Báo giá làm phần mềm thường chỉ tính công làm. Các khoản trả cho bên thứ ba để phần mềm chạy được thì nằm ngoài, và bắt đầu về sau ngày bàn giao: tên miền, máy chủ, chứng chỉ, sao lưu, email giao dịch, tin nhắn SMS, bản đồ và các API trả theo lượt, tài khoản nhà phát triển Apple và Google, bản quyền phần mềm bên thứ ba, hoá đơn điện tử. Không khoản nào là bất thường; bất thường là không ai liệt kê chúng trước khi ký. Danh sách dưới đây dùng để hỏi nhà cung cấp và để lập dòng vận hành trong ngân sách.
Mười khoản hay nằm ngoài báo giá
| Khoản | Trả cho ai | Cách tính thường gặp | Ai nên đứng tên |
|---|---|---|---|
| Tên miền | Nhà đăng ký tên miền | Theo năm | Doanh nghiệp |
| Máy chủ, dịch vụ đám mây | Nhà cung cấp hạ tầng | Theo tháng hoặc theo mức dùng | Doanh nghiệp |
| Chứng chỉ bảo mật (SSL) | Nhà cung cấp chứng chỉ, nhiều nơi miễn phí | Theo năm hoặc miễn phí | Doanh nghiệp |
| Lưu trữ bản sao lưu | Nhà cung cấp lưu trữ | Theo dung lượng | Doanh nghiệp |
| Email giao dịch | Dịch vụ gửi email | Theo số email mỗi tháng | Doanh nghiệp |
| SMS, mã xác thực | Nhà mạng hoặc đơn vị trung gian | Theo tin nhắn | Doanh nghiệp |
| Bản đồ, nhận dạng, API trí tuệ nhân tạo | Nhà cung cấp API | Theo lượt gọi hoặc theo lượng dữ liệu | Doanh nghiệp |
| Tài khoản nhà phát triển Apple, Google | Apple, Google | Apple theo năm, Google một lần | Doanh nghiệp |
| Phần mềm, thư viện, giao diện trả phí | Hãng phần mềm | Theo năm hoặc một lần | Doanh nghiệp |
| Hoá đơn điện tử, chữ ký số | Nhà cung cấp dịch vụ | Theo gói số hoá đơn, theo năm | Doanh nghiệp |
Vì sao tất cả nên đứng tên doanh nghiệp
Khoản nào đứng tên nhà cung cấp phần mềm thì hoá đơn đi qua họ, và khi đổi nhà cung cấp phải xin chuyển quyền. Với tên miền và tài khoản cửa hàng ứng dụng, việc chuyển có thể mất nhiều tuần, trong lúc đó ứng dụng không cập nhật được. Điều khoản dịch vụ của ALODEV ghi tài khoản Apple Developer, Google Play, Cloudflare và máy chủ được đăng ký dưới tên khách hàng (mục 4); trang Cam kết mã nguồn ghi thêm cơ sở dữ liệu và tên miền cũng đứng tên doanh nghiệp. Hãy đòi điều tương tự ở mọi nhà cung cấp.
Đứng tên doanh nghiệp không có nghĩa là doanh nghiệp tự cấu hình. Nhà cung cấp có thể được cấp quyền quản trị để cài đặt và vận hành, nhưng chủ tài khoản và phương thức thanh toán là của doanh nghiệp.
Khoản khó đoán nhất: trả theo lượt
Tên miền, máy chủ, tài khoản nhà phát triển có giá gần như cố định mỗi năm. Khó đoán là các khoản trả theo lượt: mỗi mã xác thực qua SMS, mỗi email xác nhận đơn, mỗi lần gọi API bản đồ hay trí tuệ nhân tạo. Chúng tăng cùng số khách, và một tính năng tưởng nhỏ (gửi SMS nhắc lịch cho mọi khách mỗi ngày) có thể thành khoản lớn nhất trong hoá đơn vận hành.
Ba câu hỏi cho nhà cung cấp trước khi ký: tính năng nào trong phạm vi sẽ gọi dịch vụ trả theo lượt; mỗi tháng ước bao nhiêu lượt với số khách hiện tại; và có cách nào giảm (ví dụ thông báo trong ứng dụng thay SMS, gửi gộp email) không.
Ví dụ ước khoản trả theo lượt (số giả định)
| Tính năng | Lượt mỗi tháng (hiện tại) | Lượt mỗi tháng (gấp ba) | Đơn giá giả định | Chi mỗi tháng (hiện tại / gấp ba) |
|---|---|---|---|---|
| SMS mã xác thực đăng nhập | 2.000 | 6.000 | 500 đồng | 1.000.000 / 3.000.000 đồng |
| Email xác nhận đơn | 6.000 | 18.000 | 10 đồng | 60.000 / 180.000 đồng |
| SMS nhắc lịch hẹn | 9.000 | 27.000 | 500 đồng | 4.500.000 / 13.500.000 đồng |
Với đơn giá giả định trên, SMS nhắc lịch chiếm phần lớn chi phí, và gấp ba số khách thì chi tăng gấp ba. Đổi sang thông báo trong ứng dụng hoặc tin nhắn qua kênh rẻ hơn là quyết định nên làm lúc viết yêu cầu, không phải sau khi hoá đơn về. Đơn giá thật phải tra bảng giá của nhà cung cấp tại ngày lập ngân sách.
Hỏi gì trước khi ký
- Liệt kê mọi dịch vụ bên thứ ba mà phần mềm sẽ dùng, kèm đường dẫn bảng giá chính thức.
- Khoản nào cố định theo năm, khoản nào trả theo lượt.
- Tài khoản nào đứng tên ai, ai giữ phương thức thanh toán.
- Khi hết bảo hành hoặc đổi nhà cung cấp, những tài khoản nào cần chuyển giao.
- Có phần mềm, thư viện hay giao diện trả phí nào trong mã nguồn không, bản quyền đứng tên ai.
Riêng với ứng dụng di động
Ứng dụng trên App Store và Google Play có thêm vài khoản mà website không có. Ngoài tài khoản nhà phát triển, cần thời gian và công sức cho mỗi lần gửi duyệt, vì hai kho có quy định riêng và có thể từ chối bản cập nhật. Mỗi năm hệ điều hành điện thoại ra phiên bản mới, ứng dụng cần được kiểm và đôi khi phải sửa để tiếp tục chạy ổn. Đây là việc bảo trì định kỳ, không phải lỗi của bên làm, và nên nằm trong kế hoạch ngân sách năm thứ hai trở đi.
Bài tên miền và hosting: hiểu cho đúng để khỏi mất tiền oan trên blog Trần Công Thắng đi sâu vào hai khoản đầu bảng và các cách gia hạn dễ bị tính giá cao.
Ghi vào hợp đồng thế nào
Cách gọn nhất là một phụ lục liệt kê dịch vụ bên thứ ba: tên dịch vụ, mục đích, ai đứng tên, ai trả tiền, đường dẫn bảng giá tại ngày ký. Phụ lục này vừa giúp lập ngân sách, vừa là danh sách tài khoản cần chuyển giao khi kết thúc hợp đồng. Khi bên làm muốn thêm một dịch vụ trả phí mới trong lúc làm, việc đó đi qua cùng quy trình duyệt như một yêu cầu thay đổi, để không có khoản phí nào xuất hiện mà bên mua không biết.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí ẩn khi làm phần mềm là gì?
Là các khoản cần trả để phần mềm chạy nhưng không nằm trong báo giá công làm, như tên miền, máy chủ, SMS, email, tài khoản cửa hàng ứng dụng, bản quyền bên thứ ba. Chúng không bị giấu, chỉ hay không được liệt kê.
Đưa app lên App Store và Google Play tốn phí gì?
Cần tài khoản nhà phát triển của từng hãng: Apple thu theo năm, Google thu một lần khi đăng ký. Mức phí do hãng công bố và có thể đổi, nên tra trang chính thức khi lập ngân sách.
Máy chủ cho phần mềm doanh nghiệp tốn bao nhiêu?
Tuỳ số người dùng, lượng dữ liệu và yêu cầu sao lưu. Hỏi nhà cung cấp cấu hình đề xuất và tra giá trực tiếp của nhà cung cấp hạ tầng.
Có nên để công ty phần mềm trả hộ các khoản này?
Tiện nhưng không nên để họ đứng tên. Nếu nhờ trả hộ, hợp đồng cần ghi rõ tài khoản thuộc doanh nghiệp và cách chuyển giao.
Làm sao giảm chi phí trả theo lượt?
Chọn kênh rẻ hơn cho thông báo không khẩn (thông báo trong ứng dụng, email thay SMS), gửi gộp, và đặt giới hạn chi mỗi tháng ở tài khoản dịch vụ.
