Danh sách kiểm một trang: 40 câu hỏi từ lúc định làm tới một năm sau bàn giao

Đây là tập tổng của series Mua phần mềm không bị hớ: 40 câu hỏi, năm câu cho mỗi giai đoạn trong tám giai đoạn của một dự án phần mềm. In ra một trang, đánh dấu câu nào đã có câu trả lời bằng văn bản. Câu nào còn trống ở giai đoạn đang làm là việc cần xử lý trước khi sang giai đoạn sau. Mỗi nhóm dẫn về tập đi sâu trong series.

1. Có nên làm

1. Phần mềm đóng gói đang thiếu đúng ba việc gì?
2. Quy trình định số hoá đã ổn định ít nhất vài tháng chưa?
3. Ai phía doanh nghiệp chịu trách nhiệm trả lời và nghiệm thu?
4. Đo thành công bằng chỉ số nào, số hiện tại là bao nhiêu?
5. Tổng chi ba năm so với thuê bao thế nào?

2. Viết yêu cầu

1. Đã có trang yêu cầu một trang với năm luồng việc chính chưa?
2. Mục "không làm đợt này" đã ghi chưa?
3. Dữ liệu hiện có ở đâu, sạch tới mức nào?
4. Phần mềm cần nối với hệ thống nào?
5. Hạn chót là ngày nào, vì sao?

3. Chọn nhà cung cấp

1. Đã gửi cùng một bản yêu cầu cho cả ba bên chưa?
2. Đã xem một hệ thống cùng loại đang chạy thật chưa?
3. Đã gặp người sẽ trực tiếp làm chưa?
4. Hồ sơ năng lực có dự án, tên khách, con số nào không kiểm được?
5. Pháp nhân, mã số thuế tra được chưa?

4. Đọc báo giá

1. Ba báo giá đã quy về cùng một bảng hạng mục chưa?
2. Kiểm thử, tài liệu, chuyển dữ liệu, đào tạo có trong giá không?
3. Báo giá là trọn gói hay theo giờ công?
4. Khoản nào nằm ngoài báo giá: máy chủ, tên miền, SMS, tài khoản nhà phát triển?
5. Thành phần nào dùng lại từ sản phẩm có sẵn, quyền với nó thế nào?

5. Ký hợp đồng

1. Mã nguồn thuộc về ai sau khi thanh toán đủ, ghi ở điều nào?
2. Phạm vi có phụ lục đặc tả với số phiên bản không?
3. Mỗi đợt thanh toán gắn với mốc nào kiểm được?
4. Bảo hành gồm gì, bao lâu, có phụ thuộc gói bảo trì không?
5. Dừng giữa chừng thì phần đã làm được bàn giao thế nào?

6. Theo dõi khi làm

1. Bao lâu có một bản thử, người dùng thật có tự bấm không?
2. Mã nguồn có được đẩy lên kho của doanh nghiệp thường xuyên không?
3. Danh sách việc và lỗi có dùng chung không?
4. Yêu cầu thay đổi có được ghi, ước lượng và duyệt bằng văn bản không?
5. Tài khoản máy chủ, tên miền, cửa hàng ứng dụng có đứng tên doanh nghiệp không?

7. Nghiệm thu

1. Kịch bản nghiệm thu đã được hai bên chốt trước ngày kiểm chưa?
2. Có kịch bản cho các trường hợp biên chưa?
3. Lỗi có được phân mức, lỗi nghiêm trọng đã sửa hết chưa?
4. Biên bản có ghi phạm vi, phiên bản, danh sách lỗi còn tồn và hạn sửa không?
5. Chặng cuối đã chạy trên dữ liệu thật chưa?

8. Bàn giao và một năm sau

1. Một người ngoài dự án có dựng lại được hệ thống từ tài liệu không?
2. Mật khẩu các tài khoản quản trị đã đổi chưa, quyền của bên làm đã thu gọn chưa?
3. Sao lưu đã thử khôi phục chưa?
4. Việc ngoài bảo hành sẽ đi theo hướng nào: gói bảo trì, trả theo sự cố hay tự làm?
5. Chỉ số thành công đặt ra ở nhóm 1, sau một năm là bao nhiêu?

ALODEV trả lời những câu nào bằng văn bản

Một phần câu hỏi ở nhóm 5, 6, 8 có câu trả lời công khai của ALODEV, để đối chiếu với nhà cung cấp khác: sở hữu mã nguồn và tài khoản đứng tên khách (/dieu-khoan mục 4, /cam-ket-ma-nguon); bảo hành theo hợp đồng tính từ ngày nghiệm thu, không phụ thuộc gói bảo trì, gói bảo trì không bắt buộc (/dieu-khoan mục 6, /cam-ket-ma-nguon); bàn giao phần đã làm khi dừng giữa chừng (/dieu-khoan mục 7); đợt 2 tuần có bản chạy thử, nghiệm thu từng chặng, yêu cầu mới được ghi lại, ước lượng và duyệt rồi mới làm (/quy-trinh).

Dùng danh sách này thế nào

Danh sách hiệu quả nhất khi một người phía doanh nghiệp giữ nó suốt dự án. Mỗi giai đoạn, người đó mở năm câu tương ứng, ghi câu trả lời kèm nơi lưu văn bản (email, phụ lục, biên bản), và chỉ chuyển sang giai đoạn sau khi các câu đã có câu trả lời. Câu nào không có câu trả lời thì ghi rõ vì sao chấp nhận rủi ro đó, để sau này còn biết mình đã chọn gì.

Với dự án nhỏ, có thể bỏ bớt câu, nhưng nên giữ nguyên năm câu của nhóm 5. Đó là những câu mà khi có tranh chấp, văn bản trả lời chúng là thứ duy nhất có giá trị.

Sau một năm

Nhóm 8 thường bị quên vì dự án đã xong. Đặt lịch nhắc một năm sau ngày nghiệm thu: đo lại chỉ số thành công, rà quyền truy cập, thử khôi phục sao lưu, và xem việc bảo trì đang đi theo hướng nào. Bài có web rồi thì làm gì tiếp: bảo trì và đo hiệu quả trên blog Trần Công Thắng có danh sách việc định kỳ cho website, dùng được làm khung cho phần mềm.

Nếu bắt đầu đọc series từ tập này, đi ngược lên các tập tương ứng với giai đoạn đang làm. Mỗi tập giải thích vì sao câu hỏi đó quan trọng, cách hỏi, và câu trả lời thế nào là đủ.

Khi làm việc với ALODEV

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc ALODEV, danh sách này dùng được nguyên vẹn: hỏi ALODEV đủ 40 câu như hỏi mọi nhà cung cấp khác. Những câu có câu trả lời công khai đã dẫn ở trên; những câu còn lại (phạm vi, lịch, số liệu dự án) được trả lời trong buổi khảo sát đầu, không tính phí, và trong bản đề xuất gửi sau đó. Câu nào chưa được trả lời bằng văn bản thì cứ hỏi lại trước khi ký.

Câu hỏi thường gặp

Thuê làm phần mềm cần chuẩn bị gì?

Một trang yêu cầu, người chịu trách nhiệm phía doanh nghiệp, dữ liệu hiện có, chỉ số đo thành công và ngân sách ba năm. Năm câu ở nhóm 1 và 2 là điểm bắt đầu.

Quy trình thuê làm phần mềm gồm mấy bước?

Series chia thành tám giai đoạn: quyết định, viết yêu cầu, chọn nhà cung cấp, đọc báo giá, ký hợp đồng, theo dõi, nghiệm thu, bàn giao và bảo trì.

Câu hỏi nào quan trọng nhất?

Nếu chỉ hỏi một câu, hãy hỏi dừng giữa chừng thì phần đã làm và mã nguồn thuộc về ai. Câu trả lời bằng văn bản cho câu này che được phần lớn rủi ro.

Danh sách này dùng cho website hay app được không?

Được. Với website và app, thêm các câu về tên miền, tài khoản cửa hàng ứng dụng và phí vận hành ở nhóm 4 và 6.

Có bản in được không?

Trang này in được trực tiếp từ trình duyệt; 40 câu vừa khoảng hai mặt giấy.