Không ít doanh nghiệp nhỏ chi tiêu theo thói quen: ai cần gì thì hỏi giám đốc, giám đốc gật đầu là chi, không có văn bản nào ghi lại hạn mức hay quy trình duyệt. Cách làm này gây rủi ro kép: vừa khó kiểm soát nội bộ khi doanh nghiệp lớn dần, vừa dễ bị cơ quan thuế loại chi phí khi quyết toán vì thiếu căn cứ rõ ràng.
Vì sao doanh nghiệp nhỏ cũng nên có quy chế chi tiêu nội bộ
Nhiều khoản chi phí như công tác phí, tiếp khách, điện thoại, văn phòng phẩm chỉ được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi doanh nghiệp có quy chế nội bộ quy định rõ định mức và đối tượng áp dụng. Thiếu quy chế, một khoản chi dù có hóa đơn đầy đủ vẫn có thể bị đặt câu hỏi về tính hợp lý khi vượt quá mức thông thường của ngành.
Các mục chính cần có trong quy chế
- Phạm vi áp dụng: quy chế áp dụng cho toàn bộ nhân viên hay chỉ một số cấp bậc nhất định.
- Định mức từng khoản chi: công tác phí theo ngày, cước điện thoại theo chức danh, chi tiếp khách theo từng trường hợp cụ thể.
- Thẩm quyền phê duyệt theo hạn mức: khoản chi dưới một mức tiền do trưởng phòng duyệt, vượt mức đó chuyển lên giám đốc.
- Chứng từ cần kèm theo khi đề nghị thanh toán: hóa đơn, biên lai, hay chỉ cần bảng kê tự lập với một số khoản nhỏ theo quy định.
- Quy định về xử lý khi chi vượt định mức hoặc chi sai mục đích đã duyệt.
Ví dụ một đoạn định mức công tác phí
Nhân viên đi công tác trong nước được thanh toán phụ cấp lưu trú Mức tiền đồng mỗi ngày, chi phí lưu trú tối đa Mức tiền đồng mỗi đêm theo hóa đơn thực tế, chi phí đi lại theo giá vé thực tế của phương tiện công cộng hoặc theo định mức xăng xe nếu dùng phương tiện cá nhân đã đăng ký với công ty. Các khoản chi vượt định mức trên phải được giám đốc phê duyệt trước khi thực hiện.
Liên hệ với kiểm soát nội bộ
Quy chế chi tiêu nội bộ là một cấu phần của hệ thống kiểm soát nội bộ rộng hơn, vì nó xác định ai được quyền chi bao nhiêu và cần chứng từ gì. Khi doanh nghiệp phát triển thêm về nhân sự và số lượng giao dịch, việc gắn quy chế này với các cấp phê duyệt trong phần mềm quản lý chi tiêu giúp tự động chặn các đề nghị vượt hạn mức trước khi chuyển lên người duyệt, giảm phụ thuộc vào việc người duyệt tự nhớ định mức.
Đưa quy chế vào phần mềm để tự động kiểm soát
Thay vì để quy chế chỉ nằm trong một tệp Word ít ai đọc lại, doanh nghiệp có thể số hóa các hạn mức và luồng duyệt vào phần mềm quản lý đề nghị thanh toán, để hệ thống tự động cảnh báo hoặc chặn khi một đề nghị chi vượt định mức đã quy định, đồng thời lưu lại lịch sử duyệt làm bằng chứng khi cần đối chiếu với cơ quan thuế.
Rà soát và cập nhật định mức theo thời gian
Định mức chi tiêu đặt ra ở thời điểm ban hành có thể không còn phù hợp sau vài năm do biến động giá cả thị trường, đặc biệt với các khoản như công tác phí hay chi phí xăng xe. Doanh nghiệp nên rà soát lại quy chế ít nhất mỗi năm một lần, so sánh với mặt bằng chi phí thực tế, tránh tình trạng định mức quá thấp khiến nhân viên phải tự bù tiền túi hoặc định mức quá cao không còn hợp lý để giải trình khi quyết toán.
Phổ biến quy chế tới toàn bộ nhân viên liên quan
Một quy chế được ban hành nhưng chỉ nằm trong máy tính của kế toán, không được phổ biến rộng rãi tới nhân viên có phát sinh chi phí, sẽ khó áp dụng hiệu quả vì nhân viên không biết mình được duyệt tối đa bao nhiêu trước khi đi công tác hay tiếp khách. Nên gửi bản tóm tắt các định mức chính tới toàn bộ nhân viên liên quan và đính kèm vào tài liệu hướng dẫn khi nhân viên mới gia nhập công ty làm việc.
Câu hỏi thường gặp
Quy chế chi tiêu nội bộ có cần nộp cho cơ quan thuế không
Không cần chủ động nộp, nhưng doanh nghiệp phải lưu giữ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu trong quá trình thanh tra, kiểm tra để chứng minh tính hợp lý của các khoản chi phí đã hạch toán.
Có thể áp dụng định mức khác nhau cho từng cấp bậc nhân viên không
Có thể, và đây là cách làm phổ biến, ví dụ định mức công tác phí hay hạng vé máy bay của cấp quản lý thường cao hơn nhân viên, miễn được quy định rõ ràng trong quy chế và áp dụng nhất quán.
Sửa đổi quy chế chi tiêu nội bộ có cần thủ tục gì đặc biệt không
Doanh nghiệp tự quyết định thủ tục sửa đổi theo quy định nội bộ của mình, thường chỉ cần ban hành quyết định sửa đổi có chữ ký người đại diện theo pháp luật và thông báo cho toàn bộ nhân viên liên quan trước khi áp dụng.
Chi vượt định mức trong quy chế có bị loại hoàn toàn khỏi chi phí hợp lý không
Không nhất thiết bị loại hoàn toàn, nhưng phần vượt định mức doanh nghiệp tự đặt ra thường dễ bị xem xét kỹ hơn khi quyết toán, nên có giải trình rõ ràng và phê duyệt đặc biệt cho các trường hợp chi vượt mức thông thường.
Doanh nghiệp mới thành lập có cần ban hành quy chế ngay từ đầu không
Nên ban hành sớm ngay khi bắt đầu phát sinh các khoản chi thường xuyên như công tác phí hay tiếp khách, thay vì đợi tới khi bị cơ quan thuế thắc mắc mới soạn quy chế một cách đối phó.
