Ngân sách cho một phần mềm nên lập cho ba năm, chia thành sáu dòng: làm mới, chuyển dữ liệu và đào tạo, hạ tầng vận hành, dịch vụ bên thứ ba trả theo lượt, bảo trì và thay đổi, và thời gian của người nội bộ. Báo giá của công ty phần mềm thường chỉ phủ dòng đầu và một phần dòng hai. Bốn dòng còn lại là thứ làm doanh nghiệp bất ngờ ở tháng thứ tư, khi hoá đơn máy chủ, tin nhắn SMS hay phí cửa hàng ứng dụng bắt đầu về.
Sáu dòng của ngân sách ba năm
| Dòng | Gồm | Khi nào phát sinh |
|---|---|---|
| 1. Làm mới | Khảo sát, thiết kế, lập trình, kiểm thử theo phạm vi hợp đồng | Năm đầu, theo mốc nghiệm thu |
| 2. Chuyển dữ liệu và đào tạo | Làm sạch, nhập dữ liệu cũ; các buổi đào tạo theo vai trò | Trước và ngay sau khi đưa vào dùng |
| 3. Hạ tầng vận hành | Máy chủ hoặc dịch vụ đám mây, tên miền, chứng chỉ, sao lưu | Hằng tháng hoặc hằng năm, từ ngày chạy thật |
| 4. Dịch vụ trả theo lượt | SMS, email giao dịch, bản đồ, nhận dạng, API trí tuệ nhân tạo, hoá đơn điện tử | Theo lượng dùng, tăng theo số khách |
| 5. Bảo trì và thay đổi | Việc ngoài bảo hành: đổi nghiệp vụ, thêm tính năng, nâng phiên bản nền tảng | Rải đều từ năm hai |
| 6. Người nội bộ | Người phụ trách dự án, người nhập liệu, quản trị hệ thống | Suốt ba năm, hay bị bỏ khỏi ngân sách |
Dòng 1 và 2: tiền làm và tiền đưa vào dùng
Tiền làm mới phụ thuộc phạm vi, và phạm vi phụ thuộc trang yêu cầu (tập 6) và đặc tả (tập 7). Cách ước lượng sớm nhất mà không cần gọi ai là dùng một công cụ ước tính theo tính năng. Công cụ Ước tính của ALODEV cho thấy thời gian thay đổi thế nào khi bật thêm từng hạng mục (thanh toán trực tuyến, đa ngôn ngữ, phân quyền), đủ để thấy tính năng nào đắt trước khi viết yêu cầu.
Chuyển dữ liệu và đào tạo nên tách thành dòng riêng. Dữ liệu cũ càng bẩn, việc làm sạch càng tốn công của người phía doanh nghiệp, không chỉ của bên làm phần mềm. Với ALODEV, 3 đến 5 buổi đào tạo theo vai trò nằm trong phần bàn giao (trang Quy trình); nhà cung cấp khác có thể tính riêng, nên hỏi rõ.
Dòng 3 và 4: tiền vận hành trả mãi
Hạ tầng gồm máy chủ, tên miền, chứng chỉ bảo mật và chỗ lưu bản sao lưu. Điều cần đòi là tất cả đứng tên doanh nghiệp. Điều khoản dịch vụ của ALODEV ghi tài khoản Apple Developer, Google Play, Cloudflare và máy chủ được đăng ký dưới tên khách hàng; khi đó hoá đơn hạ tầng cũng về thẳng doanh nghiệp, minh bạch và không phụ thuộc bên làm.
Dịch vụ trả theo lượt là dòng khó đoán nhất vì tăng theo số khách. Phần mềm gửi mã xác thực qua SMS, gửi email xác nhận đơn, gọi API trí tuệ nhân tạo để trả lời khách: mỗi lượt đều có giá, do nhà cung cấp dịch vụ đó quyết và có thể đổi. Cách lập ngân sách: ước số lượt mỗi tháng ở mức hiện tại và ở mức gấp ba, nhân với bảng giá công bố tại thời điểm lập, và ghi ngày tra giá.
Dòng 5: bảo trì không phải là bảo hành
Bảo hành là sửa lỗi của chính bên làm, thường miễn phí trong thời hạn cam kết. Bảo trì là mọi thứ khác: đổi quy trình, thêm báo cáo, nâng cấp khi hệ điều hành điện thoại ra phiên bản mới. Hai thứ này hay bị gộp trong lời chào hàng.
Ở ALODEV, bảo hành miễn phí trọn đời tính từ ngày nghiệm thu đạt, cho lỗi phát sinh từ mã đã bàn giao, lỗi tích hợp trong phạm vi hợp đồng, bản vá bảo mật quan trọng và hiệu năng suy giảm so với mức đã nghiệm thu. Thay đổi nghiệp vụ và tính năng mới nằm ngoài bảo hành; khách chọn gói bảo trì định kỳ, trả theo từng sự cố, hoặc tự bảo trì bằng đội nội bộ (theo /dieu-khoan mục 6). Gói bảo trì không bắt buộc mua (/cam-ket-ma-nguon).
Dòng 6: thời gian của người nội bộ
Dòng này không có hoá đơn nên hay bị bỏ. Người phụ trách dự án phía doanh nghiệp cần dành thời gian mỗi tuần để trả lời câu hỏi, xem bản thử, rồi dành nhiều ngày liền cho nghiệm thu và nhập liệu. Nếu người đó đang kiêm nhiệm việc khác, hãy ghi rõ số giờ trong ngân sách và giảm việc khác tương ứng, nếu không dự án sẽ chậm vì phía khách chứ không vì phía nhà cung cấp.
Ví dụ chia ngân sách (số giả định)
Ví dụ sau chỉ để minh hoạ cách chia, không phải giá thị trường hay giá của ALODEV. Giả định một phần mềm bán hàng nội bộ có tiền làm mới là 100 đơn vị.
| Dòng | Năm 1 | Năm 2 | Năm 3 | Cộng |
|---|---|---|---|---|
| Làm mới | 100 | 0 | 0 | 100 |
| Chuyển dữ liệu, đào tạo | 8 | 0 | 0 | 8 |
| Hạ tầng vận hành | 4 | 5 | 6 | 15 |
| Dịch vụ trả theo lượt | 2 | 4 | 6 | 12 |
| Bảo trì và thay đổi | 0 | 12 | 12 | 24 |
| Cộng tiền mặt | 114 | 21 | 24 | 159 |
Với số giả định trên, tiền làm mới chiếm khoảng 63% tổng chi tiền mặt ba năm (100/159). Thời gian người nội bộ không tính trong bảng vì không trả bằng tiền mặt, nhưng nên ghi thành số giờ. Tỷ lệ thật của mỗi dự án khác nhau; điều cần giữ là đủ sáu dòng, không bỏ dòng nào.
Trình ngân sách cho ban giám đốc
Ngân sách phần mềm hay bị cắt ở dòng 5 và dòng 6 vì chúng trông như chi phí mềm. Khi trình, tách rõ ba nhóm: khoản chắc chắn (làm mới, hạ tầng cố định), khoản theo lượng dùng (dịch vụ trả theo lượt, có kịch bản hiện tại và gấp ba), và khoản dự phòng (thay đổi nghiệp vụ). Người duyệt nhìn thấy khoản nào có thể cắt mà không làm hỏng hệ thống. Bài tên miền và hosting, hiểu đúng để khỏi mất tiền oan trên blog Trần Công Thắng giải thích kỹ hai khoản cố định đầu tiên của dòng 3.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí phát triển phần mềm gồm những gì?
Gồm khảo sát, thiết kế, lập trình, kiểm thử và triển khai theo phạm vi. Tổng chi phí sở hữu còn cộng thêm hạ tầng, dịch vụ trả theo lượt, bảo trì và thời gian người nội bộ.
Nên dự trù bao nhiêu cho bảo trì mỗi năm?
Không có một tỷ lệ đúng cho mọi dự án; phụ thuộc mức thay đổi nghiệp vụ. Cách an toàn là tách bảo hành (sửa lỗi) khỏi bảo trì (thay đổi) và hỏi nhà cung cấp giá từng hướng bằng văn bản.
Phần mềm làm riêng có rẻ hơn thuê bao không?
Tuỳ số người dùng và thời gian dùng. Thuê bao tăng theo số người; làm riêng tốn nhiều năm đầu rồi giảm, nên so bằng tổng chi ba năm.
Máy chủ nên để công ty phần mềm lo hay tự thuê?
Nên đứng tên doanh nghiệp, kể cả khi nhờ công ty phần mềm cấu hình. Đứng tên bên làm thì khi đổi nhà cung cấp sẽ phải xin lại quyền.
Có công cụ nào ước lượng chi phí phần mềm không?
Có công cụ ước tính theo tính năng như trang Ước tính của ALODEV, cho thấy thời gian thay đổi theo từng hạng mục. Kết quả là ước lượng ban đầu, giá chốt cần khảo sát.
