Một xưởng may gia công ba mươi công nhân, một xưởng cơ khí nhận gia công theo bản vẽ, một cơ sở sản xuất thực phẩm đóng gói. Quy mô khác nhau, nhưng câu chuyện thường giống nhau: đơn hàng ghi ở một sổ, tồn kho vật tư ở một bảng tính khác, tiến độ nằm trong đầu quản đốc. Khi đơn dồn, xưởng thiếu vật tư giữa chừng, giao trễ, và cuối tháng không biết đơn nào lãi, đơn nào lỗ.
Bài này dành cho chủ xưởng và quản lý sản xuất ở doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bức tranh chuyển đổi số ngành sản xuất và IoT đã có ở bài riêng. Ở đây đi vào nghiệp vụ cụ thể mà phần mềm quản lý sản xuất phải làm được, và cách kiểm tra trước khi chọn.
Xưởng của bạn sản xuất theo kiểu nào
Trước khi xem phần mềm, cần xác định kiểu sản xuất, vì phần mềm được thiết kế cho kiểu này có thể rất vụng với kiểu khác.
- Sản xuất theo đơn hàng: chỉ sản xuất khi có đơn, mỗi đơn có thể khác quy cách. Phổ biến ở gia công cơ khí, may gia công, nội thất theo yêu cầu. Cần quản lý theo từng đơn, giá thành theo từng đơn.
- Sản xuất để tồn kho: sản xuất theo kế hoạch bán hàng, sản phẩm tiêu chuẩn. Phổ biến ở thực phẩm, hoá mỹ phẩm, vật liệu. Cần dự báo, mức tồn tối thiểu, sản xuất theo lô.
- Lắp ráp theo đơn: có sẵn bán thành phẩm, lắp ráp khi có đơn. Cần quản lý cả hai tầng định mức.
- Sản xuất theo mẻ, theo công thức: thực phẩm, hoá chất, sơn. Định mức theo tỷ lệ, có hao hụt, cần truy xuất lô nguyên liệu và hạn sử dụng.
Nhiều xưởng làm cả hai kiểu. Khi dùng thử phần mềm, hãy thử với kiểu chiếm phần lớn doanh thu.
Định mức nguyên vật liệu (BOM): nền của mọi thứ
Định mức nguyên vật liệu là danh sách vật tư và số lượng để làm ra một đơn vị sản phẩm. Một chiếc áo sơ mi cần bao nhiêu mét vải chính, bao nhiêu cúc, chỉ, nhãn, túi. Một bàn làm việc cần bao nhiêu tấm gỗ, bao nhiêu bản lề, ốc vít, sơn. Định mức có thể nhiều tầng: sản phẩm gồm cụm chi tiết, cụm chi tiết gồm chi tiết, chi tiết gồm vật tư.
Những điểm cần kiểm tra ở phần mềm:
- Định mức nhiều tầng và bán thành phẩm có tồn kho riêng.
- Tỷ lệ hao hụt theo từng vật tư, vì vải cắt, gỗ xẻ, thép cắt luôn có phần bỏ đi.
- Biến thể sản phẩm: cùng mẫu áo nhưng khác cỡ, khác màu thì định mức khác nhau một phần. Phần mềm tốt không bắt nhập lại toàn bộ cho từng biến thể.
- Đơn vị tính quy đổi: mua vải theo cuộn, xuất theo mét; mua sơn theo thùng, dùng theo lít.
- Lịch sử phiên bản định mức: khi đổi vật tư hoặc thiết kế, đơn cũ vẫn giữ định mức cũ.
Quy trình công đoạn và lệnh sản xuất
Quy trình công đoạn mô tả sản phẩm đi qua những bước nào, ở tổ nào hoặc máy nào, mất bao lâu. Với may: cắt, may, là, kiểm, đóng gói. Với cơ khí: cắt phôi, tiện, phay, xử lý bề mặt, lắp ráp, kiểm tra.
Lệnh sản xuất là quyết định làm bao nhiêu sản phẩm nào, cho đơn hàng nào, xong trước ngày nào. Phần mềm sinh lệnh từ đơn hàng hoặc từ kế hoạch, kèm theo danh sách vật tư cần xuất (tính từ định mức nhân số lượng) và danh sách công đoạn cần làm. Mỗi lệnh có trạng thái: chờ vật tư, sẵn sàng, đang sản xuất, đã xong, đã nhập kho.
Tính nhu cầu vật tư (MRP): mua bao nhiêu, mua khi nào
Đây là tính năng tiết kiệm tiền rõ nhất. Phần mềm lấy các đơn hàng và lệnh sản xuất đang mở, nhân với định mức để ra tổng nhu cầu vật tư, trừ đi tồn kho hiện có và hàng đang đặt mua, ra số lượng cần mua thêm. Nếu có thời gian giao hàng của nhà cung cấp, phần mềm tính luôn ngày cần đặt.
Kết quả là xưởng không còn mua vật tư theo cảm giác, không thiếu vật tư giữa chừng làm dừng chuyền, cũng không mua dư chôn vốn. Để tính năng này đúng, cần ba điều kiện: định mức đúng, tồn kho đúng, và đơn mua được nhập vào hệ thống. Thiếu một trong ba, con số gợi ý không còn đáng tin.
Ghi nhận sản lượng, phế phẩm và chất lượng
Tiến độ chỉ thấy được khi xưởng ghi nhận sản lượng theo công đoạn. Cách ghi phải hợp với xưởng: tổ trưởng nhập cuối ca trên máy tính bảng, công nhân quét mã trên phiếu công đoạn, hoặc cân điện tử và máy đếm gửi số tự động. Cách nào cũng được, miễn là số liệu vào hệ thống trong ngày chứ không phải cuối tuần.
- Sản lượng đạt và không đạt theo công đoạn, theo tổ, theo ca.
- Phế phẩm và nguyên nhân, để biết công đoạn nào hay lỗi.
- Kiểm tra chất lượng đầu vào, trong quá trình và thành phẩm, với tiêu chí kiểm tra cụ thể.
- Truy xuất lô: thành phẩm lô này dùng nguyên liệu lô nào của nhà cung cấp nào. Bắt buộc với thực phẩm và nhiều ngành có yêu cầu của khách hàng.
- Lương khoán theo sản phẩm tính từ sản lượng đạt của từng người hoặc từng tổ, nếu xưởng trả lương theo cách này.
Giá thành sản phẩm
Giá thành gồm vật tư thực xuất, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung phân bổ (điện, khấu hao máy, thuê xưởng). Phần mềm quản lý sản xuất tính được vật tư theo lệnh và, nếu có ghi nhận thời gian, nhân công theo lệnh. Chi phí chung phân bổ theo tiêu thức do kế toán quyết định. Điểm quan trọng là so sánh giá thành định mức với giá thành thực tế theo từng đơn: chênh lệch lớn cho biết hao hụt vật tư, làm lại hoặc định mức cần sửa.
Giá thành cũng là nơi phần mềm sản xuất phải nối với kế toán. Hỏi rõ dữ liệu xuất vật tư và nhập thành phẩm chuyển sang phần mềm kế toán thế nào, để kế toán không phải nhập lại.
Lập lịch sản xuất: xưởng nhỏ cần tới đâu
Lập lịch chi tiết từng máy theo giờ, tối ưu thứ tự đơn để giảm thời gian chuyển đổi, là phần của các hệ thống điều hành sản xuất (MES) và lập kế hoạch nâng cao. Với xưởng nhỏ, phần lớn giá trị đến từ việc biết lệnh nào đang ở đâu và xếp ưu tiên theo ngày giao. Một bảng lệnh sản xuất sắp theo hạn giao, có trạng thái công đoạn, thường đủ cho vài năm đầu.
Lựa chọn miễn phí và giới hạn
Bảng tính
Xưởng nhỏ có thể dùng bảng tính với ba trang: định mức (sản phẩm, vật tư, số lượng, hao hụt), đơn hàng và lệnh (sản phẩm, số lượng, hạn), và tồn kho. Công thức SUMIFS nhân định mức với số lượng lệnh cho ra nhu cầu vật tư. Cách này chạy được với vài chục sản phẩm một tầng định mức. Nó vỡ khi định mức nhiều tầng, nhiều biến thể, hoặc khi tồn kho không được cập nhật hằng ngày.
Phần mềm mã nguồn mở
Odoo có phân hệ sản xuất (MRP) trong bản Community, và ERPNext là ERP mã nguồn mở có phân hệ sản xuất gồm định mức, lệnh sản xuất, công đoạn. Cả hai miễn phí bản quyền và có cộng đồng lớn. Giới hạn nằm ở chỗ khác: cần máy chủ, cần người cài đặt và cấu hình hiểu cả phần mềm lẫn nghiệp vụ sản xuất, việt hoá và nối với kế toán Việt Nam cần thêm công sức, và một số tính năng nâng cao có thể chỉ có ở bản trả phí hoặc cần phát triển thêm. Miễn phí bản quyền không có nghĩa là miễn phí triển khai.
Gói dùng thử của phần mềm thương mại
Phần mềm sản xuất thương mại hiếm khi có gói miễn phí dài hạn, nhưng thường có dùng thử. Dùng thời gian thử để chạy trọn một đơn hàng thật từ đầu tới cuối, không chỉ xem màn hình mẫu.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý sản xuất
- Hợp với kiểu sản xuất chính của xưởng: theo đơn, để tồn kho, theo mẻ.
- Định mức nhiều tầng, hao hụt, biến thể, quy đổi đơn vị, phiên bản.
- Tính nhu cầu vật tư từ đơn và lệnh, trừ tồn và hàng đang về.
- Ghi nhận sản lượng theo công đoạn bằng cách tổ trưởng và công nhân làm được thật.
- Truy xuất lô và hạn sử dụng nếu ngành cần.
- Giá thành theo lệnh, so với định mức.
- Nối với kho và kế toán, không nhập hai lần.
- Chạy trên máy tính bảng, điện thoại ở xưởng, chịu được mạng chập chờn.
- Đơn vị triển khai có người hiểu sản xuất, không chỉ hiểu phần mềm.
Sai lầm hay gặp
- Nhập định mức trên giấy vào phần mềm mà không đo lại thực tế.
- Triển khai cùng lúc định mức, MRP, lập lịch, chất lượng, giá thành. Nên đi theo thứ tự: định mức và tồn kho đúng, rồi lệnh sản xuất, rồi MRP, rồi ghi nhận công đoạn và giá thành.
- Để việc nhập sản lượng dồn cuối tuần. Dữ liệu trễ làm MRP và tiến độ vô nghĩa.
- Chọn phần mềm bán hàng có thêm một nút sản xuất cho xưởng có quy trình nhiều công đoạn.
- Không có người phụ trách dữ liệu gốc (mã vật tư, định mức) trong nội bộ, sau vài tháng mã vật tư trùng lặp và định mức lỗi thời.
Khi nào cần ERP hoặc hệ thống riêng
Khi sản xuất, bán hàng, mua hàng, kho và kế toán đều cần dùng chung dữ liệu và số người dùng tăng, phần mềm sản xuất đứng riêng bắt đầu tạo ra việc nhập liệu trùng. Đó là tín hiệu nên xem xét ERP. Phần mềm xây riêng hợp lý khi quy trình sản xuất có đặc thù mà ERP chuẩn phải tuỳ biến quá nhiều, hoặc khi cần nối trực tiếp với máy móc và cảm biến ở xưởng.
Câu hỏi thường gặp
Xưởng nhỏ dưới 20 công nhân có cần phần mềm quản lý sản xuất không?
Chưa chắc. Nếu sản phẩm ít, định mức một tầng và chủ xưởng nắm được tiến độ, bảng tính có định mức và tồn kho là đủ. Nên chuyển sang phần mềm khi hay thiếu vật tư giữa chừng, giao trễ vì không biết lệnh đang ở đâu, hoặc không tính được giá thành từng đơn.
Phần mềm quản lý sản xuất miễn phí nào dùng được?
Odoo Community và ERPNext là hai phần mềm mã nguồn mở có phân hệ sản xuất, miễn phí bản quyền. Chúng dùng được thật nhưng cần người triển khai hiểu nghiệp vụ và chi phí vận hành máy chủ. Hãy tính cả chi phí đó khi so sánh.
MRP khác ERP thế nào?
MRP là phần tính nhu cầu vật tư và kế hoạch sản xuất. ERP là hệ thống bao trùm nhiều phân hệ (bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, kế toán, nhân sự) dùng chung một cơ sở dữ liệu. MRP thường là một phân hệ trong ERP.
MES là gì, xưởng nhỏ có cần không?
MES là hệ thống điều hành sản xuất ở cấp xưởng: lập lịch chi tiết từng máy, thu thập dữ liệu máy tự động, theo dõi thời gian thực. Xưởng vừa và nhỏ thường chưa cần MES ở giai đoạn đầu; lệnh sản xuất có trạng thái công đoạn đã giải quyết phần lớn nhu cầu.
Bao lâu thì triển khai xong phần mềm quản lý sản xuất?
Phụ thuộc nhiều nhất vào độ sẵn sàng của dữ liệu gốc: mã vật tư, định mức, quy trình công đoạn. Xưởng đã có định mức chuẩn triển khai nhanh hơn nhiều so với xưởng phải đo lại từ đầu. Nên hỏi đơn vị triển khai kế hoạch theo từng giai đoạn thay vì một mốc chung.
