Phần mềm quản lý vận tải miễn phí là thứ nhiều chủ nhà xe và doanh nghiệp có đội xe riêng tìm tới khi sổ giao xe, nhóm Zalo và file Excel bắt đầu không theo kịp: xe nào đang chạy chuyến nào, dầu tháng này tăng vì đâu, xe nào tới hạn bảo dưỡng, cuối tháng tính lương tài xế theo chuyến mất cả ngày đối chiếu. Bài này dành cho hai nhóm: nhà xe nhận chở hàng thuê với vài tới vài chục đầu xe, và doanh nghiệp sản xuất, phân phối tự có đội xe giao hàng. Mục tiêu là chỉ ra lựa chọn miễn phí nào dùng được cho việc gì, và chỗ nào thì miễn phí không còn đủ.
Bài không bàn về công ty giao nhận, chuyển phát quy mô lớn, nơi phần mềm vận tải chỉ là một trong nhiều hệ thống cốt lõi. Góc đó đã có trong bài về phần mềm cho công ty logistics và giao nhận.
Phần mềm quản lý vận tải cần quản lý những gì
Trước khi chọn công cụ, hãy liệt kê nghiệp vụ. Với một đội xe tự vận hành, có sáu mảng dữ liệu gần như ai cũng cần:
- Hồ sơ xe: biển số, loại xe, tải trọng, số khung số máy, hạn đăng kiểm, hạn bảo hiểm trách nhiệm dân sự, hạn phù hiệu nếu kinh doanh vận tải, số km hiện tại.
- Hồ sơ tài xế: hạng giấy phép lái xe và ngày hết hạn, xe thường chạy, số điện thoại, tạm ứng đang treo.
- Lệnh điều xe hoặc chuyến: khách hàng, điểm lấy, điểm giao, hàng hoá, xe và tài xế được giao, giờ đi, giờ về, số km đầu và cuối, trạng thái chuyến.
- Chi phí chuyến: nhiên liệu, phí đường bộ và trạm thu phí, bốc xếp, chi phí phát sinh, kèm ảnh chứng từ.
- Bảo dưỡng và sửa chữa: lịch bảo dưỡng theo km hoặc theo thời gian, lịch sử thay thế phụ tùng, chi phí sửa chữa theo từng xe.
- Lương và công nợ: lương tài xế tính theo chuyến, cước thu của khách theo chuyến, đối soát công nợ cuối kỳ.
Một công cụ không cần làm tốt cả sáu mảng ngay từ đầu. Nhưng lệnh điều xe là trung tâm: nhiên liệu, lương tài xế và cước khách hàng đều tính từ chuyến. Công cụ nào không ghi nhận được chuyến một cách có cấu trúc thì các mảng còn lại sẽ phải làm tay.
Lựa chọn miễn phí 1: Google Sheets kèm biểu mẫu cho tài xế
Đây là cách miễn phí phổ biến và dùng được lâu nhất nếu dựng đúng. Cấu trúc gợi ý gồm các trang: Xe, Tài xế, Chuyến, Chi phí, Bảo dưỡng. Điểm quan trọng là để tài xế tự khai báo từ điện thoại thay vì gửi ảnh vào nhóm Zalo rồi kế toán ngồi gõ lại. Một biểu mẫu Google Forms đơn giản với các trường: biển số (chọn từ danh sách), mã chuyến, loại chi phí, số tiền, số km trên đồng hồ, ảnh hoá đơn. Câu trả lời tự đổ về một trang tính.
Lưu ý thực tế: trường tải ảnh trong Google Forms yêu cầu người điền đăng nhập tài khoản Google, và ảnh được lưu vào Google Drive của chủ biểu mẫu, nên cần cân nhắc dung lượng lưu trữ khi số lượng ảnh lớn dần. Trang Chuyến nên có cột trạng thái (đã giao lệnh, đang chạy, đã giao hàng, đã đối soát) và chỉ người điều độ được sửa.
Giới hạn: bảng tính không biết xe đang ở đâu, không chặn được việc giao hai chuyến trùng giờ cho một xe, không tự nhắc hạn đăng kiểm trừ khi bạn dựng thêm công thức định dạng có điều kiện, và dễ bị sửa nhầm khi nhiều người cùng thao tác.
Lựa chọn miễn phí 2: phần mềm đi kèm thiết bị giám sát hành trình
Xe kinh doanh vận tải phải lắp thiết bị giám sát hành trình (thường gọi là hộp đen) theo quy định về kinh doanh vận tải bằng xe ô tô, và dữ liệu phải truyền về cơ quan quản lý. Khi thuê bao dịch vụ này, nhà cung cấp thiết bị thường kèm một phần mềm web và ứng dụng điện thoại để xem vị trí xe, lộ trình đã chạy, tốc độ, thời gian lái xe liên tục, số lần dừng đỗ. Với nhiều nhà xe, đây là phần mềm quản lý vận tải "miễn phí" đầu tiên, vì chi phí đã nằm trong phí thuê bao thiết bị bắt buộc.
Phần mềm này làm tốt phần giám sát: biết xe ở đâu, đã chạy bao nhiêu km, có chạy quá tốc độ hay lái quá giờ không. Nó thường không làm phần nghiệp vụ: không có lệnh điều xe gắn với khách hàng, không tính cước, không tính lương tài xế, không theo dõi chi phí chuyến. Một số nhà cung cấp có thêm mô-đun quản lý đội xe, nhiên liệu hoặc cho phép lấy dữ liệu qua API, tính năng và phí thay đổi theo từng đơn vị, cần hỏi trực tiếp.
Lựa chọn miễn phí 3: mã nguồn mở và gói miễn phí
Odoo bản Community có ứng dụng quản lý đội xe (Fleet) lưu hồ sơ xe, hợp đồng, lịch sử dịch vụ bảo dưỡng và số km. ERPNext có danh mục xe và nhật ký xe (Vehicle Log) ghi số km, nhiên liệu và chi phí dịch vụ. Cả hai miễn phí giấy phép, nhưng cần máy chủ, người cài đặt và cấu hình. Quan trọng hơn: phần điều xe theo chuyến, tính cước và tính lương tài xế theo chuyến kiểu nhà xe Việt Nam không có sẵn, phải tuỳ biến thêm.
Ngoài ra có các phần mềm quản lý đội xe trên nền tảng đám mây có gói miễn phí giới hạn số xe hoặc số người dùng, phần lớn là sản phẩm nước ngoài, giao diện tiếng Anh, không tính theo cách trả lương và phụ phí phổ biến ở Việt Nam. Hãy kiểm tra trang giá chính thức và điều khoản xuất dữ liệu trước khi đưa dữ liệu đội xe vào.
Ba bài toán nghiệp vụ mà công cụ miễn phí hay làm hụt
Định mức nhiên liệu và kiểm soát dầu
Nhiên liệu thường là khoản chi phí biến đổi lớn nhất của đội xe. Cách kiểm soát phổ biến là đặt định mức tiêu hao cho từng xe (lít trên 100 km, có thể tách chạy có tải và chạy rỗng, đường trường và nội đô), rồi so với thực tế: tổng lít đã đổ theo hoá đơn chia cho số km đã chạy trong kỳ. Để làm được, cần ba thứ: số km đáng tin cậy (tốt nhất lấy từ hộp đen), hoá đơn đổ dầu gắn với đúng xe, và định mức được cập nhật khi xe già đi hoặc thay đổi tuyến. Bảng tính làm được phép chia; phần khó là gom đủ ba nguồn dữ liệu mỗi tháng.
Lương tài xế theo chuyến
Cách trả lương tài xế ở các nhà xe rất đa dạng, nhưng thường gồm một phần cố định và một phần theo chuyến. Phần theo chuyến có thể tính theo tuyến (mỗi tuyến một đơn giá), theo km, theo tấn hàng, hoặc kết hợp; cộng thêm phụ cấp như lưu đêm, bốc xếp; trừ đi tạm ứng và có thể thưởng hoặc trừ theo mức tiêu hao nhiên liệu so với định mức. Cấu trúc này dựng được bằng bảng tính với một bảng đơn giá tuyến và công thức tra cứu. Cái khó là tính đúng: mỗi chuyến phải có trạng thái hoàn thành được xác nhận, không bị tính hai lần, và tài xế đổi xe giữa tháng vẫn được ghi nhận đúng.
Bảo dưỡng theo km, nhắc hạn giấy tờ
Bảo dưỡng định kỳ thường theo mốc km hoặc mốc thời gian, cái nào tới trước. Hạn đăng kiểm, bảo hiểm, phù hiệu, giấy phép lái xe của tài xế đều có ngày hết hạn. Để một xe chạy quá hạn đăng kiểm hoặc một tài xế hết hạn bằng lái vẫn nhận chuyến là rủi ro pháp lý trực tiếp. Công cụ tối thiểu phải có danh sách "sắp tới hạn trong 30 ngày" được xem hằng tuần, và lệnh điều xe nên cảnh báo khi chọn xe hoặc tài xế đã hết hạn.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm quản lý vận tải cho đội xe
- Lệnh điều xe có cấu trúc: tạo chuyến, giao xe và tài xế, theo dõi trạng thái; chặn giao trùng một xe cho hai chuyến cùng thời điểm.
- Ứng dụng cho tài xế trên điện thoại: nhận lệnh, báo bắt đầu và kết thúc chuyến, khai chi phí kèm ảnh chứng từ, không cần gọi điện cho điều độ.
- Kết nối dữ liệu thiết bị giám sát hành trình đang dùng, để lấy vị trí và số km tự động thay vì nhập tay.
- Quản lý nhiên liệu theo định mức từng xe và báo cáo chênh lệch.
- Nhắc hạn đăng kiểm, bảo hiểm, phù hiệu, bằng lái và lịch bảo dưỡng theo km.
- Tính lương tài xế theo đúng cách nhà xe đang trả: theo tuyến, km, tấn, phụ cấp, tạm ứng.
- Tính cước và đối soát công nợ với khách hàng theo chuyến, xuất được bảng kê cho khách.
- Xuất toàn bộ dữ liệu ra Excel, để không bị khoá dữ liệu nếu đổi phần mềm.
Với một nhà xe vài đầu xe, Google Sheets cộng phần mềm hộp đen thường đáp ứng được mục 3, 5 và một phần mục 6. Khi số xe và số chuyến mỗi ngày tăng, mục 1, 2 và 7 là những thứ bảng tính bắt đầu làm hụt trước tiên.
Sai lầm hay gặp
- Nghĩ rằng phần mềm hộp đen là phần mềm quản lý vận tải. Nó cho biết xe đã chạy thế nào, không cho biết chuyến đó của khách nào, thu bao nhiêu, trả tài xế bao nhiêu.
- Để chứng từ chi phí trôi trong nhóm Zalo. Cuối tháng không ai tìm lại được hoá đơn dầu của một chuyến cụ thể.
- Đặt một định mức nhiên liệu chung cho mọi xe, bỏ qua khác biệt về tải trọng, đời xe, tuyến chạy. Định mức sai thì báo cáo chênh lệch vô nghĩa và tài xế mất lòng tin vào cách tính.
- Tính lương tài xế từ tin nhắn báo chuyến thay vì từ danh sách chuyến đã được điều độ xác nhận, dẫn tới tranh cãi mỗi kỳ lương.
- Không theo dõi chi phí sửa chữa theo từng xe, nên không biết xe nào đã tới lúc nên thanh lý thay vì tiếp tục sửa.
Khi nào miễn phí không còn đủ
Dấu hiệu rõ nhất là thời gian đối chiếu: nếu cuối mỗi tháng điều độ và kế toán mất nhiều ngày để khớp chuyến, chi phí, lương tài xế và cước khách hàng, thì chi phí ẩn của công cụ miễn phí đã vượt chi phí của một phần mềm trả phí. Dấu hiệu thứ hai là số xe tăng tới mức điều độ không nhớ được xe nào đang ở đâu, đang chạy chuyến nào nếu không mở hai ba phần mềm cùng lúc.
Lúc đó, nên thử các phần mềm quản lý vận tải trả phí làm cho thị trường Việt Nam trước. Phần mềm làm theo yêu cầu phù hợp khi cách tính cước hoặc lương tài xế quá đặc thù, khi cần gộp dữ liệu từ nhiều nhà cung cấp hộp đen khác nhau về một chỗ, hoặc khi đội xe là một phần của hệ thống lớn hơn gồm kho, đơn hàng và kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Có phần mềm quản lý vận tải miễn phí thật sự dùng được không?
Có, ở mức độ đội xe nhỏ: Google Sheets kèm biểu mẫu cho tài xế, cộng với phần mềm giám sát đi kèm thiết bị hộp đen, đủ để quản lý chuyến, chi phí và vị trí xe. Mã nguồn mở như Odoo Community hay ERPNext miễn phí giấy phép nhưng cần người cài đặt và tuỳ biến cho cách tính lương, cước của nhà xe Việt Nam.
Phần mềm quản lý vận tải khác phần mềm giám sát hành trình thế nào?
Phần mềm giám sát hành trình cho biết xe ở đâu, chạy bao nhiêu km, tốc độ và thời gian lái. Phần mềm quản lý vận tải quản lý nghiệp vụ: chuyến của khách nào, xe và tài xế nào chạy, chi phí chuyến, cước thu khách, lương trả tài xế. Hai loại bổ sung cho nhau, phần mềm quản lý vận tải tốt sẽ lấy dữ liệu từ phần mềm giám sát.
Phần mềm quản lý vận tải khác TMS ở đâu?
TMS (Transportation Management System) là tên gọi chung của hệ thống quản lý vận tải. Ở doanh nghiệp giao nhận lớn, TMS thường gồm thêm tối ưu tuyến nhiều điểm giao, tính giá động, cổng tra cứu cho khách. Với đội xe tự vận hành, phần cần thiết thường gọn hơn: điều xe, chi phí, bảo dưỡng, lương tài xế và công nợ.
Tính lương tài xế theo chuyến bằng Excel được không?
Được, nếu có một bảng đơn giá theo tuyến hoặc theo km, một danh sách chuyến đã được xác nhận hoàn thành, và công thức tra cứu đơn giá cho từng chuyến rồi cộng theo tài xế. Điểm dễ sai là chuyến bị ghi hai lần hoặc chưa hoàn thành đã được tính, nên cột trạng thái chuyến và người xác nhận là bắt buộc.
Quản lý đội xe trên điện thoại được không?
Phần lớn phần mềm giám sát hành trình đều có ứng dụng điện thoại để xem vị trí xe. Google Forms và Google Sheets dùng được trên điện thoại cho tài xế khai báo. Phần điều xe và tính lương vẫn nên làm trên máy tính vì cần xem nhiều dữ liệu cùng lúc.
