RFID (Radio Frequency Identification, nhận dạng bằng sóng radio) là công nghệ gắn lên hàng hoá hay tài sản một chiếc thẻ nhỏ có chip và ăng-ten, để đầu đọc dùng sóng radio đọc mã trong thẻ từ xa, không cần nhìn thấy thẻ và đọc được hàng trăm thẻ trong một lần quét. Nhận định của bài: RFID đáng tiền khi bài toán của bạn là đếm nhiều món cùng lúc mà không muốn cầm từng món lên, còn nếu công việc vẫn là quét từng món một ở quầy hay ở cửa kho thì mã vạch rẻ hơn nhiều và đủ dùng.
Bài viết cho người đang cầm báo giá hệ thống RFID cho kho, cửa hàng hay sổ tài sản: chủ doanh nghiệp, kế toán tài sản, trưởng kho. Không có sơ đồ mạch, chỉ có những gì ảnh hưởng tới tiền, rủi ro và cách vận hành.
Nghĩa bằng lời thường: mã vạch cần nhìn, RFID cần nghe
Mã vạch giống một tấm biển tên: phải đưa ra trước mắt người đọc, từng tấm một. Máy quét mã vạch là một con mắt, nó phải nhìn thấy vạch, và nhìn từng cái. RFID giống việc gọi tên trong phòng: đầu đọc phát sóng, mọi thẻ trong tầm nghe tự trả lời mã của mình, kể cả thẻ nằm trong thùng carton hay sau lớp vải. Loại thẻ phổ biến nhất trong kho và bán lẻ là thẻ thụ động, không có pin, lấy năng lượng từ chính sóng của đầu đọc.
Trang tiêu chuẩn RFID của GS1, tổ chức quản lý hệ thống mã số mã vạch toàn cầu, viết rằng tiêu chuẩn của họ tập trung vào thẻ RFID thụ động dải UHF và HF, và loại được triển khai rộng nhất là thẻ UHF thụ động, còn gọi là RAIN RFID. Khi mỗi thẻ mang một mã định danh riêng, sóng radio có thể đọc mã ở tốc độ rất cao, ở khoảng cách hơn 10 mét, không cần nhìn thấy thẻ.
Có ba họ tần số hay gặp trong báo giá, mỗi họ hợp một việc. LF (tần số thấp) dùng cho thẻ gắn vật nuôi, chìa khoá xe. HF, trong đó có NFC, đọc ở khoảng cách gần, dùng cho thẻ ra vào, thẻ thư viện, thanh toán chạm. UHF đọc xa và đọc nhiều thẻ cùng lúc, dùng cho kho, pallet, quần áo bán lẻ, tài sản văn phòng. Khi nhà cung cấp chỉ ghi "hệ thống RFID" mà không ghi dải tần, bạn chưa biết mình đang mua loại nào.
Khác mã vạch ở ba điểm, và chỉ một điểm là lý do để trả thêm tiền
Điểm thứ nhất: mã vạch trên bao bì hàng tiêu dùng (EAN-13) là mã của loại hàng, không phải của từng món. Mọi hộp cùng loại mang cùng một dãy số. Dãy số đó do tổ chức GS1 của một nước cấp cho doanh nghiệp đăng ký, và ba số đầu chỉ cho biết tổ chức nào cấp mã, không cho biết hàng sản xuất ở đâu. Thẻ RFID theo tiêu chuẩn GS1 mang mã EPC, thường gồm mã loại hàng cộng một số sê-ri, nên biết được chính xác món nào.
Điểm này không phải lợi thế riêng của RFID. Mã vạch cũng mang được số sê-ri: tem tài sản in mã Code 128 cho từng chiếc máy tính, từng cái bàn là cách nhiều công ty vẫn làm, và in tem mã vạch trên giấy decal gần như không tốn tiền. Bài phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp mô tả cách kiểm kê bằng tem QR theo đúng hướng này.
Điểm thứ hai: RFID không cần nhìn thấy. Thùng hàng đóng kín, tài sản nằm trong tủ, quần áo treo sát nhau vẫn đọc được. Điểm thứ ba: RFID đọc hàng loạt. Đi dọc một dãy kệ với đầu đọc cầm tay là đếm xong cả dãy, thay vì lật từng món tìm tem. Điểm thứ ba mới là lý do chính đáng để trả thêm tiền. Nếu kiểm kê của bạn mất ba ngày đóng kho mỗi quý vì phải cầm từng món lên quét, RFID có thể rút xuống vài giờ. Nếu kiểm kê chỉ vài trăm món, mã vạch hoặc QR làm cũng xong trong một buổi.
RFID trong báo giá: đầu đọc là tiền một lần, thẻ là tiền mãi mãi
Một báo giá RFID cho kho hay tài sản thường có các dòng: thẻ RFID (đơn giá nhân số lượng), máy in và mã hoá thẻ, đầu đọc cầm tay, đầu đọc cố định cùng ăng-ten lắp ở cửa kho hay băng chuyền, công lắp đặt và dò sóng tại hiện trường, và phần tích hợp với phần mềm kho hoặc phần mềm tài sản. Bài không nêu đơn giá vì không có bảng giá chính thức công khai áp dụng chung; giá thẻ phụ thuộc loại thẻ, số lượng và bề mặt dán.
Cách đọc báo giá đúng là tách tiền một lần khỏi tiền lặp lại. Đầu đọc, ăng-ten, lắp đặt, tích hợp là tiền một lần. Thẻ là tiền lặp lại: với tài sản cố định, mỗi món mua mới cần một thẻ; với hàng hoá bán ra, mỗi món xuất kho mang theo một thẻ và không quay lại. Nếu công ty nhập mười nghìn món mỗi tháng, chi phí thẻ một năm có thể vượt tổng chi phí thiết bị. Hãy yêu cầu nhà cung cấp tính tổng chi phí ba năm theo số món thật của công ty, không chỉ báo giá bộ thiết bị.
Dòng thứ hai hay bị bỏ qua là phần mềm. Đầu đọc chỉ trả về một danh sách mã. Để danh sách đó thành "kệ A3 thiếu hai thùng sữa" thì phần mềm kho phải biết mã nào thuộc món nào, món nào nằm ở vị trí nào. Nếu công ty chưa quản lý kho theo vị trí, như bài phần mềm quản lý kho theo vị trí mô tả, thì RFID sẽ đếm nhanh ra một con số mà không ai đối chiếu được.
Rủi ro vận hành mà bản trình diễn không cho thấy
- Kim loại và chất lỏng: thẻ UHF thường dán trực tiếp lên bề mặt kim loại hoặc lên vật chứa nhiều nước sẽ đọc kém hoặc không đọc được, phải dùng loại thẻ riêng đắt hơn. Kho linh kiện kim loại, kho nước giải khát cần thử thực tế trước khi ký.
- Đọc xa là con dao hai lưỡi: đầu đọc ở cửa kho có thể đọc cả hàng nằm gần cửa mà không đi qua cửa. Cần dò sóng, chỉnh công suất và có quy tắc lọc trong phần mềm.
- Không có tỷ lệ đọc một trăm phần trăm: một vài thẻ bị che, bị gập, bị hỏng sẽ không trả lời. Quy trình kiểm kê phải có bước xử lý món không đọc được, thay vì coi màn hình là sự thật.
- Băng tần: đầu đọc UHF phát sóng radio, phải dùng dải tần được phép tại Việt Nam. Hỏi nhà cung cấp thiết bị có công bố hợp quy không, đừng mua đầu đọc xách tay từ nước khác về dùng.
Cách giảm rủi ro rẻ nhất là thử nghiệm nhỏ có đo đạc: một dãy kệ, một loại hàng, hai tuần, ghi lại số thẻ đọc được trên số thẻ đã dán, thời gian kiểm kê trước và sau. Báo giá nào không có giai đoạn thử nghiệm như vậy thì đang bán thiết bị, chưa bán kết quả.
Câu nên hỏi nhà cung cấp RFID
- Hệ thống dùng dải tần nào (LF, HF hay UHF), thẻ theo tiêu chuẩn nào (EPC Gen2 của GS1 hay chuẩn riêng)? Nếu sau này đổi nhà cung cấp, thẻ đã dán có dùng tiếp được không?
- Tổng chi phí ba năm theo số món nhập mới mỗi tháng của chúng tôi là bao nhiêu, tách riêng tiền thẻ?
- Loại thẻ nào cho bề mặt kim loại, chai lọ chứa nước trong kho chúng tôi? Đã thử trên hàng thật chưa?
- Tỷ lệ đọc đo được trong giai đoạn thử nghiệm là bao nhiêu, đo trên bao nhiêu thẻ, và nghiệm thu dựa vào con số nào?
- Phần mềm của chúng tôi nhận dữ liệu từ đầu đọc qua đâu? Ai viết phần tích hợp, ai sửa khi một bên nâng cấp?
- Đầu đọc có công bố hợp quy để dùng tại Việt Nam không? Bảo hành, thay thế trong bao lâu?
Khi nào mã vạch hoặc QR là đủ
- Số món cần theo dõi ít (vài trăm tài sản văn phòng, vài trăm mã hàng), kiểm kê một buổi là xong.
- Công việc chính là bán hàng ở quầy: máy quét mã vạch ở quầy thu ngân đã đủ nhanh, và hàng tiêu dùng đã có sẵn mã vạch của nhà sản xuất.
- Hàng hoá bán ra có giá trị thấp so với giá một thẻ RFID, và không có yêu cầu từ khách hàng lớn phải gắn thẻ.
- Kho chưa quản lý theo vị trí, số liệu tồn kho trên phần mềm còn lệch thực tế nhiều: làm cho quy trình và dữ liệu đúng bằng mã vạch trước, sau đó mới tính tới đo nhanh hơn.
RFID cũng là một mảnh của IoT trong doanh nghiệp: thiết bị tự thu dữ liệu và đẩy về phần mềm. Cùng một nguyên tắc áp dụng cho cả hai: dữ liệu thu nhanh hơn chỉ có ích khi có người và quy trình dùng nó.
Câu hỏi thường gặp
RFID là viết tắt của gì?
RFID là Radio Frequency Identification, nghĩa là nhận dạng bằng sóng radio. Đầu đọc phát sóng, thẻ gắn trên vật trả lời mã định danh của nó mà không cần tiếp xúc hay nhìn thấy.
RFID và NFC khác nhau thế nào?
NFC là một dạng RFID dải HF đọc ở khoảng cách rất gần, vài centimet, dùng cho thanh toán chạm, thẻ ra vào, điện thoại. RFID dải UHF dùng trong kho đọc xa hơn nhiều và đọc được nhiều thẻ cùng lúc.
RFID có thay được mã vạch không?
Thường là không thay hoàn toàn. Hàng tiêu dùng vẫn mang mã vạch của nhà sản xuất cho quầy thu ngân; RFID được thêm vào ở những khâu cần đếm hàng loạt như nhập kho, kiểm kê, chống thất thoát.
Thẻ RFID có cần pin không?
Thẻ thụ động, loại phổ biến trong kho và bán lẻ, không có pin mà lấy năng lượng từ sóng của đầu đọc. Thẻ chủ động có pin, đọc xa hơn và đắt hơn, thường dùng để theo dõi container, xe, thiết bị giá trị cao.
Có nên dùng RFID để kiểm kê tài sản văn phòng?
Chỉ khi số tài sản lớn và kiểm kê hiện tại tốn nhiều ngày công. Với vài trăm món, tem mã vạch hoặc QR cùng một phần mềm quản lý tài sản thường đủ, chi phí thấp hơn nhiều.
