Quy chế lương thưởng là văn bản nội bộ do doanh nghiệp ban hành, quy định nguyên tắc trả lương, cách tính phụ cấp, điều kiện và cách tính thưởng, áp dụng chung cho toàn bộ hoặc từng nhóm nhân viên. Nhận định của bài: quy chế lương thưởng không thay thế thang bảng lương và không thay thế hợp đồng lao động, mà là lớp quy tắc chung nằm giữa hai loại văn bản đó, giải thích lý do và cách áp dụng con số đã có trong thang bảng lương.
Bài viết cho công ty TNHH nhỏ đã có thang bảng lương hoặc bảng lương thực trả, nhưng chưa có văn bản nào giải thích rõ nguyên tắc thưởng, phụ cấp và cách công bố cho nhân viên.
Khác thang bảng lương ở chỗ nào
Thang bảng lương là bảng số liệu: mỗi chức danh ứng với một hoặc nhiều bậc lương cụ thể, xây dựng theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019. Quy chế lương thưởng là văn bản diễn giải: nguyên tắc xếp bậc, điều kiện nâng bậc, cách tính phụ cấp (ăn trưa, xăng xe, điện thoại, trách nhiệm), cách tính lương làm thêm giờ, và quan trọng nhất là quy tắc thưởng (thưởng hiệu suất, thưởng lễ Tết, lương tháng 13 nếu có cam kết). Doanh nghiệp có thể có thang bảng lương mà chưa có quy chế, khi đó việc thưởng thường phụ thuộc quyết định tuỳ từng thời điểm, dễ gây thắc mắc "vì sao người này được, người kia không".
Khung mục lục cho công ty TNHH nhỏ
Với công ty dưới 50 người, một quy chế gọn thường đủ với sáu phần: nguyên tắc trả lương và đối tượng áp dụng; thang, bảng lương và cách xếp bậc (dẫn chiếu tới văn bản thang bảng lương đã ban hành, không nhắc lại toàn bộ số liệu); phụ cấp, hỗ trợ; lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm, ngày nghỉ, ngày lễ; quy chế thưởng (điều kiện, thời điểm, cách tính); và thời điểm, hình thức công bố cùng hiệu lực thi hành. Doanh nghiệp rất nhỏ có thể gộp một số phần lại, miễn giữ đủ bốn nội dung cốt lõi: nguyên tắc trả lương, phụ cấp, làm thêm giờ, và thưởng. Khung tám chương theo Bộ luật Lao động có ở mẫu quy chế lương thưởng.
Thủ tục công bố: không chỉ ký rồi cất tủ
Quy chế lương thưởng thuộc nhóm quy chế liên quan trực tiếp tới quyền lợi người lao động, nên trước khi ban hành, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, và phải công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Với doanh nghiệp sử dụng từ một số lượng lao động nhất định theo quy định, thang bảng lương và các quy chế liên quan tới tiền lương còn phải gửi cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt trụ sở sản xuất, kinh doanh. Cách công bố phổ biến: dán tại bảng tin công ty, gửi email toàn công ty kèm bản PDF, hoặc đăng trên hệ thống nội bộ có xác nhận đã đọc.
Tránh mâu thuẫn với hợp đồng đã ký
Một quy chế lương thưởng ban hành sau khi đã ký nhiều hợp đồng lao động dễ mâu thuẫn nếu hợp đồng ghi mức lương hoặc cách tính khác với quy chế mới. Khi ban hành quy chế mới làm thay đổi cách tính lương so với hợp đồng đã ký, doanh nghiệp cần ký phụ lục hợp đồng hoặc thoả thuận lại với từng người lao động bị ảnh hưởng, không thể áp dụng quy chế mới để tự động ghi đè điều khoản lương đã thoả thuận trong hợp đồng, trừ khi có sự đồng ý của người lao động.
Khi nào cần sửa lại quy chế
Ba mốc nên rà soát lại quy chế lương thưởng: khi lương tối thiểu vùng thay đổi (ảnh hưởng tới bậc lương thấp nhất trong thang bảng lương); khi cơ cấu chức danh thay đổi do doanh nghiệp mở thêm bộ phận hoặc đổi mô hình tổ chức; và khi phát hiện quy chế đang áp dụng có điểm mâu thuẫn với hợp đồng lao động mới ký hoặc với quy định pháp luật đã thay đổi. Rà soát định kỳ mỗi năm một lần, dù không có thay đổi lớn, cũng giúp phát hiện sớm các điểm lệch nhỏ trước khi tích tụ thành tranh chấp.
Quy chế lương thưởng và phần mềm chấm công, tính lương
Một quy chế viết rõ nhưng không khớp với cách phần mềm chấm công, tính lương đang vận hành thực tế sẽ nhanh chóng trở thành văn bản chỉ để trưng, không ai tra khi cần. Trước khi ban hành bản chính thức, nên đối chiếu từng quy tắc trong quy chế (cách tính làm thêm giờ, cách tính ngày nghỉ không lương, điều kiện thưởng) với cấu hình đang chạy trên phần mềm tính lương hoặc trên bảng tính Excel đang dùng, để chắc chắn số ra trên phiếu lương hằng tháng khớp với nguyên tắc đã công bố. Doanh nghiệp dùng ALODEV AIO hoặc phần mềm nhân sự tương tự có thể đưa các mốc trong quy chế (ngày công bố, ngày rà soát định kỳ) vào lịch nhắc việc để không bị trôi qua mà không ai nhớ.
Câu hỏi thường gặp
Công ty TNHH một thành viên có bắt buộc phải có quy chế lương thưởng không?
Pháp luật không bắt buộc phải có văn bản riêng tên là quy chế lương thưởng, nhưng doanh nghiệp vẫn phải có thang bảng lương và tuân thủ các nguyên tắc trả lương theo Bộ luật Lao động; quy chế là cách trình bày các nguyên tắc đó một cách rõ ràng, không phải nghĩa vụ pháp lý độc lập.
Quy chế lương thưởng có cần đăng ký với cơ quan nào không?
Với doanh nghiệp thuộc diện phải gửi thang bảng lương, các quy chế liên quan tới tiền lương thường gửi kèm cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện; doanh nghiệp nên đối chiếu quy định hiện hành theo quy mô lao động của mình để xác định có thuộc diện phải gửi hay không.
Có thể áp dụng hai quy chế lương thưởng khác nhau cho hai bộ phận không?
Có thể, nếu tính chất công việc và cơ chế thu nhập khác nhau rõ ràng (ví dụ bộ phận kinh doanh có hoa hồng, bộ phận hành chính không có), miễn không tạo ra sự phân biệt đối xử trái quy định giữa những người làm cùng công việc, cùng điều kiện.
Thưởng Tết có bắt buộc ghi trong quy chế không?
Không bắt buộc, vì tiền thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 do doanh nghiệp quyết định dựa trên kết quả sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp muốn thưởng Tết trở thành một cam kết ổn định thay vì tuỳ hứng mỗi năm, nên ghi rõ điều kiện và cách tính trong quy chế.
Sửa quy chế lương thưởng có cần thông báo trước bao lâu không?
Luật không quy định thời hạn thông báo trước cụ thể cho việc sửa quy chế nội bộ, nhưng cần công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng và nên có thời gian hợp lý để người lao động nắm được thay đổi, đặc biệt khi thay đổi ảnh hưởng trực tiếp tới cách tính thu nhập của họ.
