Một công ty phần mềm 30 người muốn tuyển một trưởng nhóm kỹ thuật người Hàn Quốc, và một nhà hàng muốn thuê đầu bếp người Thái. Câu hỏi đầu tiên của cả hai chủ doanh nghiệp giống nhau: người này có cần giấy phép lao động không, xin ở đâu, mất bao lâu. Câu trả lời đã đổi khá nhiều từ ngày 07/08/2025, khi Nghị định 219/2025/NĐ-CP thay phần lao động nước ngoài của Nghị định 152/2020.
Nhận định của tập này: với doanh nghiệp nhỏ, khó nhất không nằm ở hồ sơ mà ở việc xếp đúng người vào một trong ba nhóm: phải có giấy phép, được cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép, hay chỉ cần thông báo. Xếp sai nhóm thì hồ sơ đúng đến đâu cũng thành làm việc không phép.
Điều kiện chung: bốn điều của Điều 151 và vị trí được phép tuyển
Khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người lao động nước ngoài đủ 18 tuổi, có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm và đủ sức khoẻ, không đang chịu án hoặc bị truy cứu hình sự, và có giấy phép lao động trừ trường hợp Điều 154. Khoản 2 cùng điều: thời hạn hợp đồng lao động không được vượt thời hạn giấy phép.
Khoản 1 Điều 152 giới hạn vị trí: chỉ được tuyển người nước ngoài làm quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người Việt Nam chưa đáp ứng được. Điều 3 Nghị định 219/2025 định nghĩa bốn vị trí này. Chuyên gia là người có bằng đại học trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; riêng lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia thì chỉ cần 1 năm kinh nghiệm. Lao động kỹ thuật là người được đào tạo ít nhất 1 năm và có 2 năm kinh nghiệm, hoặc có 3 năm kinh nghiệm.
Từ 07/08/2025, bước chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không còn là một thủ tục riêng: doanh nghiệp giải trình nhu cầu ngay trong văn bản đề nghị cấp giấy phép (Mẫu số 03 kèm Nghị định 219/2025), và thẩm quyền chuyển về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người đó dự kiến làm việc.
Ba nhóm: phải xin phép, xin giấy xác nhận miễn, hay chỉ thông báo
Điều 154 Bộ luật Lao động liệt kê các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động, Điều 7 Nghị định 219/2025 chi tiết thêm. Nhưng 'không thuộc diện cấp giấy phép' chưa có nghĩa là không phải làm gì: phần lớn các trường hợp vẫn phải xin giấy xác nhận, một số chỉ cần thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc theo khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025.
| Nhóm | Trường hợp thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ | Thủ tục |
|---|---|---|
| Phải có giấy phép lao động | Nhân viên ký hợp đồng lao động làm quản lý, chuyên gia, lao động kỹ thuật | Nộp hồ sơ cấp giấy phép (Điều 18, 22 Nghị định 219/2025) |
| Chỉ thông báo, ít nhất 3 ngày làm việc trước | Chủ sở hữu, thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng; vào dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố kỹ thuật; kết hôn với người Việt Nam và sống tại Việt Nam; quản lý, chuyên gia làm tổng cộng dưới 90 ngày trong năm | Thông báo cho cơ quan cấp tỉnh nơi làm việc (khoản 4 Điều 9) |
| Xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép | Di chuyển nội bộ doanh nghiệp; được bộ hoặc tỉnh xác nhận làm trong tài chính, khoa học, công nghệ, chuyển đổi số; các trường hợp còn lại của Điều 7 | Nộp hồ sơ giấy xác nhận (Điều 8, 9), xử lý 05 ngày làm việc |
Người góp vốn dưới 3 tỷ đồng vào công ty TNHH hoặc là thành viên hội đồng quản trị góp dưới 3 tỷ đồng thì không được miễn, mà thuộc đối tượng phải xin giấy phép theo điểm l khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025. Nhiều nhà đầu tư nước ngoài nhỏ lập công ty rồi tự làm giám đốc mà không để ý mốc 3 tỷ đồng này.
Khoản 8a Điều 154 (Luật Công nghiệp công nghệ số, hiệu lực 01/01/2026) thêm nhóm nhân lực công nghiệp công nghệ số chất lượng cao theo pháp luật về công nghiệp công nghệ số. Doanh nghiệp công nghệ muốn dùng khoản này cần đối chiếu tiêu chí cụ thể trong văn bản hướng dẫn luật đó trước khi bỏ qua thủ tục.
Hồ sơ và các mốc thời gian phải canh
Hồ sơ cấp giấy phép theo Điều 18 Nghị định 219/2025 gồm: văn bản giải trình nhu cầu và đề nghị cấp phép theo Mẫu số 03; giấy khám sức khoẻ (giấy nước ngoài chỉ dùng được khi có điều ước công nhận và không quá 12 tháng); hộ chiếu còn hạn; phiếu lý lịch tư pháp cấp không quá 6 tháng; 02 ảnh 4x6; giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh là quản lý, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo Điều 19. Giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hoá lãnh sự (trừ khi được miễn), dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo Điều 5.
- Nộp hồ sơ trong vòng 60 ngày và không muộn hơn 10 ngày trước ngày người đó dự kiến bắt đầu làm việc (khoản 1 Điều 22).
- Cơ quan có thẩm quyền xử lý trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ; từ chối thì trả lời bằng văn bản trong 03 ngày làm việc (khoản 3 Điều 22).
- Sau khi có giấy phép, ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày làm việc; khi được yêu cầu phải gửi bản sao hợp đồng cho cơ quan đã cấp phép (khoản 4 Điều 22).
- Giấy phép tối đa 02 năm (Điều 155 Bộ luật Lao động, Điều 21 Nghị định 219/2025). Gia hạn nộp trước ít nhất 10 ngày và không quá 45 ngày trước khi hết hạn, và chỉ được gia hạn một lần, tối đa 02 năm (Điều 28, 29).
Sau lần gia hạn duy nhất, muốn tiếp tục dùng người đó ở cùng vị trí thì làm thủ tục cấp mới theo khoản 3 Điều 20 Nghị định 219/2025. Nên ghi các mốc 45 và 10 ngày trước hạn vào lịch nhắc của phòng nhân sự ngay khi nhận giấy phép. Công cụ cộng trừ ngày giúp tính nhanh hai mốc này từ ngày hết hạn in trên giấy phép.
Mức phạt khi dùng người nước ngoài không có giấy phép
Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực 10/09/2026) phạt cả doanh nghiệp lẫn người lao động. Người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép hoặc giấy xác nhận, hay dùng giấy đã hết hiệu lực, bị phạt từ 15 đến 25 triệu đồng và có thể bị trục xuất. Doanh nghiệp dùng người không có giấy phép hoặc giấy phép hết hạn bị phạt theo số người: 30 đến 45 triệu đồng với 1 đến 10 người, 45 đến 60 triệu với 11 đến 20 người, 60 đến 75 triệu từ 21 người.
Những lỗi nhỏ hơn cũng có giá: không thông báo đúng hạn cho trường hợp chỉ cần thông báo bị phạt 1 đến 3 triệu đồng (khoản 1 Điều 13); dùng người làm không đúng nội dung ghi trên giấy phép, hoặc không thu hồi, nộp lại giấy phép khi hợp đồng chấm dứt, bị phạt 5 đến 10 triệu đồng cho mỗi người, tối đa 75 triệu đồng (khoản 2). Sửa chữa, làm sai lệch hoặc dùng giấy tờ giả trong hồ sơ bị phạt 40 đến 60 triệu đồng và có thể bị chuyển hồ sơ hình sự.
Người lao động nước ngoài cũng được hưởng thêm ngày nghỉ: khoản 2 Điều 112 Bộ luật Lao động cho họ nghỉ thêm 01 ngày Tết cổ truyền và 01 ngày Quốc khánh của nước họ, hưởng nguyên lương. Phòng nhân sự nên ghi hai ngày này vào lịch lao động của công ty ngay khi tuyển.
Câu hỏi thường gặp
Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?
Tối đa 02 năm, theo thời hạn của hợp đồng hoặc văn bản cử sang làm việc (Điều 21 Nghị định 219/2025). Được gia hạn một lần, tối đa thêm 02 năm.
Người nước ngoài góp vốn và làm giám đốc công ty mình có cần giấy phép không?
Nếu góp từ 3 tỷ đồng trở lên vào công ty TNHH thì không thuộc diện cấp giấy phép và chỉ cần thông báo; góp dưới 3 tỷ đồng thì phải xin giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025.
Chuyên gia sang Việt Nam làm 2 tháng có cần giấy phép không?
Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật làm tổng cộng dưới 90 ngày trong một năm dương lịch thì không thuộc diện cấp phép, chỉ cần thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc (điểm a khoản 13 Điều 7, khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025).
Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động ở đâu?
Nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc qua Cổng Dịch vụ công quốc gia nơi người đó dự kiến làm việc; thẩm quyền cấp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo Điều 4 Nghị định 219/2025.
Giấy phép hết hạn mà chưa gia hạn kịp thì sao?
Người đó phải ngừng làm việc cho tới khi có giấy phép mới, vì dùng người có giấy phép hết hạn bị phạt như dùng người không phép. Hồ sơ gia hạn phải nộp trước ít nhất 10 ngày so với ngày hết hạn.
