Bàn giao phần mềm đủ là khi doanh nghiệp có thể tự vận hành, hoặc giao cho một đơn vị khác tiếp quản, mà không cần hỏi lại bên đã làm. Muốn vậy cần năm nhóm: mã nguồn kèm cách dựng lại, tài khoản và quyền quản trị cao nhất, dữ liệu và bản sao lưu, tài liệu, và buổi chuyển giao cho con người. Phép thử cuối rẻ và chắc: nhờ một người không tham gia dự án làm theo tài liệu để dựng lại hệ thống trên một máy trống.
Nhóm 1: mã nguồn và cách dựng lại
- Kho mã (GitHub, GitLab) thuộc tài khoản của doanh nghiệp, còn nguyên lịch sử thay đổi.
- Tệp cấu hình mẫu (không chứa mật khẩu thật) và danh sách biến môi trường cần đặt.
- Kịch bản tạo và nâng cấp cơ sở dữ liệu.
- Hướng dẫn cài đặt từ máy trống tới lúc chạy được.
- Danh sách thư viện bên thứ ba và giấy phép của chúng; phần nào trả phí và đứng tên ai.
- Ứng dụng di động: mã nguồn, chứng chỉ ký ứng dụng và cách phát hành bản mới.
Nhóm 2: tài khoản và quyền quản trị
| Tài khoản | Kiểm gì |
|---|---|
| Máy chủ hoặc dịch vụ đám mây | Chủ tài khoản là doanh nghiệp; có quyền quản trị cao nhất |
| Tên miền, DNS | Đứng tên doanh nghiệp; đăng nhập được nơi quản lý tên miền |
| Kho mã nguồn | Doanh nghiệp là chủ sở hữu, không chỉ là thành viên |
| Apple Developer, Google Play | Tài khoản của doanh nghiệp; ứng dụng nằm dưới tài khoản đó |
| Dịch vụ email, SMS, thanh toán, bản đồ | Đứng tên và phương thức thanh toán của doanh nghiệp |
| Tài khoản quản trị gốc của phần mềm | Doanh nghiệp đăng nhập được, đổi được mật khẩu |
Sau khi nhận, đổi mật khẩu mọi tài khoản quản trị, và thu hồi hoặc giới hạn quyền của bên làm ở mức cần cho bảo hành. Mật khẩu không bao giờ nên gửi trong tài liệu hay tin nhắn; dùng trình quản lý mật khẩu hoặc giao trực tiếp.
Nhóm 3: dữ liệu và sao lưu
Cơ sở dữ liệu đứng tên doanh nghiệp, có lịch sao lưu tự động, và đã thử khôi phục ít nhất một lần. Sao lưu chưa từng được thử khôi phục là sao lưu chưa được kiểm. Nếu trong quá trình làm bên làm giữ dữ liệu thật ở môi trường phát triển, hỏi họ xoá khi nào. Điều khoản dịch vụ của ALODEV ghi xoá dữ liệu thật của khách khỏi môi trường phát triển sau khi đưa vào vận hành, chỉ giữ dữ liệu thử (mục 5).
Nhóm 4: tài liệu
- Tài liệu kiến trúc: các thành phần, cách chúng nói chuyện với nhau.
- Tài liệu cơ sở dữ liệu: các bảng chính và ý nghĩa.
- Hướng dẫn triển khai và vận hành: khởi động lại, xem nhật ký, nâng phiên bản.
- Sổ tay cho người quản trị và cho người dùng.
- Kết quả nghiệm thu và danh sách lỗi còn tồn.
Nhóm 5: con người
Tài liệu không thay được buổi chuyển giao. Cần đào tạo theo vai trò cho người dùng và một buổi chuyển giao kỹ thuật cho người sẽ bảo trì, nội bộ hay đơn vị khác.
Để đối chiếu, danh sách bàn giao công khai của ALODEV (trang Cam kết mã nguồn) gồm: mã nguồn kèm hướng dẫn tiếng Việt, đặt trên kho GitHub hoặc GitLab của doanh nghiệp; tài liệu kỹ thuật về kiến trúc, cơ sở dữ liệu, hướng dẫn triển khai; sổ tay cho người quản trị và người dùng; tài khoản quản trị gốc; 3 đến 5 buổi đào tạo theo vai trò. Khi doanh nghiệp tự bảo trì, ALODEV hỗ trợ một buổi bàn giao kỹ thuật miễn phí (/dieu-khoan mục 6).
Phép thử cuối: dựng lại trên máy trống
Nhờ một lập trình viên không tham gia dự án (nội bộ hoặc thuê ngoài vài giờ) làm theo hướng dẫn cài đặt, trên một máy trống, với mã nguồn và tài khoản đã nhận. Nếu họ dựng được hệ thống chạy với dữ liệu thử, bàn giao đã đủ. Nếu họ phải gọi hỏi bên làm, mỗi câu hỏi là một dòng còn thiếu trong tài liệu, cần bổ sung trước khi ký biên bản bàn giao.
Bàn giao dần, không dồn vào ngày cuối
Danh sách năm nhóm trông dài nếu làm một lần vào ngày cuối. Làm dần thì nhẹ: kho mã và tài khoản đứng tên doanh nghiệp từ ngày đầu; tài liệu kiến trúc cập nhật mỗi chặng; hướng dẫn cài đặt được thử mỗi khi dựng môi trường mới; sổ tay người dùng viết cùng lúc với đào tạo. Ngày bàn giao cuối chỉ còn là buổi kiểm lại và ký.
Cách làm này cũng giảm rủi ro nếu dự án dừng giữa chừng: mọi thứ đã nằm phía doanh nghiệp, không cần xin lại. Bài viết tài liệu mà người làm thực sự đọc trên blog Trần Công Thắng nói về cách viết tài liệu dần theo mã, để tài liệu không lỗi thời ngay khi bàn giao.
Một năm sau bàn giao
Đặt lịch kiểm lại danh sách sau một năm: tài khoản nào đã hết hạn, ai còn quyền truy cập mà đã nghỉ việc, sao lưu còn chạy không, tài liệu có khớp với các thay đổi trong năm không. Đây là việc của doanh nghiệp, không phải của bên làm, và mất chưa tới một buổi.
Buổi kiểm sau một năm cũng là lúc quyết định có cần tài liệu lại phần nào không: những thay đổi nhỏ trong năm thường không ai cập nhật vào sổ tay, và người dùng mới sẽ học theo tài liệu cũ.
Nếu doanh nghiệp không có người kỹ thuật, có thể thuê một đơn vị độc lập làm buổi rà này mỗi năm. Kết quả là một danh sách ngắn các việc cần xử lý, đưa cho bên đang bảo trì hoặc người nội bộ phụ trách. Chi phí nhỏ so với rủi ro phát hiện ra tài khoản quan trọng đã hết hạn vào đúng ngày hệ thống ngừng chạy.
Câu hỏi thường gặp
Bàn giao phần mềm gồm những gì?
Mã nguồn và cách dựng lại, tài khoản và quyền quản trị cao nhất, dữ liệu và sao lưu, tài liệu kiến trúc và vận hành, cùng đào tạo cho người dùng và người bảo trì.
Nhận mã nguồn dạng tệp nén có đủ không?
Không đủ. Nên nhận kho mã có lịch sử thay đổi trên tài khoản của doanh nghiệp, kèm hướng dẫn dựng lại.
Sau bàn giao có nên để bên làm giữ quyền truy cập?
Giữ ở mức cần cho bảo hành, và doanh nghiệp là người cấp và thu hồi quyền. Đổi mật khẩu các tài khoản quản trị ngay sau khi nhận.
Không có người kỹ thuật thì kiểm bàn giao thế nào?
Thuê một lập trình viên độc lập vài giờ để làm phép thử dựng lại. Chi phí nhỏ so với rủi ro nhận thiếu.
Biên bản bàn giao nên ký khi nào?
Sau khi đã kiểm đủ năm nhóm và làm phép thử dựng lại. Có thể ký cùng biên bản nghiệm thu cuối.
