Quản lý kho là một trong những phần vận hành ít được đầu tư sớm nhất ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, dù nó ảnh hưởng trực tiếp tới hai thứ doanh nghiệp quan tâm nhất: tiền mặt bị chôn trong hàng tồn, và khả năng giao hàng đúng hẹn cho khách. Phần lớn doanh nghiệp bắt đầu bằng một bảng tính, và bảng tính đó chỉ dừng hoạt động được khi số dòng, số người cùng sửa, và số lần đối chiếu sai lệch vượt quá một ngưỡng nào đó. Bài viết này giúp nhận ra ngưỡng đó và chọn đúng phần mềm khi đã tới lúc.
Phần mềm quản lý kho là gì, khác gì với phần mềm bán hàng có module kho
Phần mềm quản lý kho tập trung vào việc theo dõi hàng hóa từ lúc nhập vào tới lúc xuất ra: số lượng tồn tại từng vị trí, lịch sử nhập xuất, cảnh báo khi sắp hết hoặc tồn quá nhiều, và với một số ngành còn theo dõi lô hàng, hạn sử dụng, số sê-ri. Đây khác với module kho đi kèm trong phần mềm bán hàng, vốn chỉ đủ dùng khi doanh nghiệp có một kho, một luồng nhập xuất đơn giản gắn liền với bán lẻ.
Ranh giới cần một phần mềm quản lý kho chuyên biệt thay vì module kho có sẵn trong phần mềm bán hàng hoặc kế toán thường xuất hiện khi có nhiều hơn một kho hoặc nhiều hơn một kênh xuất hàng cùng trừ vào một nguồn tồn, khi hàng hóa cần theo dõi theo lô hoặc hạn sử dụng, hoặc khi quy trình có thêm bước kiểm soát như duyệt phiếu xuất, kiểm kê định kỳ, đối chiếu chênh lệch.
Bốn dấu hiệu cho thấy đã tới lúc cần phần mềm quản lý kho
- Số liệu tồn kho trên giấy tờ hoặc bảng tính khác với số đếm thực tế, và khoảng cách đó không thu hẹp lại dù đã kiểm kê lại nhiều lần. Đây là dấu hiệu rõ nhất, vì nó có nghĩa là quy trình ghi chép thủ công đã vượt quá khả năng kiểm soát của con người.
- Có nhiều hơn một người cùng cập nhật một bảng tính kho, dẫn tới tình trạng ghi đè lên nhau hoặc mỗi người giữ một phiên bản khác nhau trên máy riêng.
- Hàng bán chạy hết đột ngột mà không ai biết trước để đặt hàng bổ sung kịp thời, hoặc ngược lại, vốn bị chôn trong những mặt hàng tồn kho lâu ngày không bán được mà không ai theo dõi tổng thể để cảnh báo.
- Nhiều kênh bán hàng (cửa hàng, sàn thương mại điện tử, đại lý) cùng lấy hàng từ một nguồn tồn, và việc đối chiếu tồn giữa các kênh hiện đang làm thủ công, dễ dẫn tới bán vượt số lượng thực có.
Có từ hai dấu hiệu trở lên là đủ căn cứ để bắt đầu tìm phần mềm quản lý kho, thay vì chờ tới khi vấn đề trở nên nghiêm trọng mới xử lý.
Lợi ích cụ thể, đo được
- Giảm vốn chôn trong hàng tồn kho dư thừa, vì có cảnh báo mức tồn tối đa theo từng mặt hàng thay vì đặt hàng theo cảm tính hoặc theo thói quen cũ.
- Giảm tình trạng hết hàng đột ngột, vì có cảnh báo mức tồn tối thiểu và thời gian đặt hàng lại được tính trước dựa trên tốc độ bán ra thực tế.
- Rút ngắn thời gian kiểm kê định kỳ, vì có thể đối chiếu theo từng khu vực hoặc từng nhóm hàng thay vì đếm toàn bộ kho cùng lúc.
- Có dữ liệu để phát hiện thất thoát: khi số liệu hệ thống và số đếm thực tế lệch nhau đều đặn ở cùng một mặt hàng hoặc cùng một kho, đó là dấu hiệu cần điều tra, điều mà bảng tính không tự động chỉ ra được.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý kho
- Theo dõi được đúng đơn vị tính và cách quy đổi doanh nghiệp đang dùng. Nhiều ngành có đơn vị tính kép, ví dụ nhập theo thùng nhưng bán theo lẻ, hoặc nhập theo kilogam nhưng xuất theo phần đóng gói. Phần mềm không quy đổi đúng sẽ buộc nhân viên phải tự tính tay, mất đi lợi ích chính của việc dùng phần mềm.
- Có mã vạch hoặc mã QR để nhập xuất kho bằng quét thay vì gõ tay, giảm sai sót khi số lượng mặt hàng lớn.
- Theo dõi được lô hàng và hạn sử dụng nếu ngành hàng cần, đặc biệt với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm. Thiếu tính năng này, doanh nghiệp không xuất được đúng nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước, dẫn tới hàng cận hạn bị tồn lại phía sau.
- Kết nối được với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán đang dùng, để không phải nhập cùng một số liệu ở nhiều nơi. Đây là điểm hay bị bỏ qua lúc chọn mua rồi phát hiện ra sau khi đã ký hợp đồng.
- Phân quyền theo vai trò: người lập phiếu, người duyệt phiếu, người chỉ được xem báo cáo. Kho là nơi có giá trị hàng hóa lớn đi qua mỗi ngày, phân quyền rõ ràng là biện pháp kiểm soát rủi ro cơ bản.
- Xuất được báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất theo khoảng thời gian, và báo cáo hàng chậm luân chuyển, phục vụ trực tiếp cho việc ra quyết định đặt hàng và xả hàng tồn.
Sai lầm thường gặp
- Chỉ số hóa dữ liệu tồn kho hiện có mà không rà soát lại độ chính xác trước khi nhập vào hệ thống mới, khiến hệ thống mới vận hành trên nền số liệu sai ngay từ đầu.
- Chọn phần mềm theo số tính năng nhiều nhất mà không kiểm tra tính năng đó có khớp với cách vận hành thật của kho mình hay không, dẫn tới phải làm việc vòng qua phần mềm thay vì được phần mềm hỗ trợ.
- Không phân quyền rõ ràng ngay từ đầu, để mọi nhân viên kho đều có quyền sửa số liệu tồn, khiến việc truy vết khi có sai lệch trở nên khó khăn.
- Bỏ qua bước đào tạo nhân viên kho, đặc biệt là nhân viên lớn tuổi hoặc chưa quen thao tác trên thiết bị, dẫn tới việc nhân viên vẫn ghi sổ tay song song vì chưa tin tưởng hệ thống mới.
- Không thiết lập cảnh báo mức tồn tối thiểu và tối đa ngay khi triển khai, khiến phần mềm chỉ đóng vai trò ghi chép thay thế bảng tính mà không mang lại lợi ích chủ động cảnh báo.
Khi kho là một phần của bài toán lớn hơn
Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban cùng cần một nguồn dữ liệu chung, không chỉ riêng kho mà cả kế toán, bán hàng, mua hàng đều cần đồng bộ, phần mềm quản lý kho độc lập có thể chỉ là bước đầu. Khi số lượng phần mềm rời rạc không đồng bộ với nhau đã vượt quá vài hệ thống, câu hỏi cần đặt ra không còn là chọn phần mềm kho nào nữa, mà là có cần một hệ thống tổng thể hơn hay không.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có một kho duy nhất có cần phần mềm quản lý kho riêng không?
Không nhất thiết ngay từ đầu. Nếu doanh nghiệp đã dùng phần mềm bán hàng có module kho cơ bản và chỉ có một kho, một luồng nhập xuất đơn giản, module đó thường đã đủ. Cần phần mềm quản lý kho chuyên biệt khi có nhiều kho, nhiều kênh bán cùng trừ vào một nguồn tồn, hoặc cần theo dõi lô và hạn sử dụng.
Chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý kho mất bao lâu?
Phần cài đặt phần mềm thường nhanh, nhưng phần tốn thời gian nhất là kiểm đếm và làm sạch số liệu tồn kho hiện có trước khi nhập vào hệ thống mới. Doanh nghiệp nên dành thời gian cho bước này tương đương hoặc nhiều hơn thời gian cài đặt phần mềm, vì số liệu sai ngay từ đầu sẽ kéo theo sai lệch kéo dài về sau.
Phần mềm quản lý kho có thay thế được việc kiểm kê định kỳ bằng tay không?
Không hoàn toàn. Phần mềm giúp việc kiểm kê nhanh hơn và dễ đối chiếu hơn, nhưng vẫn cần kiểm đếm thực tế định kỳ để phát hiện chênh lệch giữa số liệu hệ thống và hàng hóa thật, vì sai sót nhập liệu hoặc thất thoát vật lý không tự động biến mất chỉ vì có phần mềm.
Có nên tự xây phần mềm quản lý kho riêng thay vì mua phần mềm có sẵn?
Chỉ nên khi có quy trình kho đặc thù mà phần mềm đóng gói trên thị trường không đáp ứng được, ví dụ cách tính giá vốn theo phương pháp riêng, hoặc cần tích hợp sâu với một hệ thống nội bộ khác đã có sẵn. Với nhu cầu quản lý kho tiêu chuẩn, phần mềm có sẵn thường rẻ hơn và ổn định hơn một hệ thống tự xây từ đầu.
