Phần mềm quản lý tài sản trả lời ba câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp chỉ trả lời được vào dịp kiểm kê cuối năm, và thường trả lời không trọn: công ty đang có những tài sản gì, mỗi thứ đang nằm ở đâu và ai đang giữ, và giá trị còn lại trên sổ sách là bao nhiêu. Máy tính xách tay đi theo nhân viên đã nghỉ việc, máy chiếu chuyển qua lại giữa các phòng không ai ghi, bàn ghế ở chi nhánh mới không có trong danh sách: tất cả là chi phí thật dù không ai nhìn thấy ngay. Bài này mô tả nghiệp vụ quản lý tài sản, các lựa chọn miễn phí và tiêu chí chọn phần mềm.
Bài viết cho doanh nghiệp. Tài sản công tại cơ quan, đơn vị nhà nước được quản lý theo hệ thống quy định riêng và không nằm trong phạm vi bài này. Còn góc bảo trì, sửa chữa máy móc được bàn trong bài về phần mềm quản lý máy móc thiết bị.
Tài sản cố định và công cụ dụng cụ
Trong kế toán doanh nghiệp Việt Nam, tài sản được chia thành hai nhóm với cách ghi nhận chi phí khác nhau. Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính về quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định (đã được sửa đổi, bổ sung bởi các thông tư sau đó), tài sản cố định hữu hình phải thoả đồng thời ba tiêu chuẩn: chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng, có thời gian sử dụng trên một năm, và nguyên giá được xác định tin cậy từ 30 triệu đồng trở lên.
- Tài sản cố định: trích khấu hao dần vào chi phí trong suốt thời gian sử dụng, theo khung thời gian quy định cho từng nhóm tài sản.
- Công cụ dụng cụ: tài sản không đủ tiêu chuẩn tài sản cố định (ví dụ nguyên giá dưới ngưỡng), được đưa vào chi phí một lần hoặc phân bổ dần theo quy định kế toán.
Về mặt kế toán, công cụ dụng cụ có thể đã phân bổ hết giá trị. Về mặt quản lý, chiếc máy tính xách tay đó vẫn đang được một nhân viên sử dụng và vẫn cần được theo dõi. Đây là khoảng trống lớn nhất giữa phần mềm kế toán và nhu cầu quản lý tài sản thật: phần mềm kế toán theo dõi giá trị, còn doanh nghiệp cần theo dõi cả hiện vật.
Khấu hao: ba phương pháp theo quy định
Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định ba phương pháp trích khấu hao tài sản cố định:
- Phương pháp đường thẳng: giá trị khấu hao chia đều cho mỗi năm trong thời gian sử dụng. Phổ biến nhất, đơn giản và dễ kiểm tra.
- Phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh: khấu hao nhiều ở những năm đầu, ít dần về sau. Áp dụng cho doanh nghiệp và loại tài sản thoả điều kiện cụ thể trong thông tư, thường là tài sản công nghệ thay đổi nhanh.
- Phương pháp theo số lượng, khối lượng sản phẩm: khấu hao theo sản lượng thực tế máy làm ra. Áp dụng với máy móc trực tiếp sản xuất khi thoả điều kiện trong thông tư.
Thời gian trích khấu hao phải nằm trong khung quy định cho từng nhóm tài sản ở phụ lục của thông tư. Phần mềm quản lý tài sản nên tự tính khấu hao hằng tháng theo phương pháp và thời gian đã khai báo, và khớp với phần mềm kế toán. Khi có thay đổi về quy định, bộ phận kế toán cần kiểm tra lại văn bản hiện hành, phần mềm chỉ là công cụ thực hiện.
Vòng đời một tài sản trong doanh nghiệp
- Mua sắm và ghi tăng: có đề nghị mua, hoá đơn, biên bản nghiệm thu; tài sản được tạo hồ sơ với mã, nguyên giá, ngày đưa vào sử dụng, nhà cung cấp, thời hạn bảo hành.
- Gắn mã: in và dán nhãn mã QR hoặc mã vạch có mã tài sản. Nhãn nên dán ở vị trí không bị mòn, không che thông tin của nhà sản xuất.
- Cấp phát: giao cho một người hoặc một phòng ban, kèm biên bản bàn giao có xác nhận. Phần mềm ghi người giữ và vị trí hiện tại.
- Điều chuyển: tài sản chuyển giữa phòng ban, giữa chi nhánh, mỗi lần chuyển là một phiếu có người giao và người nhận.
- Sửa chữa, nâng cấp: ghi lịch sử; nâng cấp làm tăng nguyên giá thì cập nhật theo quy định kế toán.
- Thu hồi: khi nhân viên nghỉ việc, chuyển vị trí, hoặc tài sản không còn cần.
- Thanh lý và ghi giảm: tài sản hỏng, lỗi thời được thanh lý theo quyết định, ghi giảm khỏi sổ.
Kiểm kê tài sản bằng mã QR
Kiểm kê tài sản theo cách truyền thống là in danh sách ra giấy, đi từng phòng đánh dấu, rồi nhập lại kết quả. Với mã QR trên từng tài sản, quy trình gọn hơn nhiều: người kiểm kê chọn phòng hoặc vị trí trên ứng dụng điện thoại, quét lần lượt từng tài sản có mặt, phần mềm so với danh sách tài sản đang được ghi ở vị trí đó và trả ra ba nhóm: có trên sổ và có mặt, có trên sổ nhưng không tìm thấy, có mặt nhưng sổ ghi ở vị trí khác. Nhóm thứ ba thường là tài sản đã điều chuyển mà không làm phiếu.
Kiểm kê kiểu này có thể làm từng phòng, từng chi nhánh, xoay vòng trong năm thay vì dồn hết vào cuối năm. Kết quả kiểm kê nên được lưu thành biên bản có người thực hiện và thời điểm, và mọi điều chỉnh sau kiểm kê phải qua người có thẩm quyền duyệt.
Lựa chọn miễn phí
- Excel hoặc Google Sheets: một trang Danh mục tài sản (mã, tên, nhóm, nguyên giá, ngày sử dụng, người giữ, vị trí, tình trạng), một trang Lịch sử cấp phát và điều chuyển. Công thức khấu hao đường thẳng dựng được dễ dàng. Mã QR có thể tạo hàng loạt từ cột mã tài sản bằng tiện ích hoặc công thức tạo ảnh QR.
- Snipe-IT: phần mềm mã nguồn mở chuyên quản lý tài sản công nghệ thông tin như máy tính, màn hình, điện thoại, giấy phép phần mềm. Hỗ trợ cấp phát cho người dùng, nhãn mã QR, lịch sử tài sản. Phù hợp khi phần lớn tài sản cần theo dõi là thiết bị IT; miễn phí khi tự cài đặt.
- ERPNext: mô-đun tài sản có khấu hao, điều chuyển, bảo trì, liên thông với kế toán. Phù hợp khi doanh nghiệp muốn một hệ thống chung, nhưng cấu hình kế toán theo chuẩn Việt Nam cần người có kinh nghiệm.
- Mô-đun tài sản cố định trong phần mềm kế toán đang dùng: đã có sẵn khấu hao đúng quy định, nhưng thường yếu ở phần hiện vật: người giữ, vị trí, kiểm kê bằng quét mã.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm quản lý tài sản
- Quản lý cả tài sản cố định lẫn công cụ dụng cụ trong cùng một danh mục, phân biệt được nhóm để áp dụng cách tính khác nhau.
- Khấu hao tự động theo phương pháp và thời gian khai báo, khớp được với phần mềm kế toán (qua xuất file hoặc kết nối).
- Theo dõi người giữ và vị trí hiện tại, có lịch sử cấp phát, điều chuyển, thu hồi kèm biên bản.
- In nhãn mã QR hàng loạt và kiểm kê bằng quét mã trên điện thoại.
- Danh sách tài sản theo nhân viên, dùng được ngay trong quy trình nghỉ việc.
- Nhắc hạn bảo hành, hạn bảo hiểm, hạn gia hạn giấy phép phần mềm.
- Phân quyền: ai được tạo, ai được điều chuyển, ai được thanh lý.
- Xuất toàn bộ dữ liệu và lịch sử ra file.
Sai lầm hay gặp
- Chỉ quản lý những gì kế toán ghi nhận là tài sản cố định, bỏ ngoài danh sách phần lớn máy tính, điện thoại, thiết bị văn phòng dưới ngưỡng, trong khi đây là nhóm dễ thất thoát nhất.
- Dán nhãn mã QR xong nhưng không bao giờ quét: điều chuyển vẫn làm bằng lời, sau một năm vị trí trên phần mềm không còn đúng.
- Đặt mã tài sản theo tên người giữ hoặc tên phòng, tới khi điều chuyển thì mã sai. Mã tài sản nên cố định suốt vòng đời, chỉ trường người giữ và vị trí thay đổi.
- Kiểm kê một lần mỗi năm, phát hiện thiếu thì đã không truy được thiếu từ lúc nào.
- Tách rời hoàn toàn với phần mềm kế toán, cuối năm số liệu nguyên giá và khấu hao hai bên lệch nhau không giải thích được.
Khi nào cần phần mềm quản lý tài sản làm riêng
Doanh nghiệp văn phòng quy mô vừa thường đủ dùng với phần mềm quản lý tài sản có sẵn kết hợp mô-đun tài sản cố định trong phần mềm kế toán. Làm riêng đáng cân nhắc khi tài sản là trung tâm của hoạt động kinh doanh, ví dụ doanh nghiệp cho thuê thiết bị cần theo dõi tài sản đang ở chỗ khách nào, chuỗi cửa hàng có nhiều tài sản trưng bày luân chuyển giữa các điểm, hoặc khi cần gắn tài sản với hệ thống nhân sự, bảo trì và kế toán đang có trong một luồng thống nhất.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý tài sản khác mô-đun tài sản cố định trong phần mềm kế toán thế nào?
Mô-đun trong phần mềm kế toán tập trung vào giá trị: nguyên giá, khấu hao, giá trị còn lại, hạch toán. Phần mềm quản lý tài sản thêm phần hiện vật: ai đang giữ, đặt ở đâu, lịch sử điều chuyển, kiểm kê bằng quét mã, và quản lý cả công cụ dụng cụ đã phân bổ hết giá trị nhưng vẫn đang sử dụng.
Có phần mềm quản lý tài sản miễn phí không?
Có: bảng tính Excel hoặc Google Sheets kèm nhãn QR tự tạo, Snipe-IT cho tài sản công nghệ thông tin, và ERPNext cho doanh nghiệp muốn gộp tài sản với kế toán. Hai lựa chọn mã nguồn mở miễn phí giấy phép nhưng cần máy chủ và người cài đặt.
Tài sản dưới 30 triệu đồng có cần quản lý trên phần mềm không?
Nên có. Dưới ngưỡng tài sản cố định thì cách ghi nhận chi phí khác, nhưng máy tính, điện thoại, thiết bị văn phòng vẫn là tài sản của doanh nghiệp đang được nhân viên sử dụng, và thường là nhóm thất thoát nhiều nhất khi không được theo dõi.
Kiểm kê tài sản bằng mã QR cần thiết bị gì?
Chỉ cần điện thoại có camera và ứng dụng hoặc trang web của phần mềm quản lý tài sản có chức năng quét. Nhãn QR in trên giấy decal thường dùng được trong văn phòng; với tài sản ở môi trường ẩm, nhiệt độ cao hoặc hay va chạm, nên dùng loại nhãn bền hơn.
Phần mềm quản lý tài sản có tính khấu hao đúng quy định Việt Nam không?
Phụ thuộc vào phần mềm. Phần mềm kế toán trong nước thường đã làm theo quy định hiện hành. Phần mềm nước ngoài hoặc mã nguồn mở thường có phương pháp đường thẳng, nhưng cần kiểm tra cách làm tròn, thời điểm bắt đầu trích và khung thời gian khấu hao có khớp với chính sách kế toán của doanh nghiệp hay không.
