MRP (Material Requirements Planning, hoạch định nhu cầu vật tư) là một phương pháp và phần mềm tính ra xưởng sản xuất cần bao nhiêu nguyên vật liệu, mua hoặc sản xuất khi nào, dựa trên đơn hàng cần giao, định mức nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm và lượng tồn kho đang có. Nhận định của bài: MRP chỉ tính đúng khi ba dữ liệu đầu vào của nó (đơn hàng, định mức vật tư, tồn kho) đã chính xác và cập nhật; một xưởng còn ghi tồn kho bằng sổ tay thì mua phần mềm MRP trước khi số hoá ba dữ liệu đó là mua một cỗ máy tính không có số liệu để tính.
Bài viết cho chủ xưởng sản xuất nhỏ và vừa đang cầm một báo giá phần mềm có chữ MRP, ERP sản xuất, hoặc hoạch định nguyên vật liệu.
Nghĩa bằng lời thường: một phép trừ được lặp lại cho từng linh kiện
Hình dung một xưởng làm bàn gỗ nhận đơn 100 cái bàn, giao trong một tháng. Mỗi cái bàn cần 4 chân, 1 mặt bàn, 16 con ốc. Xưởng đang có sẵn 50 chân, 10 mặt bàn, 200 con ốc trong kho, và đã đặt mua thêm 100 con ốc sắp về. MRP làm đúng một việc: nhân định mức với số lượng đơn hàng, trừ đi tồn kho và đơn đang chờ, ra số cần mua hoặc cần sản xuất thêm cho từng linh kiện, và tính ngược từ ngày giao để biết ngày phải đặt mua.
| Linh kiện | Cần (100 bàn) | Tồn kho | Đang đặt mua | Cần mua thêm |
|---|---|---|---|---|
| Chân bàn | 400 | 50 | 0 | 350 |
| Mặt bàn | 100 | 10 | 0 | 90 |
| Ốc vít | 1.600 | 200 | 100 | 1.300 |
Phép tính Nhu cầu ròng = Nhu cầu gộp trừ Tồn kho trừ Đơn đang chờ nghe đơn giản, nhưng làm tay cho vài trăm linh kiện và hàng chục đơn hàng chạy song song mỗi tháng là việc dễ sai và tốn giờ công. Đó là lý do MRP tồn tại như một phần mềm chứ không chỉ một công thức trong Excel.
MRP (đôi khi gọi MRP I) chỉ tính vật tư. Phiên bản mở rộng gọi là MRP II (Manufacturing Resource Planning), phát triển từ năm 1983 theo mô tả của MRPeasy, cộng thêm việc hoạch định năng lực máy móc, nhân công, lịch sản xuất và giá thành, biến MRP từ một phép tính vật tư thành một hệ thống quản lý sản xuất đầy đủ hơn. Phần lớn phần mềm MRP bán trên thị trường hiện nay thực chất đã là MRP II, dù vẫn được gọi tắt là MRP.
MRP trong báo giá phần mềm: hỏi dữ liệu đầu vào trước khi hỏi tính năng
Trong báo giá phần mềm quản lý sản xuất, MRP thường xuất hiện như một phân hệ (module) đi kèm các phân hệ khác: quản lý đơn hàng, quản lý kho, quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM, Bill of Materials), lập lịch sản xuất. Bảng dưới liệt kê các phần hay gặp và điều cần làm rõ trước khi ký.
| Phần trong báo giá | Nghĩa thật | Điều cần hỏi kỹ |
|---|---|---|
| Phân hệ MRP / hoạch định vật tư | Tính số lượng cần mua, cần sản xuất theo đơn hàng | Có tự động chạy lại khi đơn hàng hoặc tồn kho thay đổi không |
| Quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM) | Danh sách linh kiện và số lượng cho mỗi sản phẩm | Ai trong xưởng chịu trách nhiệm cập nhật khi đổi thiết kế |
| Quản lý tồn kho | Số liệu tồn kho MRP dùng để tính nhu cầu ròng | Tồn kho cập nhật theo thời gian thực hay nhập tay cuối ngày |
| Lập lịch sản xuất (MPS) | Thứ tự và thời điểm sản xuất từng đơn hàng | Có tính tới năng lực máy móc và nhân công thực tế không |
| Tích hợp mua hàng | Tự tạo đề nghị mua hàng từ kết quả tính MRP | Đề nghị mua có cần người duyệt trước khi gửi nhà cung cấp không |
Rủi ro lớn nhất khi mua phần mềm MRP không nằm ở việc chọn sai phần mềm, mà ở việc dữ liệu nền chưa sẵn sàng. MRP tính đúng theo nguyên tắc "garbage in, garbage out" (dữ liệu đầu vào sai thì kết quả sai): định mức nguyên vật liệu (BOM) ghi thiếu một linh kiện, hoặc tồn kho trên phần mềm lệch so với tồn kho thật trong kho, sẽ khiến MRP đưa ra một con số cần mua sai, dẫn tới mua thiếu làm chậm giao hàng hoặc mua thừa làm đọng vốn.
MRP khác với hai phần mềm hay bị nhầm trong xưởng sản xuất: WMS quản lý vị trí hàng hoá vật lý trong kho (xem bài phần mềm quản lý kho theo vị trí), còn MRP dùng con số tồn kho đó để tính nhu cầu mua, không quan tâm hàng nằm ở kệ nào. DMS thì quản lý đội bán hàng và nhà phân phối ở đầu ra, khác hẳn phạm vi của MRP ở đầu vào sản xuất.
Những câu nên hỏi nhà cung cấp trước khi ký
- Xưởng tôi cần cập nhật định mức nguyên vật liệu (BOM) và tồn kho đầu kỳ trước khi dùng được MRP không, và ai hỗ trợ nhập liệu ban đầu.
- MRP tính lại nhu cầu vật tư theo tần suất nào: theo thời gian thực, mỗi ngày, hay phải bấm nút thủ công.
- Khi định mức nguyên vật liệu thay đổi (đổi nhà cung cấp linh kiện, đổi thiết kế sản phẩm), việc cập nhật vào hệ thống mất bao lâu.
- Kết quả tính MRP có tự động tạo đề nghị mua hàng hay chỉ hiện con số để nhân viên tự đặt mua thủ công.
- Phần mềm có tính tới thời gian giao hàng (lead time) khác nhau của từng nhà cung cấp khi tính ngày cần đặt mua không.
- Dữ liệu tồn kho và định mức khi hết hợp đồng có xuất ra được để dùng ở phần mềm khác không.
Khi nào xưởng nhỏ chưa cần MRP
- Số lượng mã sản phẩm và linh kiện còn ít (dưới vài chục mã), tính tay bằng bảng tính vẫn kiểm soát được trong vài giờ mỗi tuần.
- Đơn hàng ít và đều, không có nhiều đơn chạy song song cần ưu tiên khác nhau.
- Tồn kho và định mức nguyên vật liệu chưa được ghi chép có hệ thống: việc cần làm trước là số hoá hai dữ liệu này, chưa phải mua phần mềm tính toán trên chúng.
- Xưởng gia công theo đơn đặt riêng từng lần (make-to-order đơn chiếc), ít linh kiện dùng chung giữa các đơn: lợi ích của MRP giảm nhiều so với sản xuất hàng loạt có linh kiện lặp lại.
Thứ tự hợp lý cho xưởng nhỏ thường là: ghi chép đúng định mức nguyên vật liệu và tồn kho trên một bảng tính dùng chung trước, chạy vài tháng để quen với kỷ luật cập nhật số liệu, rồi mới cân nhắc phần mềm MRP khi số mã sản phẩm hoặc số đơn hàng đã vượt quá khả năng tính tay. Mua phần mềm trước khi có kỷ luật dữ liệu thường kết thúc bằng một phần mềm đắt tiền chạy song song với sổ tay cũ.
Câu hỏi thường gặp
MRP là gì, nói ngắn gọn?
MRP là hoạch định nhu cầu vật tư: phần mềm tính xưởng cần mua hoặc sản xuất bao nhiêu nguyên vật liệu, vào lúc nào, dựa trên đơn hàng, định mức nguyên vật liệu và tồn kho hiện có.
MRP và ERP khác nhau ở đâu?
MRP tập trung vào tính toán nhu cầu vật tư cho sản xuất. ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là hệ thống rộng hơn, thường gồm cả MRP làm một phân hệ, cộng thêm kế toán, nhân sự, bán hàng và các mảng khác của doanh nghiệp.
MRP và WMS có phải cùng một phần mềm không?
Không. WMS quản lý vị trí vật lý của hàng hoá trong kho (hàng nằm kệ nào, ô nào). MRP dùng con số tổng tồn kho đó để tính cần mua thêm bao nhiêu, không quan tâm vị trí cụ thể trong kho.
Xưởng chưa có phần mềm kế toán hay bán hàng thì có dùng MRP riêng lẻ được không?
Dùng được, miễn có nguồn dữ liệu đơn hàng và tồn kho đưa vào MRP, dù là nhập tay hay nối từ file Excel. Hiệu quả sẽ cao hơn khi MRP nối tự động với hệ thống bán hàng và kho, giảm việc nhập lại dữ liệu hai lần.
Định mức nguyên vật liệu (BOM) sai thì hậu quả nghiêm trọng thế nào?
BOM sai khiến toàn bộ kết quả tính của MRP sai theo, dẫn tới mua thiếu vật tư làm chậm giao hàng, hoặc mua thừa làm đọng vốn trong kho. Vì BOM là gốc của mọi phép tính MRP, nên nó cần được một người cụ thể chịu trách nhiệm cập nhật mỗi khi thiết kế sản phẩm thay đổi.
