mỗi tháng: dưới vài trăm thì phát hành trên web của nhà cung cấp là đủ; vài nghìn trở lên thì cần phát hành tự động qua API.
- Hóa đơn ngoại tệ, hóa đơn xuất khẩu, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: có mẫu sẵn không.
- Lưu trữ: hóa đơn là chứng từ kế toán, phải lưu theo thời hạn của pháp luật kế toán. Hỏi nhà cung cấp lưu bao lâu, và khi chấm dứt hợp đồng có xuất được toàn bộ tệp XML gốc không.
- Hỗ trợ: có đường dây ngoài giờ không, vì hóa đơn thường kẹt vào cuối tháng, cuối quý.
Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử với ERP, website
Nếu kế toán vẫn gõ lại từng đơn bán từ phần mềm bán hàng sang trang hóa đơn, doanh nghiệp đang trả công cho việc nhập hai lần và chịu rủi ro gõ sai. Tích hợp qua API xử lý việc đó theo luồng:
- Đơn bán hoàn tất trên ERP, website hoặc POS.
- Hệ thống gọi API nhà cung cấp tạo hóa đơn nháp với đúng mã hàng, thuế suất, thông tin người mua.
- Ký số và gửi cơ quan thuế (cấp mã hoặc chuyển dữ liệu, tùy loại hóa đơn).
- Nhận lại số hóa đơn, mã tra cứu, lưu về đơn hàng gốc.
- Gửi email hoặc tin nhắn cho khách kèm đường dẫn tra cứu.
- Đối soát cuối ngày: đơn nào đã có hóa đơn, đơn nào lỗi cần xử lý tay.
Khi nào nên đổi nhà cung cấp
- Nhà cung cấp không có API hoặc API không có môi trường thử.
- Chuyển sang ERP hoặc phần mềm kế toán mới mà nhà cung cấp cũ không kết nối được.
- Hệ thống thường xuyên chậm hoặc lỗi vào kỳ cao điểm, hỗ trợ không phản hồi kịp.
- Nhà cung cấp chậm cập nhật theo văn bản mới như Nghị định 254/2026.
Trước khi đổi, xuất đủ dữ liệu hóa đơn đã phát hành (tệp XML gốc, không chỉ bản PDF), xác định ngày dừng dùng mẫu cũ và bắt đầu mẫu mới, và làm thủ tục thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo hướng dẫn hiện hành.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm hóa đơn điện tử
Nên dùng phần mềm hóa đơn điện tử nào?
Không có phần mềm tốt nhất cho mọi doanh nghiệp. Ưu tiên nhà cung cấp kết nối sẵn với phần mềm kế toán bạn đang dùng, có tên trong danh sách Cục Thuế công bố, đã cập nhật theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, và có API nếu bạn cần phát hành tự động.
Nghị định 123/2020 còn hiệu lực không?
Không. Từ 01/07/2026, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP hết hiệu lực, thay bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Làm sao kiểm tra một hóa đơn điện tử nhận được là thật?
Tra trên cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn bằng mã số thuế người bán, ký hiệu, số hóa đơn và số tiền. ALODEV có trang hướng dẫn từng bước ở /lab/tra-cuu-hoa-don-dien-tu.
Có phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí không?
Một số nhà cung cấp và phần mềm bán hàng tặng hóa đơn hoặc miễn phí trong một giai đoạn, thường kèm điều kiện. Đọc kỹ điều kiện sau thời gian miễn phí và cách xuất dữ liệu nếu ngừng dùng.
Cần nối phần mềm hóa đơn điện tử với ERP, website hoặc POS đang dùng, liên hệ ALODEV qua /lien-he.
