Retainer maintenance là gì
Sau khi dự án phần mềm bàn giao, ký hợp đồng monthly cho vendor support: bug fix, security patch, feature mới nhỏ, hosting management, support nhân viên.
Typical retainer: 12-18% giá build dự án/năm. Vd dự án 600tr build → retainer 72-108tr/năm = 6-9tr/tháng.
6 điều khoản phải có
1. Scope of work rõ
Bug fix có gì khác feature mới? Hosting có in scope không?
- Bug fix: defect trong scope đã build → free trong warranty.
- Feature mới nhỏ (< 4 giờ): in retainer.
- Feature lớn (> 8 giờ): separate quote.
- Hosting: tách hoặc bundle, rõ ràng.
- Performance monitoring: in/out scope.
2. Response time SLA
- P1 (critical, business down): response 30 phút, fix 4 giờ.
- P2 (high, workaround có): response 2 giờ, fix 24 giờ.
- P3 (medium, không urgent): response 1 ngày, fix 1 tuần.
- P4 (low, cosmetic): response 3 ngày, fix khi có time.
Vendor breach SLA → penalty (refund hoặc bonus hours).
3. Số giờ included + rate giờ vượt
Retainer monthly include 20-40 giờ vendor time. Vượt: rate 400-800k/giờ tuỳ level (junior/senior). Đàm phán rate trước, đừng chấp nhận "market rate".
4. Hosting fee tách rời
Hosting (server, domain, SSL, CDN) thường tách khỏi retainer. Doanh nghiệp pay direct hoặc vendor pay-and-bill markup 0-15%. Rõ ràng trong hợp đồng.
5. Exit clause + handover
- Notice period: 60-90 ngày trước terminate.
- Handover: vendor cấp toàn bộ source code + documentation + credentials trong 30 ngày sau terminate.
- Knowledge transfer: 8-16 giờ vendor time cho team mới onboard.
- Không penalty nếu terminate "for cause" (vendor breach).
6. Renewal terms
- Auto-renew với clause: notify trước 30 ngày để cancel.
- Rate tăng theo CPI hoặc max 5%/năm - không thoải mái cho vendor tăng 20%.
- Re-negotiate scope hằng năm.
Sai lầm phổ biến
- Trả full year upfront → mất leverage.
- Scope vague "maintenance" → vendor xử lý arbitrary.
- Không có SLA → vendor delay không penalty.
- Không có exit clause → stuck với vendor xấu.
- Không track giờ vendor → bị overcharge.
Time tracking
Yêu cầu vendor monthly report: giờ làm cho task gì. Doanh nghiệp verify trước approve invoice. Tools: Toggl, Harvest, hoặc spreadsheet đơn giản.
Lưu ý cho doanh nghiệp Việt Nam khi đàm phán retainer: VAT 8-10% tách rõ trong báo giá, thanh toán bằng VND qua chuyển khoản (vendor quốc tế nhận USD có thể fx risk), MST đầy đủ để xuất e-invoice đúng quy định.
Cần template hợp đồng retainer + tham vấn? Alodev cung cấp template miễn phí + 30 phút Q&A. /lien-he
