Nhiều người mới tìm hiểu Power BI bị nhầm lẫn giữa Power BI Desktop và Power BI Service vì cả hai đều mang tên Power BI nhưng phục vụ hai việc khác nhau trong cùng một quy trình làm báo cáo. Hiểu đúng vai trò của từng bản giúp doanh nghiệp không mua nhầm gói dịch vụ không cần thiết ngay từ đầu.
Power BI Desktop: nơi dựng báo cáo
Power BI Desktop là phần mềm cài đặt trên Windows, nơi người dùng kết nối tới các nguồn dữ liệu như Excel, cơ sở dữ liệu, hay phần mềm kế toán, xây dựng các phép tính và dựng biểu đồ, bảng số liệu. Toàn bộ công đoạn thiết kế báo cáo diễn ra ở đây, và phần mềm hoàn toàn miễn phí để tải về và sử dụng cho việc dựng báo cáo cá nhân trên máy.
Power BI Service: nơi chia sẻ báo cáo
Sau khi dựng xong báo cáo trên Desktop, người dùng đăng tệp báo cáo đó lên Power BI Service, một nền tảng chạy trên trình duyệt, để đồng nghiệp hoặc quản lý có thể xem báo cáo mà không cần cài phần mềm. Power BI Service cũng là nơi thiết lập lịch tự động làm mới dữ liệu, phân quyền ai được xem báo cáo nào, và xem báo cáo trên ứng dụng điện thoại.
| Tiêu chí | Power BI Desktop | Power BI Service |
|---|---|---|
| Nơi chạy | Cài trên máy tính Windows | Trên trình duyệt và ứng dụng di động |
| Việc chính | Kết nối dữ liệu, dựng báo cáo | Chia sẻ, xem báo cáo, phân quyền |
| Chi phí | Miễn phí hoàn toàn | Có gói miễn phí giới hạn, gói trả phí theo người dùng khi cần chia sẻ rộng |
| Làm mới dữ liệu tự động | Không, phải mở lại tệp thủ công | Có, đặt lịch làm mới tự động theo giờ |
Khi nào chỉ cần dùng Desktop, chưa cần Service
Nếu chỉ có một người dùng báo cáo để tự phân tích, không cần chia sẻ cho ai khác xem thường xuyên, dùng riêng Power BI Desktop là đủ và hoàn toàn miễn phí. Đây là lựa chọn phù hợp cho chủ doanh nghiệp nhỏ muốn tự xem báo cáo doanh thu, tồn kho định kỳ mà chưa cần chia sẻ cho cả đội.
Khi nào cần nâng cấp lên gói Service trả phí
- Cần chia sẻ báo cáo cho nhiều người trong công ty xem thường xuyên, không chỉ gửi tệp qua email mỗi lần cập nhật.
- Cần dữ liệu tự động cập nhật theo lịch, ví dụ mỗi sáng báo cáo doanh thu tự làm mới mà không cần ai mở lại tệp.
- Cần phân quyền chi tiết, ví dụ trưởng phòng kinh doanh chỉ xem được số liệu của phòng mình, không xem được số liệu phòng khác.
ALODEV hỗ trợ dựng dashboard Power BI thế nào
ALODEV có thể hỗ trợ kết nối Power BI trực tiếp với dữ liệu từ phần mềm bán hàng hoặc kế toán doanh nghiệp đang dùng, thiết kế báo cáo theo đúng chỉ số quản lý thật sự cần theo dõi thay vì áp một mẫu báo cáo có sẵn không khớp với cách vận hành của doanh nghiệp.
Kết hợp Power BI với công cụ hiện có thay vì thay thế hoàn toàn
Nhiều doanh nghiệp lo ngại rằng đưa Power BI vào nghĩa là phải bỏ hết các bảng tính Excel đang dùng quen thuộc. Thực tế Power BI có thể kết nối trực tiếp tới các tệp Excel đó, giữ nguyên thói quen nhập liệu hiện tại của nhân viên trong khi vẫn có được lớp báo cáo trực quan phía trên, giúp quá trình chuyển đổi nhẹ nhàng hơn nhiều so với việc thay toàn bộ công cụ đang dùng cùng lúc.
Vai trò của người quản trị báo cáo trong doanh nghiệp
Khi đã có nhiều báo cáo được đăng lên Power BI Service, nên chỉ định một người làm quản trị chung, chịu trách nhiệm sắp xếp không gian làm việc, đặt tên báo cáo nhất quán, và rà soát định kỳ báo cáo nào không còn ai xem để dọn bớt, tránh tình trạng có hàng chục báo cáo cũ không cập nhật gây rối cho người tìm báo cáo mới cần dùng.
Chi phí license nên tính vào ngân sách nào
Chi phí license Power BI Service thường nên được tính vào ngân sách công nghệ thông tin hoặc ngân sách quản trị chung của doanh nghiệp, không nên để từng phòng ban tự trả riêng lẻ, vì báo cáo thường được nhiều phòng ban cùng dùng chung một nền tảng. Việc gộp chi phí về một đầu mối cũng giúp dễ theo dõi tổng chi phí phần mềm hằng năm của toàn doanh nghiệp hơn.
Câu hỏi thường gặp
Power BI có chạy được trên macOS không
Power BI Desktop chỉ chạy trên Windows. Người dùng máy Mac có thể xem báo cáo đã đăng qua trình duyệt trên Power BI Service, nhưng để dựng báo cáo mới cần một máy Windows hoặc máy ảo Windows.
Học Power BI có khó với người không rành kỹ thuật không
Các thao tác cơ bản như kéo thả trường dữ liệu để tạo biểu đồ khá trực quan và người không chuyên kỹ thuật có thể tự học qua các khóa học cơ bản. Phần khó hơn nằm ở việc viết công thức tính toán phức tạp, thường cần người có nền tảng về dữ liệu hỗ trợ.
Có thể kết nối Power BI với phần mềm kế toán đang dùng không
Phần lớn phần mềm kế toán phổ biến đều hỗ trợ xuất dữ liệu ra Excel hoặc có kết nối trực tiếp, Power BI có thể lấy dữ liệu từ các nguồn này để dựng báo cáo, miễn là dữ liệu xuất ra có cấu trúc rõ ràng.
Gói Power BI trả phí tính chi phí theo cách nào
Thường tính theo số người dùng cần xem báo cáo trên Service mỗi tháng, doanh nghiệp nên xem bảng giá chính thức hiện hành của nhà cung cấp để tính đúng chi phí theo số lượng người dùng thực tế của mình.
Dữ liệu trên Power BI Service có an toàn không
Dữ liệu được lưu trên hạ tầng đám mây của nhà cung cấp với các lớp bảo mật và phân quyền riêng, doanh nghiệp nên thiết lập phân quyền xem báo cáo cẩn thận, đặc biệt với báo cáo chứa số liệu tài chính hoặc lương nhạy cảm.
