Phần mềm quản lý kho theo vị trí trả lời một câu hỏi mà phần mềm kho thông thường bỏ qua: hàng không chỉ còn bao nhiêu, mà đang nằm ở đâu trong kho. Khi kho còn nhỏ, câu hỏi này nằm trong đầu thủ kho. Khi kho có vài trăm vị trí, nhiều ca làm việc, nhân viên mới vào liên tục, việc tìm hàng bằng trí nhớ trở thành nút thắt: soạn một đơn mất nhiều thời gian đi tìm hơn là lấy hàng, và hàng bị cất nhầm chỗ coi như mất cho tới lần kiểm kê sau.
Bài này đi vào phần kỹ thuật của quản lý kho theo vị trí (location-based inventory, phần cốt lõi của các hệ thống WMS): cách đặt mã vị trí, quy tắc cất hàng, quy tắc soạn hàng, kiểm kê theo vị trí, và những gì cần kiểm tra khi chọn phần mềm. Phần dấu hiệu chung cho thấy doanh nghiệp cần phần mềm kho đã có trong bài về phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Quản lý kho theo vị trí khác quản lý kho thông thường ở đâu
Phần mềm kho thông thường lưu tồn theo cặp mặt hàng và kho: "mã A có 120 cái ở kho Hà Nội". Phần mềm quản lý kho theo vị trí lưu tồn chi tiết hơn một bậc, theo bộ ba mặt hàng, vị trí và (nếu cần) lô: "mã A lô 0925 có 48 cái ở ô A-03-02-B, 72 cái ở ô C-11-01-A". Mọi nghiệp vụ đều phải chỉ ra vị trí: nhập hàng là cất vào vị trí nào, xuất hàng là lấy từ vị trí nào, chuyển hàng giữa hai kệ cũng là một giao dịch có ghi nhận.
Sự khác biệt này kéo theo ba hệ quả thực tế. Một, người mới vào làm soạn được hàng mà không cần người cũ chỉ, vì phiếu soạn hàng ghi rõ vị trí. Hai, kiểm kê có thể làm từng khu, từng dãy mà không phải đóng cả kho. Ba, số lệch khi kiểm kê chỉ ra được lệch ở vị trí nào, giúp khoanh vùng nguyên nhân: cất nhầm chỗ, lấy nhầm chỗ, hay thật sự thất thoát.
Cách đặt mã vị trí trong kho
Mã vị trí tốt phải đọc được bằng mắt, quét được bằng máy, và phản ánh đường đi vật lý trong kho. Cấu trúc phổ biến đi từ lớn tới nhỏ:
textHN1 - A - 03 - 02 - B
Kho Khu Dãy Tầng Ô
HN1-A-03-02-B : kho Hà Nội 1, khu A, dãy kệ 03, tầng 02, ô B- Dùng số có số 0 đứng trước (03 thay vì 3) để khi sắp xếp theo chữ, dãy 03 đứng trước dãy 10. Thiếu chi tiết nhỏ này, danh sách vị trí trên phần mềm sẽ nhảy lộn xộn.
- Đánh số dãy theo thứ tự người đi thật trong kho, và đánh số tầng từ dưới lên. Khi phần mềm sắp phiếu soạn hàng theo mã vị trí, thứ tự đó cũng chính là đường đi ngắn.
- Không đưa tên mặt hàng vào mã vị trí (kiểu "KE-SUA-TUOI"). Vị trí là chỗ chứa, mặt hàng thay đổi theo mùa; mã gắn với tên hàng sẽ sai ngay khi đổi bố trí.
- Tạo sẵn các vị trí đặc biệt không phải kệ: khu nhận hàng chờ kiểm, khu hàng lỗi chờ xử lý, khu hàng chờ giao đã đóng gói. Hàng ở những khu này vẫn là tồn kho, nhưng không được đem ra bán.
- In nhãn mã vạch hoặc mã QR cho từng vị trí, dán ở chỗ dễ quét, và quy định quét nhãn vị trí trước khi quét hàng trong mọi thao tác cất và lấy.
Quy tắc cất hàng: vị trí cố định hay vị trí linh hoạt
Có hai cách tổ chức vị trí, và phần lớn kho dùng kết hợp cả hai:
- Vị trí cố định: mỗi mặt hàng có một ô riêng, luôn cất về đúng ô đó. Dễ nhớ, dễ kiểm tra bằng mắt, hợp với hàng bán đều và số mặt hàng ổn định. Nhược điểm là lãng phí chỗ khi hàng hết mà ô vẫn phải để trống chờ.
- Vị trí linh hoạt: hàng về được cất vào bất kỳ ô trống phù hợp nào, phần mềm ghi nhận vị trí. Tận dụng chỗ tốt hơn nhiều, nhưng chỉ chạy được khi mọi thao tác đều quét vị trí. Không có phần mềm và máy quét, vị trí linh hoạt biến thành kho "không ai biết hàng ở đâu".
Một cách kết hợp hay dùng: khu soạn hàng lẻ dùng vị trí cố định cho hàng bán chạy, khu dự trữ phía sau dùng vị trí linh hoạt cho hàng nguyên thùng, nguyên pallet. Khi ô soạn hàng xuống dưới một mức tối thiểu, phần mềm tạo lệnh bổ sung từ khu dự trữ lên.
Cùng với đó là việc xếp hàng theo tốc độ luân chuyển, thường gọi là phân nhóm ABC: nhóm hàng xuất nhiều nhất đặt ở vị trí gần cửa xuất và ở tầng ngang tầm tay, nhóm xuất ít đặt ở sâu hoặc tầng cao. Phần mềm quản lý kho theo vị trí tốt có báo cáo tần suất xuất theo mặt hàng để làm việc này bằng số liệu thay vì cảm giác, và nên làm lại định kỳ vì hàng bán chạy thay đổi theo mùa.
Quy tắc lấy hàng: FIFO, FEFO và đường đi soạn hàng
Khi cùng một mặt hàng nằm ở nhiều vị trí, phần mềm phải quyết định lấy từ vị trí nào. Hai quy tắc phổ biến:
- FIFO (nhập trước xuất trước): lấy ở vị trí chứa hàng nhập sớm nhất. Hợp với hàng không có hạn dùng nhưng có thể lỗi mốt, đổi bao bì.
- FEFO (hết hạn trước xuất trước): lấy ở vị trí chứa lô có hạn dùng gần nhất. Bắt buộc với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm. FEFO chỉ chạy đúng khi phần mềm lưu tồn theo cả vị trí và lô, và khi nhập hàng có ghi hạn dùng của từng lô.
Về cách soạn, kho nhỏ thường soạn theo từng đơn: một người cầm một phiếu, đi lấy đủ hàng cho một đơn. Khi số đơn mỗi ngày tăng, các cách soạn gộp giúp giảm quãng đường đi: soạn theo lô đơn (một vòng đi lấy hàng cho nhiều đơn rồi chia lại ở khu đóng gói), soạn theo khu (mỗi người phụ trách một khu, đơn đi qua nhiều khu), hoặc soạn theo đợt (gom đơn theo chuyến xe hay khung giờ giao). Dù chọn cách nào, phiếu soạn hàng phải sắp các dòng theo thứ tự vị trí trên đường đi, không phải theo thứ tự dòng trên đơn bán.
Kiểm kê theo vị trí
Kiểm kê toàn bộ kho một lần mỗi năm hoặc mỗi quý buộc phải dừng xuất nhập, tốn nhiều người, và lúc phát hiện lệch thì đã khó truy nguyên. Quản lý kho theo vị trí cho phép kiểm kê xoay vòng: mỗi ngày hoặc mỗi tuần đếm một nhóm vị trí, sao cho sau một chu kỳ toàn bộ kho đã được đếm, và nhóm hàng giá trị cao hoặc hay lệch được đếm dày hơn.
Quy trình tối thiểu cho mỗi lần đếm: phần mềm sinh danh sách vị trí cần đếm và (tốt nhất) không hiển thị số tồn trên hệ thống cho người đếm, để tránh người đếm ghi theo số có sẵn; người đếm quét vị trí rồi quét từng mặt hàng; phần mềm so với tồn hệ thống; chênh lệch vượt ngưỡng thì đếm lại lần hai bởi người khác; chỉ người có quyền mới duyệt điều chỉnh tồn, và mọi điều chỉnh đều ghi lý do.
Lựa chọn miễn phí cho quản lý kho theo vị trí
Excel làm được quản lý theo vị trí ở mức đơn giản bằng cách thêm cột vị trí vào trang nhập và trang xuất, rồi tính tồn theo cặp mã hàng và vị trí bằng SUMIFS hai điều kiện. Cách này đủ cho kho vị trí cố định, ít người thao tác. Nó không chạy được với vị trí linh hoạt, vì không có gì bắt người làm kho ghi vị trí mỗi lần di chuyển hàng.
Trong nhóm mã nguồn mở, Odoo bản Community có tính năng vị trí lưu kho (storage locations) phải bật trong phần cài đặt, hỗ trợ quy tắc cất hàng (putaway rules) và quy trình nhập xuất nhiều bước. ERPNext thường được cấu hình vị trí bằng cây kho con, mỗi kệ hoặc khu là một kho con dưới kho chính. Cả hai đều cần người cấu hình có hiểu biết về nghiệp vụ kho, và nên chạy thử trên dữ liệu thật của một khu trước khi áp dụng toàn kho.
Các lựa chọn miễn phí khác và giới hạn của chúng được phân tích kỹ hơn trong bài về phần mềm quản lý kho miễn phí.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý kho theo vị trí
- Lưu tồn theo bộ ba mặt hàng, vị trí, lô: đây là điều kiện nền. Phần mềm chỉ có trường "vị trí" dạng ghi chú trên danh mục hàng không phải phần mềm quản lý theo vị trí.
- Cấu trúc vị trí nhiều cấp (kho, khu, dãy, tầng, ô) và cho khai báo sức chứa hoặc loại vị trí (hàng lẻ, pallet, hàng lạnh), để phần mềm gợi ý chỗ cất phù hợp.
- Quét mã vạch trên thiết bị cầm tay hoặc điện thoại, có kiểm tra ngay tại chỗ: quét sai vị trí, sai hàng, sai lô thì báo lỗi trước khi xác nhận.
- Quy tắc lấy hàng FIFO hoặc FEFO tự động, và phiếu soạn hàng sắp theo đường đi.
- Lệnh chuyển vị trí nội bộ và lệnh bổ sung từ khu dự trữ lên khu soạn hàng.
- Kiểm kê xoay vòng theo vị trí, ẩn số tồn hệ thống khi đếm, duyệt điều chỉnh theo quyền.
- Nhật ký đầy đủ: ai cất, ai lấy, ở vị trí nào, lúc nào. Khi hàng mất, đây là thứ duy nhất giúp truy lại.
- Kết nối với phần mềm bán hàng, sàn thương mại điện tử và đơn vị vận chuyển mà doanh nghiệp đang dùng, để đơn tự chảy vào kho thay vì nhập lại.
Sai lầm hay gặp khi triển khai
- Đổi bố trí kệ mà không cập nhật danh sách vị trí trên phần mềm. Chỉ một lần dời kệ không cập nhật là hàng loạt ô trên hệ thống trỏ vào chỗ không còn tồn tại.
- Cho phép xác nhận cất hàng mà không quét nhãn vị trí, vì "nhanh hơn". Sau vài tuần, dữ liệu vị trí mất độ tin cậy và người làm kho quay lại đi tìm bằng trí nhớ.
- Dùng vị trí linh hoạt ngay từ đầu khi đội kho chưa quen quét. Nên bắt đầu với vị trí cố định, ổn định thói quen quét, rồi mới mở rộng.
- Không có vị trí cho hàng lỗi và hàng chờ kiểm, khiến hàng chưa được phép bán vẫn nằm trong tồn có thể bán.
- Chỉ dán nhãn vị trí ở tầng dưới cùng, người lấy hàng ở tầng cao phải đoán ô.
Khi nào cần phần mềm quản lý kho theo vị trí làm riêng
Với phần lớn kho thương mại, các phần mềm WMS đóng gói trên thị trường đã xử lý tốt vị trí, lô, FIFO, FEFO. Phần mềm làm theo yêu cầu chỉ đáng cân nhắc khi kho gắn chặt với một quy trình riêng: kho nguyên liệu phục vụ dây chuyền sản xuất theo lệnh, kho có quy tắc vị trí đặc thù (hàng nguy hiểm tách khu, hàng lạnh nhiều vùng nhiệt độ), hoặc cần tích hợp sâu với hệ thống nội bộ đã có. Trước khi quyết định, hãy liệt kê cụ thể những nghiệp vụ mà phần mềm đóng gói không làm được, và kiểm tra lại từng điểm với nhà cung cấp.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý kho theo vị trí khác phần mềm quản lý kho thông thường thế nào?
Phần mềm thông thường biết mỗi mặt hàng còn bao nhiêu trong một kho. Phần mềm quản lý theo vị trí biết thêm hàng đang ở kệ, tầng, ô nào, và bắt mọi thao tác nhập, xuất, chuyển phải ghi vị trí. Nhờ đó phiếu soạn hàng chỉ đường cho người lấy, và kiểm kê làm được theo từng khu.
WMS là gì, có phải là phần mềm quản lý kho theo vị trí không?
WMS là viết tắt của Warehouse Management System, hệ thống quản lý vận hành kho. Quản lý tồn theo vị trí là phần cốt lõi của WMS, ngoài ra WMS còn điều phối công việc trong kho như cất hàng, soạn hàng, đóng gói, xếp chuyến. Nhiều phần mềm kho cho doanh nghiệp nhỏ có quản lý vị trí nhưng chưa đầy đủ các phần điều phối đó.
Kho nhỏ có cần quản lý theo vị trí không?
Kho vài chục mặt hàng, một người phụ trách thì chưa cần. Nên bắt đầu khi thời gian tìm hàng chiếm phần đáng kể của việc soạn đơn, khi có nhiều người hoặc nhiều ca cùng làm kho, hoặc khi cùng một mặt hàng nằm ở nhiều chỗ khác nhau. Ngay cả khi chưa dùng phần mềm, việc dán mã vị trí lên kệ theo cấu trúc chuẩn từ sớm là việc rẻ và giúp chuyển đổi về sau dễ hơn.
Quản lý kho theo vị trí có bắt buộc phải có máy quét mã vạch không?
Với vị trí cố định, có thể vận hành bằng phiếu in và nhập tay ở quy mô nhỏ. Với vị trí linh hoạt, gần như bắt buộc phải quét, vì chỉ quét mới đảm bảo vị trí được ghi đúng mỗi lần hàng di chuyển. Điện thoại có camera chạy ứng dụng của phần mềm kho thường đủ để bắt đầu, máy quét cầm tay chuyên dụng phù hợp khi số lượt quét mỗi ngày lớn.
