Phần mềm đóng gói (SaaS, Software as a Service) là sản phẩm có sẵn, một nhà cung cấp bán cho nhiều khách hàng cùng lúc, thuê bao theo tháng hoặc theo năm, không ai được sửa mã nguồn. Phần mềm viết theo yêu cầu là sản phẩm dựng riêng cho một công ty, theo đúng quy trình của công ty đó, và công ty thường sở hữu (một phần hoặc toàn bộ) kết quả. Nhận định của bài: câu hỏi "cái nào rẻ hơn" hỏi sai thời điểm nếu chỉ nhìn giá tháng đầu tiên, vì SaaS đóng gói giấu chi phí ở phần tăng dần theo thời gian, còn phần mềm viết theo yêu cầu giấu chi phí ở phần vận hành sau khi bàn giao, chứ không phải ở tiền làm ban đầu.
Bài viết cho chủ doanh nghiệp đang đứng giữa hai lựa chọn cho một quy trình cụ thể: quản lý bán hàng, quản lý kho, chấm công, hay chăm sóc khách hàng. Mọi số trong bài là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính, không phải báo giá của bất kỳ đơn vị nào, kể cả ALODEV.
Nghĩa bằng lời thường: áo may sẵn và áo may đo
SaaS đóng gói giống một chiếc áo may sẵn treo trên kệ: có sẵn nhiều cỡ, mặc thử là biết vừa hay không, giá niêm yết rõ ràng, nhưng không ai may riêng theo số đo của công ty. Phần mềm viết theo yêu cầu giống một bộ đồ may đo: thợ may đến đo từng số, hỏi công ty cần gì, may xong vừa khít với đúng quy trình hiện tại, nhưng tốn thời gian hơn, giá phụ thuộc vào độ phức tạp, và khi công ty "tăng cân" (đổi quy trình) thì phải sửa lại.
Một điểm hay bị bỏ qua: cả hai đường đều có chi phí kéo dài suốt vòng đời sử dụng, không dừng ở lần trả tiền đầu tiên. Với SaaS, vòng đời đó là chuỗi hoá đơn thuê bao. Với phần mềm viết theo yêu cầu, vòng đời đó là chi phí vận hành, sửa lỗi, và nâng cấp sau khi đội làm phần mềm bàn giao. Bài ngân sách làm phần mềm ba năm: làm mới, vận hành, bảo trì tách chi tiết ba khoản này cho riêng phần viết theo yêu cầu.
Chi phí SaaS đóng gói trong ba năm: không dừng ở giá thuê bao tháng đầu
Giá niêm yết của phần mềm đóng gói gần như luôn tính theo mỗi người dùng mỗi tháng, và tăng theo hai trục: số người dùng tăng lên khi công ty tuyển thêm người, và gói tính năng cao hơn khi công ty cần thêm tính năng. Trang giá công khai của Odoo, một nền tảng SaaS đóng gói theo từng ứng dụng (bán hàng, kho, kế toán...), là một ví dụ rõ cho cách niêm yết này: gói Standard 7,25 USD một người một tháng cho toàn bộ ứng dụng chạy trên nền tảng của họ, gói Custom 13,40 USD một người một tháng nếu cần thêm quyền tự tuỳ biến sâu (Odoo Studio), triển khai tại chỗ (on-premise) hoặc gọi API bên ngoài.
Bốn khoản dưới đây thường không nằm trong con số quảng cáo trên trang giá, và là chỗ chi phí ba năm của SaaS đội lên so với dự tính ban đầu:
- Tăng theo đầu người: công ty 10 người hôm nay có thể là 25 người sau hai năm, hoá đơn thuê bao tăng theo đúng tỷ lệ đó, không giảm dần như phần mềm viết theo yêu cầu (khấu hao dần theo thời gian).
- Phí tích hợp và tính năng cộng thêm (add-on): nối SaaS với phần mềm kế toán, tổng đài, hay website thường phải mua thêm module hoặc trả phí cho bên tích hợp thứ ba.
- Chi phí chuyển đổi khi ngừng dùng: dữ liệu nhiều năm nằm trong hệ thống của nhà cung cấp; xuất ra định dạng dùng được ở nơi khác tốn thời gian và đôi khi tốn phí dịch vụ.
- Giới hạn tuỳ biến buộc phải "lách" quy trình: khi phần mềm không hỗ trợ đúng cách công ty làm việc, nhân sự phải làm thêm bước thủ công bên ngoài phần mềm, đó cũng là một chi phí, dù không xuất hiện trên hoá đơn.
Chi phí viết theo yêu cầu trong ba năm: không dừng ở tiền làm ban đầu
Phần mềm viết theo yêu cầu có một khoản chi lớn ở đầu (phân tích yêu cầu, thiết kế, viết mã, kiểm thử, bàn giao), sau đó là một chuỗi chi phí nhỏ hơn nhưng đều đặn: sửa lỗi phát sinh, thêm tính năng khi quy trình đổi, gia hạn máy chủ và tên miền, và quan trọng nhất là giữ được người hiểu hệ thống để bảo trì. Khoản cuối này thường bị đánh giá thấp nhất khi lập ngân sách ban đầu.
Để hình dung cách hai đường chi phí cộng dồn khác nhau qua thời gian, bảng dưới dùng một ví dụ HOÀN TOÀN GIẢ ĐỊNH cho một công ty 20 người dùng phần mềm, không phải số liệu thật của khách hàng hay báo giá của ALODEV:
| Khoản mục | SaaS đóng gói (giả định) | Viết theo yêu cầu (giả định) |
|---|---|---|
| Chi phí khởi tạo | Gần như 0, trả thuê bao tháng đầu | Một khoản lớn trả trước khi bàn giao |
| Chi phí năm 1 (thuê bao hoặc vận hành) | Thuê bao theo 20 người dùng cả năm | Chi phí vận hành, sửa lỗi phát sinh sau bàn giao |
| Thay đổi khi công ty tăng lên 30 người (năm 2) | Hoá đơn thuê bao tăng theo đúng 30 người | Không đổi phí bản quyền, chỉ tăng chi phí hạ tầng nếu cần |
| Thêm một quy trình mới (năm 2 hoặc 3) | Mua thêm module, hoặc chấp nhận không có tính năng đó | Trả thêm chi phí phát triển tính năng mới |
| Khi ngừng dùng, chuyển sang hệ thống khác | Tốn thời gian xuất dữ liệu, có thể mất tính năng lịch sử | Công ty giữ được mã nguồn và dữ liệu (nếu hợp đồng ghi rõ quyền sở hữu) |
Cách đọc bảng trên không phải để tìm ra bên nào rẻ hơn, vì kết quả phụ thuộc hoàn toàn vào quy mô đội ngũ, tốc độ tăng trưởng, và mức độ đặc thù của quy trình công ty. Cách đọc đúng là dùng khung này để tự điền số thật của công ty mình vào từng dòng, thay vì so sánh mỗi giá tháng đầu tiên. Công cụ tính trả góp của ALODEV minh hoạ cách một khoản chi lớn ban đầu (ví dụ viết phần mềm riêng) có thể được phân bổ đều ra nhiều tháng để dễ so với một khoản thuê bao đều đặn hằng tháng của SaaS.
Những câu nên hỏi trước khi chọn đường nào
- Trong ba năm tới, số người dùng phần mềm này của công ty tôi dự kiến tăng bao nhiêu lần, và với SaaS thì hoá đơn thuê bao tăng theo tỷ lệ nào.
- Quy trình công ty tôi có gì khác biệt so với cách phần mềm đóng gói mặc định vận hành, và khác biệt đó có quan trọng tới mức đáng trả thêm tiền để có phần mềm riêng không.
- Nếu chọn viết theo yêu cầu, ai sẽ là người bảo trì sau khi bàn giao: tự tuyển người, giữ hợp đồng bảo trì với bên đã làm, hay chuyển sang bên khác được không.
- Nếu chọn SaaS, tôi có xuất được toàn bộ dữ liệu của mình ra định dạng dùng được ở nơi khác không, và mất bao lâu.
- Chi phí tích hợp với các phần mềm khác công ty đang dùng (kế toán, bán hàng, chấm công) là bao nhiêu ở cả hai phương án.
- Nếu quy trình công ty đổi sau một năm, phương án nào linh hoạt hơn để theo kịp, và đổi thì tốn thêm bao nhiêu.
Khi nào nên chọn SaaS đóng gói, khi nào nên viết riêng
Nên chọn SaaS đóng gói khi quy trình của công ty khá giống cách phần lớn doanh nghiệp cùng ngành đang làm, đội ngũ chưa ổn định về quy mô, và công ty muốn dùng được ngay trong vài ngày thay vì vài tháng. Phần lớn nhu cầu quản lý bán hàng, kế toán, chấm công cơ bản của doanh nghiệp nhỏ và vừa rơi vào nhóm này.
- Quy trình đã ổn định và có gì đó khác biệt thật sự so với đối thủ, đáng để bảo vệ bằng một hệ thống riêng.
- Công ty đủ lớn để việc trả thêm cho mỗi người dùng mới trên SaaS trở nên tốn kém hơn chi phí duy trì một hệ thống riêng.
- Cần tích hợp sâu với nhiều hệ thống nội bộ khác mà SaaS đóng gói không hỗ trợ sẵn.
- Công ty chấp nhận được chi phí và thời gian bảo trì lâu dài, đổi lại quyền kiểm soát và không phụ thuộc vào chính sách giá của một nhà cung cấp bên ngoài.
Nhiều công ty trong thực tế đi cả hai đường cùng lúc: dùng SaaS đóng gói cho các nghiệp vụ phổ biến (kế toán, chấm công), và chỉ đặt viết riêng phần thật sự đặc thù của mình. Việc quyết định phần nào nên mua, phần nào nên viết riêng cũng chính là câu hỏi build hay buy nói chung, có khung quyết định đầy đủ hơn ở bài khi nào nên build hay buy phần mềm, và cách đọc một báo giá phần mềm viết theo yêu cầu cho đúng ở bài giá trọn gói hay theo giờ công, fixed price là gì.
Câu hỏi thường gặp
SaaS đóng gói và phần mềm viết theo yêu cầu, cái nào rẻ hơn?
Không có câu trả lời chung. SaaS thường rẻ hơn ở năm đầu và với đội ngũ nhỏ, nhưng chi phí tăng theo số người dùng; phần mềm viết theo yêu cầu tốn nhiều hơn ở đầu nhưng có thể ổn định hơn khi công ty đã lớn. Phải tính trên cùng một khoảng thời gian, thường là ba năm, mới so được.
Ba năm có phải mốc bắt buộc để so sánh không?
Không bắt buộc, nhưng ba năm đủ dài để thấy phần chi phí tăng dần của SaaS và phần chi phí bảo trì của phần mềm viết theo yêu cầu, trong khi vẫn đủ ngắn để dự đoán được số người dùng và quy trình công ty một cách hợp lý.
Có thể chuyển từ SaaS đóng gói sang viết theo yêu cầu sau này không?
Được, nhiều công ty bắt đầu bằng SaaS để đi nhanh, sau đó viết riêng khi quy mô đủ lớn. Cần lường trước chi phí và thời gian chuyển dữ liệu từ SaaS cũ sang hệ thống mới, đây là khoản hay bị bỏ sót khi lập kế hoạch.
Phần mềm viết theo yêu cầu có luôn tốn kém hơn SaaS không?
Không luôn luôn. Với đội ngũ lớn và ổn định trong nhiều năm, tổng phí thuê bao SaaS cộng dồn theo số người dùng có thể vượt chi phí viết và bảo trì một hệ thống riêng, nhất là khi công ty chỉ cần một tập tính năng cố định, không cần các tính năng khác của gói SaaS.
Nên hỏi ai để tính đúng chi phí ba năm cho công ty mình?
Với SaaS, hỏi thẳng nhà cung cấp về giá khi tăng số người dùng và phí các module cần dùng. Với viết theo yêu cầu, hỏi đơn vị làm phần mềm cả chi phí bàn giao lẫn chi phí bảo trì dự kiến mỗi năm, đừng chỉ hỏi giá làm ban đầu.
