Trên site đã có bài về ERP cho công ty xây dựng, bàn ở cấp doanh nghiệp: dự toán và đấu thầu, kế toán theo công trình, thanh toán theo giai đoạn. Bài này đi xuống một cấp: một công trường đang thi công, với chỉ huy trưởng, kỹ sư giám sát, tổ đội, thầu phụ và vật tư về hằng ngày. Đây là nơi phần lớn dữ liệu của dự án phát sinh, và cũng là nơi dữ liệu hay bị mất nhất.
Ai dùng phần mềm ở công trường
- Chỉ huy trưởng: kế hoạch tuần, điều phối tổ đội, nhật ký, đề nghị vật tư, báo cáo lên công ty.
- Kỹ sư hiện trường, giám sát kỹ thuật: kiểm tra công việc, ảnh, biên bản nghiệm thu nội bộ, ghi nhận lỗi cần sửa.
- Thủ kho công trường: nhận vật tư, xuất cho tổ đội, kiểm kê.
- Tổ trưởng, thầu phụ: nhận việc, báo khối lượng hoàn thành.
- Văn phòng công ty: phòng kỹ thuật, phòng vật tư, kế toán, ban giám đốc theo dõi tiến độ, chi phí.
- Chủ đầu tư và tư vấn giám sát: xem tiến độ, tham gia nghiệm thu, tuỳ mức độ công ty chia sẻ.
Phần lớn người ở công trường dùng điện thoại, làm việc ngoài trời, tay bẩn, không có nhiều thời gian ngồi nhập liệu. Phần mềm nào thiết kế cho người ngồi văn phòng sẽ thất bại ở công trường.
Kế hoạch và tiến độ
Tiến độ tổng thể thường được lập theo cấu trúc phân chia công việc (WBS): hạng mục, công việc, với thời gian và quan hệ trước sau, thể hiện bằng biểu đồ Gantt. Phần mềm cần nhập được tiến độ tổng thể (hoặc nhập từ tệp lập bằng công cụ lập tiến độ chuyên dụng), rồi chia thành kế hoạch tuần cho công trường.
Điểm quan trọng là so sánh kế hoạch với thực tế. Phần trăm hoàn thành nên tính từ khối lượng thực hiện được báo cáo, không phải từ ước đoán của người cập nhật. Khi một công việc trễ, phần mềm cho thấy những công việc phụ thuộc bị ảnh hưởng và mốc nào có nguy cơ trễ theo.
Nhật ký thi công hằng ngày
Nhật ký thi công là hồ sơ bắt buộc trong quản lý chất lượng công trình theo quy định về quản lý chất lượng, thi công xây dựng (Nghị định 06/2021/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, hướng dẫn). Nội dung và hình thức cụ thể cần đối chiếu văn bản hiện hành. Về nghiệp vụ, nhật ký thường ghi: thời tiết, nhân lực theo tổ đội, máy móc thiết bị, công việc thực hiện, khối lượng, vật tư sử dụng, sự cố và ý kiến của các bên.
Phần mềm giúp nhật ký được ghi hằng ngày thay vì viết bù cuối tuần: mẫu có sẵn, chọn tổ đội và thiết bị từ danh sách, chụp ảnh gắn thời gian và vị trí, cuối ngày in hoặc xuất theo mẫu để ký. Nhật ký điện tử có được chấp nhận thay sổ giấy hay không phụ thuộc quy định và thoả thuận với chủ đầu tư; nhiều công trường vẫn in ra ký, nhưng dữ liệu gốc nằm trên hệ thống và tìm lại được.
Ảnh hiện trường
Ảnh là bằng chứng mạnh nhất ở công trường: tình trạng trước khi thi công, cốt thép trước khi đổ bê tông, phần khuất bị che lấp, sự cố, hư hỏng do bên khác gây ra. Ảnh nằm rải rác trong điện thoại của từng kỹ sư và nhóm Zalo thì khi tranh chấp rất khó tìm lại.
- Ảnh gắn với hạng mục, vị trí, ngày giờ, người chụp.
- Tải lên được khi sóng yếu, tự đồng bộ khi có mạng.
- Tìm theo hạng mục và thời gian.
- Đánh dấu và ghi chú trên ảnh cho lỗi cần sửa.
Khối lượng thực hiện so với dự toán
Dự toán cho biết mỗi công việc có bao nhiêu khối lượng. Công trường báo khối lượng thực hiện theo ngày hoặc tuần. Phần mềm so sánh hai con số này để ra phần trăm hoàn thành thật, và là căn cứ để lập hồ sơ thanh toán với chủ đầu tư cũng như thanh toán cho tổ đội, thầu phụ.
Khi dùng thử, kiểm tra phần mềm có nhập được bảng khối lượng dự toán từ tệp Excel hoặc phần mềm dự toán đang dùng không. Nếu phải gõ lại hàng trăm dòng công việc cho mỗi công trình, việc triển khai sẽ bị trì hoãn mãi.
Vật tư tại công trường
Vật tư là khoản chi lớn và dễ thất thoát nhất ở công trường. Luồng thường gặp: chỉ huy trưởng lập đề nghị vật tư theo kế hoạch tuần, phòng vật tư duyệt và đặt hàng, vật tư về công trường được thủ kho kiểm đếm và nhận, xuất cho tổ đội theo hạng mục, cuối kỳ kiểm kê.
- Đề nghị vật tư đối chiếu với khối lượng dự toán còn lại, cảnh báo khi đề nghị vượt.
- Phiếu nhận hàng có ảnh xe hàng, phiếu giao, số lượng thực nhận.
- Xuất vật tư theo tổ đội và hạng mục để so với định mức.
- Tồn kho công trường xem được từ văn phòng.
- Vật tư điều chuyển giữa các công trường có ghi nhận.
Nghiệm thu và hồ sơ chất lượng
Mỗi công việc, bộ phận, giai đoạn hoàn thành cần được nghiệm thu, và mỗi lần nghiệm thu sinh ra biên bản kèm tài liệu: kết quả thí nghiệm vật liệu, bản vẽ hoàn công, ảnh. Hồ sơ này cần cho nghiệm thu hoàn thành công trình và cho thanh toán.
Phần mềm hỗ trợ bằng cách theo dõi danh sách công việc cần nghiệm thu, trạng thái từng công việc (chờ nghiệm thu nội bộ, chờ tư vấn giám sát, đã nghiệm thu, cần sửa), sinh biên bản theo mẫu công ty đang dùng, và gắn tài liệu liên quan. Mẫu biên bản cần khớp với quy định hiện hành và yêu cầu của chủ đầu tư, nên phần mềm phải cho sửa mẫu.
Tổ đội, thầu phụ và phát sinh
Tổ đội khoán và thầu phụ được thanh toán theo khối lượng nghiệm thu. Phần mềm cần gắn khối lượng với từng tổ đội, thầu phụ, theo dõi đã thanh toán bao nhiêu, còn lại bao nhiêu, tạm giữ bao nhiêu. Nếu công ty chấm công nhân công nhật theo công trình, dữ liệu này cũng nên đi về cùng hệ thống.
Phát sinh là nguồn tranh chấp thường gặp: thay đổi thiết kế, yêu cầu thêm của chủ đầu tư, điều kiện hiện trường khác hồ sơ. Ghi nhận phát sinh ngay khi xảy ra, kèm ảnh, văn bản yêu cầu, khối lượng ước tính, giúp công ty có căn cứ khi thương thảo sau này.
Bản vẽ và tài liệu
Công trường thi công sai vì dùng bản vẽ cũ là lỗi đắt tiền. Phần mềm nên quản lý phiên bản bản vẽ, đánh dấu rõ bản đang có hiệu lực, và thông báo khi có bản mới. Kỹ sư mở bản vẽ trên điện thoại hoặc máy tính bảng tại hiện trường. Nếu công ty đã dùng mô hình thông tin công trình (BIM), hỏi phần mềm có xem hoặc liên kết được với mô hình không.
Lựa chọn miễn phí và giới hạn
- Excel hoặc Google Sheets cho tiến độ, khối lượng, vật tư; Google Drive hoặc OneDrive cho ảnh và bản vẽ theo thư mục hạng mục. Miễn phí hoặc có sẵn, dùng được cho công trình nhỏ. Giới hạn: dữ liệu rời rạc, ảnh không gắn với hạng mục, không có luồng duyệt đề nghị vật tư, không có cảnh báo khi vượt dự toán.
- ProjectLibre: phần mềm lập tiến độ mã nguồn mở, miễn phí, đọc được tệp của một số phần mềm lập tiến độ thương mại. Tốt cho lập và theo dõi Gantt ở văn phòng, nhưng không phải công cụ nhập liệu hiện trường.
- Công cụ quản lý công việc có gói miễn phí (bảng Kanban, danh sách việc) để theo dõi danh sách lỗi cần sửa, việc cần nghiệm thu. Hữu ích nhưng không có khối lượng, vật tư.
- Phần mềm quản lý dự án xây dựng thương mại thường có dùng thử. Hãy dùng thử trên một công trình thật, không chỉ xem bản giới thiệu.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý dự án xây dựng
- Nhập liệu trên điện thoại nhanh, chạy được khi sóng yếu và đồng bộ lại.
- Nhật ký thi công theo mẫu, ảnh gắn hạng mục, xuất để ký.
- Nhập được bảng khối lượng dự toán và tiến độ từ tệp đang có.
- Khối lượng thực hiện so với dự toán, phần trăm hoàn thành tính từ khối lượng.
- Đề nghị, nhận, xuất vật tư theo hạng mục và tổ đội.
- Theo dõi nghiệm thu và sinh biên bản theo mẫu sửa được.
- Quản lý phiên bản bản vẽ.
- Nối với phần mềm kế toán hoặc ERP của công ty, tránh nhập hai lần.
- Phân quyền cho chủ đầu tư, thầu phụ xem phần liên quan.
Sai lầm hay gặp
- Chọn phần mềm ở văn phòng mà không cho chỉ huy trưởng thử. Người nhập liệu chính không dùng thì hệ thống rỗng.
- Triển khai cùng lúc cho mọi công trình. Nên chạy thử trên một công trình đang ở giai đoạn thi công chính, rút kinh nghiệm rồi mới mở rộng.
- Bắt công trường nhập quá nhiều trường. Nhật ký và ảnh trước, khối lượng và vật tư sau.
- Không nhập bảng khối lượng dự toán, nên phần mềm không so sánh được thực tế với dự toán.
- Để ảnh và tài liệu tiếp tục chạy qua nhóm Zalo song song với phần mềm.
- Không thống nhất với chủ đầu tư về hình thức nhật ký và biên bản điện tử trước khi bỏ sổ giấy.
Khi nào cần giải pháp riêng
Công ty thi công vừa và nhỏ nên bắt đầu với phần mềm có sẵn. Giải pháp riêng hợp lý khi công ty có quy trình nội bộ riêng đã ổn định, cần nối chặt công trường với hệ thống kế toán, vật tư, chấm công đang dùng, hoặc cần cổng cho chủ đầu tư theo dõi tiến độ mang thương hiệu công ty. Phần lõi như lập tiến độ có thể vẫn dùng công cụ chuyên dụng, phần mềm riêng làm lớp nhập liệu hiện trường và nối dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý dự án xây dựng khác phần mềm quản lý dự án thông thường thế nào?
Phần mềm dự án thông thường quản lý công việc và tiến độ. Phần mềm cho xây dựng thêm khối lượng theo dự toán, nhật ký thi công, vật tư công trường, nghiệm thu, bản vẽ và thanh toán theo khối lượng, những nghiệp vụ gắn với quy định ngành xây dựng.
Có phần mềm quản lý dự án xây dựng miễn phí không?
Có công cụ miễn phí cho từng phần: ProjectLibre cho tiến độ, bảng tính cho khối lượng và vật tư, lưu trữ đám mây cho ảnh. Chưa có lựa chọn miễn phí phổ biến gom đủ các nghiệp vụ công trường vào một chỗ; phần mềm chuyên ngành thường có dùng thử.
Nhật ký thi công điện tử có thay được sổ giấy không?
Phụ thuộc quy định hiện hành về hồ sơ quản lý chất lượng và thoả thuận với chủ đầu tư. Nhiều công trường ghi điện tử hằng ngày rồi in ra ký. Hỏi chủ đầu tư và đối chiếu văn bản hiện hành trước khi bỏ sổ giấy.
Công ty xây dựng nhỏ nên bắt đầu từ phân hệ nào?
Bắt đầu từ nhật ký thi công và ảnh hiện trường, vì đây là việc làm hằng ngày và tạo thói quen nhập liệu. Sau đó thêm khối lượng so với dự toán, rồi vật tư và nghiệm thu.
Có cần ERP nếu đã có phần mềm quản lý dự án xây dựng?
Phần mềm dự án quản lý ở cấp công trường. ERP quản lý ở cấp công ty: kế toán, mua hàng, nhân sự, nhiều công trình. Công ty có vài công trình song song thường cần cả hai, và quan trọng nhất là chúng trao đổi dữ liệu được với nhau.
