Phần lớn nội dung hướng dẫn phần mềm quản lý F&B trên mạng viết cho chuỗi nhiều chi nhánh: bếp trung tâm, đồng bộ đa cơ sở, dashboard cho ban giám đốc ở xa. Một quán cà phê hay nhà hàng độc lập, một địa điểm duy nhất, chủ quán đứng bán cùng nhân viên, không có phòng IT, không có kế toán riêng, cần một bộ tiêu chí hoàn toàn khác. Bài này viết riêng cho nhóm đó.
Quán độc lập cần gì, khác chuỗi ở đâu
Khác biệt lớn nhất không phải công nghệ mà là người vận hành. Ở chuỗi, có nhân sự chuyên trách theo dõi hệ thống, đối chiếu số liệu, xử lý sự cố phần mềm. Ở quán độc lập, người bấm máy tính tiền buổi sáng có thể chính là chủ quán, buổi tối là một nhân viên bán thời gian mới vào làm tuần trước. Phần mềm phù hợp phải học được trong một buổi, không cần tài liệu dày, và không đòi hỏi ai đó túc trực xử lý lỗi kỹ thuật.
Vì vậy, tiêu chí hàng đầu không phải là phần mềm có bao nhiêu tính năng, mà là bao nhiêu phút để một nhân viên mới lên đơn được ca đầu tiên, và điều gì xảy ra khi mất mạng giữa giờ cao điểm.
Sáu tiêu chí chọn phần mềm cho quán một địa điểm
- Lên đơn nhanh, giao diện ít bước. Với quán cà phê giờ cao điểm buổi sáng hoặc nhà hàng giờ ăn trưa, mỗi giây chờ máy phản hồi cộng dồn thành hàng chờ dài thật ngoài quầy. Thử trực tiếp trên máy trước khi mua: bấm một đơn ba món mất bao nhiêu chạm màn hình.
- Vẫn bán được khi mất mạng. Wifi quán nhỏ không phải lúc nào cũng ổn định. Phần mềm nên lưu đơn tạm trên máy và đồng bộ lại khi có mạng, thay vì đứng máy hoàn toàn.
- Trừ nguyên liệu theo công thức, không chỉ đếm món bán ra. Một ly cà phê sữa đá bán ra phải tự trừ đúng lượng cà phê, sữa, đá đã định nghĩa trong công thức. Thiếu tính năng này, chủ quán chỉ biết bán được bao nhiêu ly, không biết nguyên liệu còn bao nhiêu, dẫn tới hết hàng đột ngột hoặc nhập dư gây hao hụt.
- Nối được với ứng dụng giao đồ ăn đang dùng. Nếu quán nhận đơn qua các nền tảng giao đồ ăn phổ biến, đơn từ đó nên đổ thẳng vào cùng một hệ thống thay vì một nhân viên phải ngồi bấm lại tay từ điện thoại của ứng dụng giao hàng sang máy bán hàng. Đây là chỗ hao nhân lực và dễ sai sót nhất ở quán vừa bán tại chỗ vừa bán giao hàng.
- Xuất được hóa đơn điện tử đúng quy định. Từ khi hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trở thành yêu cầu bắt buộc với hộ kinh doanh và doanh nghiệp có doanh thu đạt ngưỡng theo quy định thuế hiện hành, phần mềm bán hàng cần có sẵn kết nối phát hành hóa đơn, không phải việc làm thêm ở một phần mềm khác.
- Báo cáo cuối ngày đọc được trong một phút. Chủ quán thường xem báo cáo lúc đóng cửa, mệt và vội. Một màn hình tổng doanh thu, món bán chạy, tiền mặt đối chiếu với máy, là đủ. Không cần biểu đồ phức tạp cho quy mô một địa điểm.
Sáu tiêu chí trên đều là việc quán một địa điểm cần ngay từ ngày đầu, khác với các module như đồng bộ tồn kho đa chi nhánh hay dashboard tổng hợp nhiều cơ sở, vốn chỉ có giá trị khi đã mở chi nhánh thứ hai.
Những tính năng của phần mềm chuỗi mà quán độc lập chưa cần
- Bếp trung tâm và phân phối nguyên liệu đến nhiều cơ sở: chỉ có ý nghĩa khi có từ hai địa điểm trở lên.
- Dashboard so sánh hiệu suất giữa các chi nhánh: một địa điểm thì không có gì để so sánh.
- Phân quyền theo cấp bậc quản lý vùng, quản lý khu vực: bộ máy quản trị của quán một địa điểm thường chỉ có chủ quán và một vài ca trưởng.
- Hợp đồng phần mềm trọn gói cho chuỗi, tính phí theo số cơ sở: quán độc lập trả tiền cho phần không dùng tới.
Sai lầm thường gặp khi quán độc lập chọn phần mềm
- Mua gói dành cho chuỗi vì nghĩ mua trước cho tương lai mở rộng. Phần lớn phần mềm cho phép nâng cấp gói khi thật sự mở chi nhánh mới, trả tiền trước cho tính năng chưa dùng là lãng phí ngay từ tháng đầu.
- Không thiết lập công thức nguyên liệu ngay từ đầu, chỉ nhập tên món và giá bán. Sau vài tháng muốn biết món nào đang lời, món nào đang lỗ vì giá nguyên liệu tăng, dữ liệu không có sẵn, phải làm lại từ đầu.
- Bỏ qua việc đào tạo nhân viên bán thời gian, chỉ đào tạo nhân viên chính thức. Nhân viên part-time thường là người trực ca cao điểm cuối tuần, đúng lúc phần mềm cần chạy trơn tru nhất.
- Không kiểm tra khả năng hoạt động khi mất mạng trước khi mua, chỉ phát hiện ra lúc quán đông khách và wifi rớt.
- Chọn phần mềm chỉ vì giá rẻ nhất mà không kiểm tra có tích hợp hóa đơn điện tử hay không, dẫn tới phải mua thêm một phần mềm hóa đơn riêng và nhập liệu hai lần.
Khi nào nên tính tới giải pháp riêng thay vì phần mềm đóng gói
Phần mềm bán hàng đóng gói sẵn trên thị trường Việt Nam đã đủ trưởng thành cho phần lớn quán cà phê, nhà hàng một địa điểm với thực đơn tiêu chuẩn. Trường hợp nên cân nhắc một giải pháp được tùy chỉnh riêng là khi mô hình kinh doanh có đặc thù mà phần mềm đóng gói không đáp ứng được, ví dụ một hệ thống đặt bàn kết hợp giữ chỗ theo sự kiện riêng, một chương trình khách hàng thân thiết tính điểm theo công thức riêng của quán, hoặc một quy trình pha chế cần theo dõi từng công đoạn không giống mô hình quán thông thường. Ở mức một địa điểm, chi phí một giải pháp tùy chỉnh thường không tương xứng với lợi ích, nhưng đáng để biết trước để không cố ép một nhu cầu đặc thù vào phần mềm đóng gói rồi phát sinh chi phí tùy biến từng phần.
Kết luận
Với một quán cà phê hay nhà hàng độc lập, phần mềm bán hàng đúng không phải là phần mềm nhiều tính năng nhất, mà là phần mềm nhân viên mới học được trong một buổi, vẫn chạy được khi mất mạng, và tự trừ đúng nguyên liệu theo công thức mỗi lần bán ra. Những tính năng dành cho chuỗi nhiều cơ sở nên để dành tới khi thật sự mở chi nhánh thứ hai.
Câu hỏi thường gặp
Quán cà phê nhỏ mới mở có cần phần mềm quản lý ngay không, hay dùng sổ tay trước?
Nên dùng phần mềm ngay từ ngày đầu, kể cả quán rất nhỏ. Chi phí một phần mềm bán hàng cơ bản hiện nay không còn là rào cản lớn, trong khi việc chuyển từ sổ tay sang phần mềm sau vài tháng buộc phải nhập lại toàn bộ dữ liệu món, giá, công thức từ đầu, và mất luôn dữ liệu bán hàng của giai đoạn trước đó.
Phần mềm bán hàng cho quán độc lập có cần trừ kho nguyên liệu chi tiết không, hay chỉ cần đếm món bán ra là đủ?
Nên có, ngay cả khi công thức đơn giản. Không trừ theo công thức, chủ quán chỉ biết doanh thu mà không biết được món nào đang lời thật sự sau khi trừ chi phí nguyên liệu, và không phát hiện được thất thoát nguyên liệu do định lượng sai hoặc hao hụt bất thường.
Một quán có nên tự lập trình phần mềm riêng không?
Ở quy mô một địa điểm, gần như không nên. Phần mềm đóng gói trên thị trường đã đủ tốt và rẻ hơn nhiều so với chi phí xây và bảo trì một hệ thống riêng. Chỉ cân nhắc giải pháp riêng khi có mô hình kinh doanh đặc thù thật sự không phần mềm đóng gói nào đáp ứng được.
Chuyển từ phần mềm này sang phần mềm khác có mất dữ liệu cũ không?
Phụ thuộc vào việc phần mềm cũ có cho xuất dữ liệu ra định dạng mở hay không. Trước khi chọn phần mềm, nên hỏi rõ điều này: nếu sau này muốn đổi, dữ liệu khách hàng, lịch sử bán hàng và công thức món có lấy ra được hay bị khóa lại trong hệ thống cũ.
