Làm phần mềm riêng (viết phần mềm theo yêu cầu) đáng tiền khi ba điều cùng đúng: quy trình của doanh nghiệp khác đủ nhiều để phần mềm đóng gói phải bẻ cong hoặc bỏ qua, quy trình đó đã chạy ổn định ít nhất vài tháng, và có một người trong công ty chịu trách nhiệm tới cùng. Thiếu một trong ba, tiền bỏ ra thường mua về một hệ thống không ai dùng. Bảy câu hỏi dưới đây trả lời được trong một buổi họp nội bộ, không cần biết kỹ thuật, và nên làm trước khi gọi bất kỳ công ty phần mềm nào.
Đây là tập mở màn của series Mua phần mềm không bị hớ: đi theo người mua từ lúc có ý định, viết yêu cầu, chọn nhà cung cấp, đọc báo giá, ký hợp đồng, theo dõi, nghiệm thu tới bảo trì. Người viết là bên làm phần mềm, nên biết khách hay thiệt ở khúc nào.
Câu 1: phần mềm đóng gói đang thiếu đúng chỗ nào
Viết ra ba việc cụ thể mà phần mềm đang dùng (hoặc bản dùng thử của hai, ba phần mềm có sẵn) không làm được. Mỗi việc một câu có động từ và con số, ví dụ: tính lương khoán theo sản lượng từng công đoạn, duyệt đơn qua ba cấp tuỳ giá trị đơn, gộp tồn kho của bốn kho có quy tắc xuất khác nhau. Nếu không viết nổi ba dòng như vậy, vấn đề thường nằm ở cách dùng hoặc cấu hình, và một phần mềm đóng gói cộng một buổi triển khai tử tế là đủ.
Nếu viết được, đánh dấu dòng nào là cách làm tạo ra lợi thế cạnh tranh, dòng nào chỉ là thói quen. Thói quen thì nên đổi theo phần mềm; lợi thế thì không nên bỏ để vừa phần mềm.
Câu 2: quy trình đã đứng yên chưa
Phần mềm là quy trình được đóng băng thành mã. Quy trình còn đổi mỗi tháng thì mã cũng phải đổi mỗi tháng, và mỗi lần đổi là một khoản tiền. Câu hỏi thực tế: trong sáu tháng qua, cách làm của bộ phận định số hoá có thay đổi lớn nào không, và sáu tháng tới có kế hoạch tái cấu trúc, mở chi nhánh, đổi mô hình bán hàng không. Nếu có, làm một bản nhỏ cho phần đã ổn định, để phần đang đổi chạy tạm trên bảng tính.
Câu 3: ai là người chịu trách nhiệm phía doanh nghiệp
Dự án phần mềm nào cũng cần một người phía khách trả lời câu hỏi nghiệp vụ trong ngày, xem bản thử và ký nghiệm thu. Người này không cần biết lập trình nhưng phải hiểu quy trình và có quyền quyết. Không có người đó, bên làm phần mềm sẽ tự đoán, và đoán sai là thứ đắt nhất trong một dự án.
Điều khoản dịch vụ của ALODEV ghi rõ nghĩa vụ của khách: cung cấp kịp thời thông tin nghiệp vụ và dữ liệu mẫu, phản hồi và nghiệm thu theo lịch thoả thuận (thường 3 đến 5 ngày làm việc). Nhà cung cấp nào cũng cần những thứ đó; khác nhau chỉ là có ghi ra hay không.
Câu 4: dữ liệu hiện nằm ở đâu và sạch tới mức nào
Liệt kê nơi đang giữ dữ liệu: bảng tính, phần mềm kế toán, nhóm chat, sổ tay. Mở ngẫu nhiên hai mươi dòng và đếm số dòng thiếu thông tin hoặc ghi mỗi người một kiểu. Việc chuyển dữ liệu cũ sang hệ thống mới hay bị quên trong báo giá, trong khi nó có thể chiếm cả tuần làm việc của người phía doanh nghiệp. Dữ liệu càng bẩn, càng cần tính việc làm sạch vào kế hoạch ngay từ đầu.
Câu 5: tổng tiền ba năm, không chỉ tiền làm
So phần mềm riêng với thuê bao theo tổng chi ba năm: tiền làm mới, tiền máy chủ và dịch vụ đi kèm, tiền bảo trì, thời gian của người nội bộ. Phần mềm thuê bao tính theo người dùng mỗi tháng nên tổng chi tăng theo số nhân viên; phần mềm riêng tốn nhiều ở năm đầu rồi giảm. Một tập sau của series đi chi tiết cách chia ngân sách ba năm.
Một điểm hay bị bỏ qua khi so sánh: thuê bao không có khoản bàn giao mã nguồn, còn phần mềm riêng thì có. Với ALODEV, sau khi khách thanh toán đầy đủ, mã nguồn được bàn giao toàn bộ, không phí bản quyền, và không bắt buộc mua gói bảo trì (theo /dieu-khoan và /cam-ket-ma-nguon).
Câu 6: nếu dự án dừng giữa chừng thì còn lại gì
Hỏi câu này trước khi hỏi giá. Câu trả lời đúng phải nêu được: mã nguồn nằm trên kho của ai, tài khoản máy chủ và tên miền đứng tên ai, và khi chấm dứt thì phần đã làm được bàn giao thế nào. Trang Cam kết mã nguồn của ALODEV ghi rằng trong cả ba trường hợp chấm dứt (thoả thuận, vi phạm nghiêm trọng, bất khả kháng), phần đã hoàn thành gồm mã nguồn và tài liệu được bàn giao tương ứng số tiền đã thanh toán. Nhà cung cấp không trả lời được câu này bằng văn bản là rủi ro lớn hơn mọi chênh lệch giá.
Câu 7: đo thành công bằng con số nào
Chọn một hoặc hai chỉ số đo được trước và sau khi dùng phần mềm: thời gian chốt lương mỗi tháng, số đơn xử lý mỗi người mỗi ngày, số lần sai lệch tồn kho. Ghi số hiện tại ngay bây giờ. Không có số trước, sau này không ai chứng minh được phần mềm đáng tiền, và nghiệm thu sẽ trôi về cảm giác.
Đọc kết quả bảy câu
| Tình huống | Hướng nên đi |
|---|---|
| Không viết được ba việc phần mềm đóng gói thiếu | Mua phần mềm đóng gói, đầu tư vào triển khai và đào tạo |
| Có ba việc cụ thể nhưng quy trình còn đổi nhiều | Làm bản nhỏ cho phần ổn định, phần còn lại chạy tạm trên bảng tính |
| Có ba việc cụ thể, quy trình ổn định, có người chịu trách nhiệm | Đáng cân nhắc làm riêng; bước tiếp theo là viết yêu cầu một trang |
| Chưa có người chịu trách nhiệm phía doanh nghiệp | Chưa nên ký với ai, kể cả khi giá tốt |
| Không ai nói được phần đã làm thuộc về ai khi dừng | Đòi điều khoản bằng văn bản trước khi bàn tiếp |
Kết hợp cũng là một lựa chọn: dùng phần mềm đóng gói cho kế toán và nhân sự chuẩn, làm riêng phần lõi nghiệp vụ rồi nối hai bên qua API. Trang so sánh ERP đóng gói và ERP làm riêng của ALODEV có bảng chi tiết cho hướng này.
Ba tình huống hay gặp khi trả lời bảy câu
Tình huống thứ nhất: công ty có phần mềm đóng gói nhưng nhân viên vẫn làm song song trên bảng tính. Trước khi nghĩ tới làm riêng, hỏi xem họ làm song song vì phần mềm thiếu chức năng, hay vì chưa ai cấu hình đúng và chưa ai đào tạo. Phần lớn trường hợp là vế sau, và chi phí sửa rẻ hơn nhiều so với viết mới.
Tình huống thứ hai: doanh nghiệp đang lớn nhanh, mỗi quý mở thêm chi nhánh, quy trình đổi liên tục. Câu 2 trả lời là chưa đứng yên. Hướng hợp lý là dùng công cụ linh hoạt trong giai đoạn này và ghi lại những gì lặp đi lặp lại, để sau đó làm riêng đúng phần đã ổn định.
Tình huống thứ ba: giám đốc muốn làm riêng nhưng không ai phía dưới có thời gian làm người phụ trách. Đây là tình huống nên dừng lại lâu nhất, vì nó không giải được bằng tiền. Tương tự câu hỏi doanh nghiệp có thật sự cần website không trên blog của Trần Công Thắng: công cụ chỉ có ích khi có người dùng nó mỗi ngày.
Câu hỏi thường gặp
Viết phần mềm theo yêu cầu là gì?
Là thuê một đơn vị thiết kế và lập trình phần mềm theo đúng quy trình của doanh nghiệp, thay vì mua một sản phẩm làm sẵn cho nhiều khách. Doanh nghiệp trả tiền làm và thường được sở hữu mã nguồn sau khi thanh toán đủ, tuỳ điều khoản hợp đồng.
Doanh nghiệp nhỏ có nên làm phần mềm riêng không?
Có khi phần việc cần số hoá khác hẳn mẫu chuẩn và đã ổn định. Nếu nhu cầu là kế toán, chấm công hay bán hàng thông thường, phần mềm đóng gói thường rẻ và nhanh hơn.
Làm phần mềm riêng mất bao lâu?
Tuỳ phạm vi, từ vài tuần cho một công cụ nội bộ nhỏ tới nhiều tháng cho hệ thống nhiều phân hệ. Công cụ Ước tính của ALODEV cho thấy thời gian thay đổi theo từng tính năng chọn thêm.
Làm riêng rồi có bị phụ thuộc vào công ty làm không?
Chỉ khi hợp đồng để mã nguồn, máy chủ và tên miền nằm phía nhà cung cấp. Đòi các thứ đó đứng tên doanh nghiệp và được bàn giao đầy đủ thì có thể thuê đơn vị khác tiếp quản.
Nên hỏi bao nhiêu công ty trước khi chọn?
Ba là con số dễ so sánh, với điều kiện gửi cho cả ba cùng một bản yêu cầu. Gửi mỗi nơi một kiểu mô tả thì ba báo giá không so được với nhau.
