Phụ lục hợp đồng lao động là văn bản kèm theo hợp đồng lao động đã ký, dùng để quy định chi tiết hoặc sửa đổi, bổ sung một số nội dung của hợp đồng, và có hiệu lực như chính hợp đồng lao động đó. Nhận định của bài: phụ lục hợp đồng lao động có một giới hạn cứng mà phụ lục các loại hợp đồng khác không có, đó là không được đụng tới thời hạn của hợp đồng, và đây là điểm hay bị bỏ qua nhất khi doanh nghiệp muốn kéo dài thêm một hợp đồng sắp hết hạn.
Bài viết cho nhân sự cần điều chỉnh lương, chức danh hoặc địa điểm làm việc của nhân viên đang có hợp đồng lao động còn hiệu lực, không phải phụ lục cho hợp đồng thương mại, dịch vụ hay mua bán.
Được sửa gì, không được sửa gì
Điều 22 Bộ luật Lao động 2019 quy định phụ lục hợp đồng lao động quy định chi tiết hoặc sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của hợp đồng lao động nhưng không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động. Đây là điểm mới so với luật cũ (Nghị định 05/2015/NĐ-CP trước đây từng cho phép sửa thời hạn hợp đồng bằng phụ lục nhưng không được đổi loại hợp đồng); từ 01/01/2021, không còn cách nào dùng phụ lục để kéo dài hay rút ngắn ngày kết thúc hợp đồng có thời hạn, hoặc để biến hợp đồng không xác định thời hạn thành có thời hạn và ngược lại.
| Nội dung | Dùng phụ lục được không | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Mức lương, phụ cấp | Được | Ghi rõ mức cũ, mức mới, ngày áp dụng |
| Chức danh, vị trí công việc | Được | Ghi rõ chức danh cũ, chức danh mới |
| Địa điểm làm việc | Được | Ghi rõ địa điểm cũ, địa điểm mới |
| Thời hạn hợp đồng (kéo dài, rút ngắn) | Không được | Phải ký hợp đồng lao động mới |
| Loại hợp đồng (đổi có thời hạn thành không xác định thời hạn) | Không được | Phải ký hợp đồng lao động mới |
Viết "sửa thành", không viết "bổ sung thêm" mơ hồ
Một lỗi phổ biến khi soạn phụ lục là viết theo kiểu liệt kê thêm mà không nói rõ thay thế điều khoản nào. Câu "Bổ sung phụ cấp trách nhiệm 2.000.000 đồng" để ngỏ câu hỏi khoản này cộng vào lương hiện tại hay thay thế một phụ cấp cũ. Câu rõ ràng nên viết theo cấu trúc "Điều... của Hợp đồng lao động số... được sửa đổi như sau: Mức lương là 19.000.000 đồng/tháng, áp dụng từ ngày...", nêu rõ điều khoản gốc, nội dung mới, và ngày có hiệu lực. Cấu trúc này có sẵn trong mẫu phụ lục hợp đồng lao động.
Khi nào nên ký hợp đồng mới thay vì phụ lục
Phụ lục phù hợp cho những thay đổi không làm đổi bản chất quan hệ lao động: tăng lương định kỳ, đổi chức danh do lên chức trong cùng bộ phận, chuyển địa điểm làm việc trong cùng hệ thống công ty. Khi thay đổi làm đổi bản chất công việc hoặc loại hợp đồng (chuyển từ nhân viên bán hàng sang vị trí hoàn toàn khác chuyên môn, đổi từ hợp đồng có thời hạn sắp hết hạn sang không xác định thời hạn), ký hợp đồng lao động mới an toàn hơn, tránh tranh cãi về hiệu lực của phụ lục sau này.
Phụ lục và tăng lương định kỳ: cách làm gọn cho doanh nghiệp nhỏ
Nhiều công ty tăng lương hằng năm cho toàn bộ nhân viên theo một tỷ lệ chung, và mỗi lần tăng lại phải ký hàng chục, hàng trăm phụ lục cá nhân. Cách làm gọn hơn là ban hành quyết định điều chỉnh lương áp dụng chung theo quy chế lương đã công bố (nêu rõ mức tăng theo từng bậc trong thang lương), sau đó phát cho từng người một phụ lục hoặc thông báo xác nhận riêng ghi đúng mức lương mới áp dụng cho họ. Cách này vẫn đảm bảo mỗi người có văn bản riêng xác nhận mức lương mới, nhưng phần lớn công sức soạn thảo dùng chung một khuôn, chỉ thay số liệu theo bậc lương của từng người.
Sai lệch giữa phụ lục và bảng lương thực trả: nguồn tranh chấp phổ biến
Một tình huống hay gặp là phụ lục đã ký ghi mức lương mới, nhưng bộ phận kế toán tiền lương chưa cập nhật vào bảng lương thực trả, dẫn tới người lao động vẫn nhận lương cũ trong một hai kỳ lương sau khi phụ lục có hiệu lực. Khi có sai lệch như vậy, doanh nghiệp cần truy trả phần chênh lệch ngay khi phát hiện, không chờ tới kỳ lương tiếp theo mới điều chỉnh. Quy trình nội bộ nên có bước bắt buộc: bất kỳ phụ lục nào ảnh hưởng tới lương phải được gửi bản sao cho bộ phận tính lương ngay trong ngày ký, tránh phụ thuộc vào việc một người nhớ chuyển thông tin bằng miệng.
Câu hỏi thường gặp
Phụ lục hợp đồng lao động có cần cả hai bên ký không?
Có. Phụ lục có hiệu lực như hợp đồng lao động, nên cần chữ ký của cả người sử dụng lao động và người lao động, không phải văn bản một bên ban hành.
Dùng phụ lục để giảm lương có được không?
Về mặt hình thức có thể dùng phụ lục để ghi nhận thay đổi mức lương nếu hai bên tự nguyện thoả thuận, nhưng việc giảm lương đơn phương từ phía doanh nghiệp mà không có sự đồng ý của người lao động là không đúng quy định; đây là nội dung nên hỏi người có chuyên môn pháp lý khi có tranh chấp.
Phụ lục hợp đồng lao động có phải công chứng, chứng thực không?
Không. Hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng lao động không thuộc loại văn bản bắt buộc công chứng, chứng thực theo quy định hiện hành; chữ ký của hai bên là đủ để có hiệu lực.
Có được ký phụ lục để kéo dài thời gian thử việc không?
Không. Thời gian thử việc và thời hạn hợp đồng là hai khái niệm khác nhau nhưng đều có giới hạn cứng theo luật (Điều 25 cho thử việc, Điều 20 cho thời hạn hợp đồng); phụ lục không phải công cụ để vượt qua các giới hạn này.
Nếu không ký phụ lục mà chỉ trả lương mới trên thực tế thì sao?
Việc trả lương mới không kèm văn bản khiến mức lương chính thức trên hồ sơ không khớp thực tế, gây rủi ro khi tính bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và khi giải quyết tranh chấp; nên luôn có phụ lục hoặc hợp đồng mới đi kèm mọi thay đổi về lương.
