Từ khi hoá đơn điện tử được áp dụng rộng rãi, câu hỏi của kế toán đã đổi. Trước đây là làm sao lưu giữ tập hoá đơn giấy không thất lạc. Bây giờ là làm sao biết đã nhận đủ hoá đơn đầu vào của tháng chưa, hoá đơn nào sai thông tin, hoá đơn nào nhà cung cấp đã huỷ hoặc thay thế mà mình chưa hay.
Bài này dành cho kế toán trưởng, kế toán tổng hợp và chủ doanh nghiệp nhỏ đang tự quản lý sổ sách. Việc chọn nhà cung cấp phát hành hoá đơn điện tử đã có bài riêng, bài này đi vào phía còn lại: quản lý hoá đơn sau khi nó được phát hành.
Phát hành hoá đơn và quản lý hoá đơn là hai việc khác nhau
Phần mềm phát hành hoá đơn (thường gọi là phần mềm hoá đơn điện tử) dùng để lập, ký số và gửi hoá đơn bán ra, kết nối với cơ quan thuế để cấp mã hoặc chuyển dữ liệu. Mỗi doanh nghiệp thường dùng một nhà cung cấp cho việc này.
Phần mềm quản lý hoá đơn làm việc với hoá đơn của cả hai chiều. Chiều đầu vào: hoá đơn do hàng chục nhà cung cấp khác nhau phát hành, qua hàng chục phần mềm khác nhau, gửi tới bằng email, đường dẫn tra cứu hoặc tin nhắn. Chiều đầu ra: hoá đơn doanh nghiệp tự phát hành cần đối chiếu với doanh thu ghi sổ và theo dõi thu tiền. Một số nhà cung cấp hoá đơn điện tử có bán kèm phân hệ quản lý hoá đơn đầu vào, một số phần mềm kế toán tích hợp sẵn, và cũng có sản phẩm chuyên riêng cho việc này.
Nghiệp vụ quản lý hoá đơn đầu vào, từng bước
1. Thu gom
Hoá đơn đầu vào đến từ nhiều ngả: email của nhà cung cấp, đường dẫn tra cứu kèm mã, tệp gửi qua Zalo cho nhân viên mua hàng, hoặc không đến chút nào vì nhà cung cấp gửi nhầm địa chỉ. Bước đầu tiên là có một địa chỉ email riêng chỉ để nhận hoá đơn, thông báo cho mọi nhà cung cấp, và phần mềm tự đọc hộp thư đó để lấy tệp XML và PDF.
Cần phân biệt rõ: tệp XML là dữ liệu hoá đơn điện tử có chữ ký số, tệp PDF chỉ là bản thể hiện để người đọc xem. Lưu trữ và đối chiếu phải dựa trên XML. Một bộ hồ sơ chỉ có PDF là một bộ hồ sơ thiếu.
2. Kiểm tra tính hợp lệ
- Chữ ký số của người bán còn hiệu lực tại thời điểm ký, và nội dung XML không bị sửa sau khi ký.
- Hoá đơn có mã của cơ quan thuế (với loại hoá đơn có mã) hoặc đã được chuyển dữ liệu đúng quy định.
- Mã số thuế người bán đang ở trạng thái hoạt động, không thuộc diện ngừng hoạt động hay không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
- Thông tin người mua trên hoá đơn khớp với doanh nghiệp: tên, mã số thuế, địa chỉ.
- Các con số tự khớp: đơn giá nhân số lượng, tiền thuế theo thuế suất, tổng tiền bằng chữ.
Việc kiểm tra thủ công từng hoá đơn tốn vài phút mỗi hoá đơn. Với vài chục hoá đơn một tháng thì chấp nhận được, với vài trăm hoá đơn thì đây là nơi phần mềm có giá trị rõ nhất.
3. Đối chiếu với dữ liệu của cơ quan thuế
Cổng thông tin hoá đơn điện tử của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) cho phép doanh nghiệp đăng nhập để tra cứu danh sách hoá đơn mua vào và bán ra gắn với mã số thuế của mình. Đây là nguồn đối chiếu quan trọng nhất: hoá đơn có trên cổng mà không có trong sổ nghĩa là nhà cung cấp chưa gửi hoặc bị thất lạc; hoá đơn có trong sổ mà trạng thái trên cổng đã bị thay thế hoặc điều chỉnh nghĩa là cần xử lý lại.
Phần mềm quản lý hoá đơn tốt tự lấy danh sách này định kỳ và báo chênh lệch. Khi đánh giá, hỏi nhà cung cấp phần mềm lấy dữ liệu bằng cách nào, bao lâu một lần, và xử lý ra sao khi cổng thay đổi giao diện hoặc bảo trì.
4. Đối chiếu với nghiệp vụ mua hàng
Một hoá đơn hợp lệ về hình thức vẫn có thể sai về nội dung: xuất sai đơn giá thoả thuận, xuất nhiều hơn số hàng thực nhận, hoặc xuất cho một đơn hàng đã bị huỷ. Cách kiểm soát phổ biến là đối chiếu ba chiều: đơn đặt hàng, phiếu nhập kho hoặc biên bản nghiệm thu dịch vụ, và hoá đơn. Ba chứng từ khớp nhau mới chuyển sang thanh toán.
5. Hạch toán và lưu trữ
Sau khi hợp lệ và khớp, hoá đơn được đẩy sang phần mềm kế toán để hạch toán, hoặc xuất bảng kê để kế toán nhập. Tệp XML gốc và PDF cần được lưu trữ theo thời hạn của quy định về lưu trữ tài liệu kế toán, ở nơi có sao lưu, và tìm lại được theo số hoá đơn, người bán, kỳ.
Quản lý hoá đơn đầu ra: không chỉ là phát hành
- Đối chiếu hoá đơn đã phát hành với doanh thu ghi sổ và với đơn bán hàng, tránh bán mà quên xuất hoặc xuất trùng.
- Theo dõi hoá đơn điều chỉnh, thay thế, huỷ và lý do, gắn với hoá đơn gốc.
- Theo dõi thu tiền theo từng hoá đơn và tuổi nợ.
- Kiểm tra khách hàng đã nhận hoá đơn, đặc biệt với khách doanh nghiệp cần hoá đơn để thanh toán.
Phần này thường nằm sẵn trong phần mềm phát hành hoá đơn hoặc phần mềm kế toán. Chỉ nên mua công cụ riêng nếu hai hệ thống đó không nói chuyện với nhau và kế toán đang phải đối chiếu tay mỗi tháng.
Lựa chọn miễn phí: làm được gì và dừng ở đâu
Doanh nghiệp nhỏ với vài chục hoá đơn đầu vào mỗi tháng có thể quản lý hoàn toàn miễn phí bằng ba thứ có sẵn. Thứ nhất là cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế để tra cứu và tải danh sách hoá đơn. Thứ hai là một hộp thư riêng nhận hoá đơn, với bộ lọc tự gắn nhãn theo tháng. Thứ ba là bảng tính theo dõi với các cột: số hoá đơn, ký hiệu, ngày, người bán, mã số thuế, tiền trước thuế, thuế, tổng, đã có XML chưa, đã khớp đơn mua chưa, đã hạch toán chưa, đã thanh toán chưa.
Cuối tháng, kế toán tải danh sách từ cổng, dán vào một trang của bảng tính, dùng hàm dò tìm theo mã số thuế người bán ghép với số hoá đơn để đánh dấu hoá đơn đã có và hoá đơn còn thiếu. Nhiều phần mềm kế toán cũng có chức năng nhập hoá đơn từ tệp XML, giảm việc gõ tay.
Giới hạn của cách làm này: không có kiểm tra chữ ký và trạng thái người bán tự động, dễ bỏ sót hoá đơn bị thay thế sau khi đã ghi sổ, và phụ thuộc nhiều vào sự cẩn thận của một người. Khi hoá đơn đầu vào lên vài trăm mỗi tháng hoặc đến từ nhiều chi nhánh, thời gian đối chiếu tay tăng nhanh và rủi ro sót tăng theo.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý hoá đơn
- Đọc được hoá đơn XML từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Thử với mười hoá đơn thật đến từ mười phần mềm phát hành khác nhau mà doanh nghiệp đang nhận.
- Tự kiểm tra chữ ký số, mã cơ quan thuế, trạng thái mã số thuế người bán, và báo rõ lỗi nào.
- Tự đối chiếu với danh sách trên cổng của cơ quan thuế và báo hoá đơn thiếu, hoá đơn lệch, hoá đơn đã bị thay thế.
- Ghép hoá đơn với đơn mua và phiếu nhập, hoặc ít nhất cho gắn tay và lưu dấu vết.
- Kết nối với phần mềm kế toán đang dùng: đẩy dữ liệu trực tiếp, hoặc xuất đúng mẫu nhập của phần mềm đó.
- Lưu trữ XML gốc với thời hạn đủ dài, có sao lưu, và xuất toàn bộ ra được khi ngừng dùng.
- Phân quyền: nhân viên mua hàng chỉ xem hoá đơn của mình, kế toán xem toàn bộ, chi nhánh xem chi nhánh.
- Cách xử lý thông tin đăng nhập cổng thuế: phần mềm lưu ở đâu, ai xem được, có mã hoá không.
Hoá đơn không phải điện tử thì sao
Vẫn có chứng từ không phải hoá đơn điện tử trong nước: hoá đơn của nhà cung cấp nước ngoài (dịch vụ phần mềm, quảng cáo, tên miền), biên lai, chứng từ chi phí đi công tác nước ngoài. Những chứng từ này thường ở dạng PDF hoặc ảnh chụp, cần đọc nội dung bằng OCR hoặc nhập tay. Nếu khối lượng lớn, bài về AI OCR hoá đơn có đi vào cách làm kỹ thuật.
Sai lầm hay gặp
- Chỉ lưu PDF của hoá đơn đầu vào, không lưu XML. Khi cần chứng minh, bản PDF không thay được dữ liệu gốc có chữ ký số.
- Để nhà cung cấp gửi hoá đơn tới email cá nhân của nhân viên mua hàng. Người đó nghỉ việc, hoá đơn thất lạc.
- Chỉ đối chiếu với cổng cơ quan thuế khi quyết toán, thay vì hằng tháng. Sai sót phát hiện muộn khó xử lý hơn nhiều.
- Không theo dõi hoá đơn bị thay thế hoặc điều chỉnh sau khi đã hạch toán hoá đơn gốc.
- Thanh toán cho nhà cung cấp trước khi đối chiếu hoá đơn với phiếu nhập, rồi phát hiện hoá đơn xuất sai đơn giá.
- Chọn phần mềm quản lý hoá đơn không kết nối được với phần mềm kế toán, dẫn tới nhập liệu hai lần.
Khi nào cần giải pháp riêng
Phần lớn doanh nghiệp nên dùng sản phẩm có sẵn. Giải pháp riêng chỉ hợp lý khi luồng hoá đơn gắn chặt với hệ thống nội bộ đặc thù: chuỗi nhiều chi nhánh mua hàng độc lập, cần gắn hoá đơn với đơn mua trong một hệ thống quản lý mua hàng tự xây, hoặc cần quy trình duyệt thanh toán nhiều cấp theo hạn mức. Khi đó phần cần xây thường là lớp nối và luồng duyệt, còn việc đọc XML và kiểm tra với cơ quan thuế vẫn nên dùng dịch vụ chuyên.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý hoá đơn điện tử đầu vào có bắt buộc không?
Không có quy định bắt buộc phải mua một phần mềm riêng. Doanh nghiệp có thể quản lý bằng cổng tra cứu của cơ quan thuế và bảng tính. Phần mềm là lựa chọn để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót khi số lượng hoá đơn lớn.
Có phần mềm quản lý hoá đơn miễn phí không?
Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế là công cụ miễn phí quan trọng nhất để tra cứu hoá đơn mua vào và bán ra. Một số phần mềm kế toán và nhà cung cấp hoá đơn có kèm chức năng quản lý hoá đơn đầu vào trong gói đang dùng. Hãy kiểm tra những gì mình đã có trước khi mua thêm.
Vì sao phải lưu tệp XML chứ không chỉ PDF?
Tệp XML chứa dữ liệu hoá đơn và chữ ký số, là dạng gốc của hoá đơn điện tử. PDF chỉ là bản hiển thị, có thể tạo lại hoặc chỉnh sửa. Khi cần kiểm tra tính toàn vẹn của hoá đơn, XML mới là căn cứ.
Làm sao biết đã nhận đủ hoá đơn đầu vào của tháng?
Tải danh sách hoá đơn mua vào trên cổng của cơ quan thuế và đối chiếu với danh sách trong sổ theo cặp mã số thuế người bán và số hoá đơn. Hoá đơn có trên cổng mà chưa có trong sổ là hoá đơn cần yêu cầu nhà cung cấp gửi lại.
Phần mềm quản lý hoá đơn khác phần mềm kế toán thế nào?
Phần mềm kế toán ghi sổ, lập báo cáo tài chính và tờ khai. Phần mềm quản lý hoá đơn đứng trước nó: thu gom, kiểm tra, đối chiếu, rồi mới đẩy dữ liệu sạch sang kế toán. Một số phần mềm kế toán đã tích hợp phần này, khi đó không cần mua riêng.
