Sau khi đã xác định nhân sự đủ điều kiện làm kế toán trưởng theo bằng cấp, kinh nghiệm và chứng chỉ bồi dưỡng, bước tiếp theo là ra quyết định bổ nhiệm bằng văn bản đúng thể thức. Nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua bước này hoặc làm sơ sài, dẫn tới rắc rối khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu xuất trình hồ sơ chứng minh tư cách người ký báo cáo tài chính.
Những nội dung bắt buộc phải có
- Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên doanh nghiệp, số quyết định và ngày ban hành theo đúng thể thức văn bản hành chính.
- Căn cứ pháp lý: điều lệ công ty, Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn hiện hành liên quan tới tiêu chuẩn kế toán trưởng.
- Họ tên đầy đủ, năm sinh, chức danh được bổ nhiệm là kế toán trưởng, kèm thông tin về bằng cấp và chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng đã có.
- Ngày quyết định có hiệu lực, và trong trường hợp thay thế người cũ thì ghi rõ kể từ ngày nào người mới chính thức đảm nhiệm.
- Chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Mẫu nội dung tham khảo
Căn cứ Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty Tên công ty, căn cứ Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành hiện hành, căn cứ hồ sơ năng lực và chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng của Họ tên, Giám đốc công ty Tên công ty quyết định bổ nhiệm Ông hoặc Bà Họ tên, sinh năm Năm sinh, giữ chức vụ Kế toán trưởng công ty kể từ ngày Ngày hiệu lực. Người được bổ nhiệm có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán theo đúng quy định pháp luật hiện hành và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về công việc được giao. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.
Lưu hồ sơ và cập nhật khi thay đổi
Quyết định bổ nhiệm nên lưu song song ở hai nơi: hồ sơ nhân sự của người được bổ nhiệm, và hồ sơ kế toán của doanh nghiệp để xuất trình khi cần đối chiếu cùng báo cáo tài chính. Khi kế toán trưởng nghỉ việc hoặc chuyển vị trí, doanh nghiệp cần ra quyết định miễn nhiệm và bổ nhiệm người mới kịp thời, tránh khoảng trống thời gian không có ai chính thức giữ vai trò này trong khi vẫn phát sinh nghiệp vụ kế toán hằng ngày.
Đưa vào phần mềm quản lý nhân sự để không quên gia hạn
Với doanh nghiệp có nhiều vị trí quản lý cần theo dõi hồ sơ bổ nhiệm, chứng chỉ hành nghề, thời hạn hợp đồng, việc lưu rải rác trên giấy dễ dẫn tới quên cập nhật khi có thay đổi nhân sự. Một phần mềm quản lý nhân sự có mục nhắc hạn hồ sơ giúp bộ phận nhân sự chủ động chuẩn bị trước khi tới hạn, thay vì phát hiện thiếu sót khi đã bị cơ quan chức năng nhắc nhở.
Lưu bản điện tử song song với bản giấy
Ngoài bản giấy có chữ ký gốc bắt buộc phải giữ, doanh nghiệp nên scan lưu thêm bản điện tử trong hệ thống quản lý tài liệu nội bộ, giúp tra cứu nhanh khi cần mà không phải lục tìm tủ hồ sơ, đặc biệt hữu ích khi kiểm toán hoặc thanh tra yêu cầu xuất trình gấp trong thời gian ngắn.
Trường hợp bổ nhiệm tạm thời hoặc kiêm nhiệm
Nếu doanh nghiệp bố trí một người tạm thời kiêm nhiệm vai trò kế toán trưởng trong lúc chờ tuyển người chính thức, quyết định nên ghi rõ đây là bổ nhiệm tạm thời, kèm thời hạn dự kiến, để tránh nhầm lẫn về tính chất lâu dài của vị trí khi đối chiếu hồ sơ về sau. Khi tìm được người chính thức, cần ra quyết định mới thay thế rõ ràng, không để hai quyết định cùng có hiệu lực song song gây khó hiểu, và nên thông báo bằng văn bản cho các bên liên quan như ngân hàng, đối tác đang cần xác nhận lại chữ ký kế toán trưởng mới của công ty.
Câu hỏi thường gặp
Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng có cần công chứng không
Không bắt buộc công chứng, đây là văn bản nội bộ của doanh nghiệp, chỉ cần có đầy đủ chữ ký và con dấu hợp lệ của người đại diện theo pháp luật là có giá trị sử dụng.
Doanh nghiệp mới thành lập chưa có kế toán trưởng có bắt buộc ra quyết định phụ trách kế toán không
Nên có văn bản phân công tạm thời người phụ trách kế toán để có căn cứ rõ ràng khi báo cáo tài chính hoặc chứng từ cần ghi tên người lập, tránh tình trạng không ai chính thức chịu trách nhiệm khi có sai sót.
Có mẫu quyết định thống nhất do nhà nước ban hành không
Không có mẫu bắt buộc thống nhất cho mọi doanh nghiệp, miễn quyết định thể hiện đầy đủ nội dung theo đúng thể thức văn bản hành chính và căn cứ pháp lý phù hợp, doanh nghiệp có thể tự soạn theo mẫu tham khảo.
Kế toán trưởng nghỉ đột xuất, chưa kịp bổ nhiệm người mới thì xử lý sao
Doanh nghiệp nên ra quyết định phân công tạm thời một người phụ trách kế toán ngay khi phát sinh khoảng trống, đồng thời khẩn trương tìm nhân sự đủ điều kiện để bổ nhiệm chính thức trong thời gian sớm nhất, tránh để khoảng trống kéo dài qua kỳ báo cáo.
Có cần thông báo với cơ quan thuế khi thay đổi kế toán trưởng không
Tùy quy định và thủ tục hành chính thuế hiện hành tại địa phương, một số trường hợp cần cập nhật thông tin người phụ trách kế toán trong hồ sơ đăng ký thuế của doanh nghiệp, nên liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị dịch vụ kế toán để thực hiện đúng thủ tục.
