Cửa hàng sơn khác hầu hết các cửa hàng bán lẻ ở một điểm: phần lớn sản phẩm bán ra không có sẵn trên kệ mà được làm ra ngay tại quầy. Khách chọn một mã màu trên quạt màu, nhân viên lấy lon sơn gốc, máy pha bơm các loại tinh màu theo công thức, và sản phẩm cuối cùng là một lon sơn chỉ tồn tại sau khi pha. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn vì vậy phải quản lý được hai thứ cùng lúc: hàng thành phẩm như cửa hàng bình thường, và nguyên liệu pha màu như một xưởng nhỏ.
Khi lên tới chuỗi nhiều cửa hàng, bài toán thêm một lớp: công thức, giá và tồn kho phải thống nhất giữa các điểm. Bài viết đi qua nghiệp vụ đặc thù của ngành sơn, tiêu chí chọn phần mềm tương ứng, giới hạn của các lựa chọn miễn phí, và các sai lầm hay gặp.
Nghiệp vụ pha màu mà phần mềm phải hiểu
Sơn gốc và tinh màu
Hệ pha màu của các hãng sơn thường gồm hai loại nguyên liệu. Sơn gốc (thường gọi là base) có vài loại cho từng dòng sản phẩm, khác nhau ở độ trắng để pha được dải màu từ nhạt tới đậm. Tinh màu là các chất màu đậm đặc, được máy bơm theo lượng rất nhỏ. Một mã màu là một công thức: dùng sơn gốc loại nào, dung tích bao nhiêu, và bao nhiêu lượng của từng tinh màu.
Hệ quả với tồn kho: sơn gốc tính theo lon, thùng như hàng thường, còn tinh màu tiêu hao theo ml qua từng lần pha. Nếu phần mềm chỉ ghi nhận bán một lon sơn mã màu X, tồn tinh màu sẽ không bao giờ khớp, và cửa hàng không biết lúc nào cần đặt thêm tinh màu cho tới khi máy báo hết.
Công thức màu thường nằm ở phần mềm của máy pha
Máy pha màu thường đi kèm phần mềm của hãng sơn, chứa sẵn cơ sở dữ liệu công thức theo quạt màu của hãng. Phần mềm quản lý cửa hàng hiếm khi thay được phần mềm này, và cũng không nên thay. Câu hỏi thực tế là hai phần mềm nói chuyện với nhau thế nào: nhân viên nhập lại mã màu và lượng tinh màu bằng tay, hay dữ liệu lần pha được lấy tự động. Phần lớn cửa hàng đang làm bằng tay, nên phần mềm quản lý tối thiểu phải cho nhập mã màu nhanh và tự trừ nguyên liệu theo một công thức đã lưu.
Giá bán theo mã màu
Cùng một dòng sơn, cùng dung tích, màu đậm thường dùng sơn gốc khác và nhiều tinh màu hơn, nên giá có thể khác màu nhạt. Nhiều hãng chia mã màu thành các nhóm giá. Phần mềm cần tính được giá theo dòng sơn, dung tích và nhóm giá của mã màu, không phải một giá cố định cho mỗi lon.
Lưu lịch sử pha để pha lại đúng màu
Khách sơn dở công trình quay lại mua thêm là chuyện thường. Nếu cửa hàng không lưu công thức đã pha cho khách đó, và đặc biệt nếu lần trước có chỉnh tay cho khớp màu mẫu, lần pha sau dễ lệch màu nhìn thấy được trên tường. Phần mềm nên lưu mỗi lần pha gắn với khách hoặc công trình: mã màu, dòng sơn, dung tích, công thức thực tế và ngày pha, và tìm lại được theo số điện thoại khách.
Sơn đã pha không trả lại được
Sơn gốc chưa pha có thể đổi trả theo chính sách cửa hàng, sơn đã pha thì gần như không bán lại được cho khách khác. Phần mềm cần phân biệt hai loại khi xử lý trả hàng, và nên cảnh báo khi nhân viên pha số lượng vượt nhiều so với đơn đặt.
Tồn kho sơn: lon, thùng và hạn dùng
- Cùng một sản phẩm có nhiều quy cách: lon nhỏ, lon vừa, thùng lớn, dung tích cụ thể tuỳ hãng. Mỗi quy cách là một mã hàng riêng, không quy đổi được vì không ai mở thùng lớn để chiết ra lon nhỏ.
- Sơn gốc và tinh màu có lô sản xuất và hạn dùng. Tinh màu để lâu có thể lắng, ảnh hưởng độ chính xác khi pha.
- Ngoài sơn, cửa hàng bán kèm bột bả, sơn lót, chống thấm, cọ, rulo, băng keo. Nhóm này là hàng bán lẻ bình thường.
- Hàng khuyến mãi của hãng (tặng kèm, quà cho thợ) cần theo dõi riêng để đối chiếu với hãng.
Bài toán riêng của chuỗi cửa hàng sơn
Công thức và giá thống nhất
Khi có nhiều cửa hàng, cùng một mã màu phải ra cùng một màu và cùng một giá ở mọi điểm. Công thức tự chỉnh tại một cửa hàng mà không đồng bộ về trung tâm là nguồn gốc của khiếu nại. Phần mềm cho chuỗi cần một danh mục công thức và bảng giá quản lý tập trung, cửa hàng chỉ dùng, không tự sửa.
Điều chuyển giữa chi nhánh
Khách cần một lượng lớn cùng dòng sơn gốc mà cửa hàng gần nhất không đủ, phải lấy từ chi nhánh khác. Phiếu điều chuyển phải có bên xuất, bên nhận, và trạng thái hàng đang trên đường, để tồn không bị cộng hai lần hoặc biến mất.
Chương trình cho thợ sơn
Trong ngành sơn, thợ sơn và nhà thầu nhỏ thường là người quyết định mua ở đâu. Nhiều cửa hàng và nhiều hãng có chương trình tích điểm, thưởng hoặc chiết khấu cho thợ. Phần mềm cần ghi được thợ nào giới thiệu đơn nào, tính điểm hoặc thưởng theo quy tắc của cửa hàng, và tách khỏi chương trình của hãng để đối chiếu riêng. Đây là phần các phần mềm bán lẻ chung thường không có sẵn.
Đại lý nhiều hãng
Chuỗi bán nhiều hãng sơn thì mỗi hãng có quạt màu, hệ tinh màu, chính sách chiết khấu và thưởng doanh số riêng. Báo cáo doanh số cần tách được theo hãng để đối chiếu và đàm phán.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn
- Quản lý được sơn gốc theo quy cách và tinh màu theo ml, tự trừ tinh màu theo công thức mỗi lần pha.
- Tính giá theo dòng sơn, dung tích và nhóm giá của mã màu.
- Lưu lịch sử pha theo khách và công trình, tìm lại theo số điện thoại.
- Phân biệt sơn đã pha và chưa pha khi trả hàng.
- Danh mục công thức và bảng giá quản lý tập trung cho cả chuỗi.
- Phiếu điều chuyển giữa chi nhánh có trạng thái đang vận chuyển.
- Chương trình tích điểm, thưởng cho thợ theo quy tắc riêng.
- Báo cáo doanh số, lãi gộp theo hãng, theo cửa hàng, theo nhóm hàng.
- Lô và hạn dùng cho sơn gốc, tinh màu.
- Cách lấy dữ liệu từ phần mềm máy pha màu: nhập tay nhanh, nhập tệp, hay kết nối trực tiếp. Hỏi rõ trước khi chọn.
- Xuất được toàn bộ dữ liệu, đặc biệt là lịch sử pha của khách.
Lựa chọn miễn phí dùng được tới đâu
Với một cửa hàng sơn đơn lẻ mới mở, gói miễn phí của phần mềm bán hàng thuê bao hoặc bảng tính vẫn dùng được cho phần hàng thành phẩm và công nợ. Nhưng hầu như không có lựa chọn miễn phí nào hiểu được nghiệp vụ pha màu: không trừ tinh màu theo công thức, không có giá theo nhóm màu. Cách làm tạm phổ biến là coi mỗi lần pha là bán một lon sơn gốc, còn tinh màu kiểm kê định kỳ bằng mắt. Cách này chấp nhận được với một cửa hàng. Với chuỗi, sai lệch tinh màu và công thức không đồng bộ giữa các điểm sẽ lớn dần theo số cửa hàng.
Khi nào cần phần mềm làm riêng
Phần mềm bán hàng đóng gói cho ngành vật liệu, trang trí nội thất có thể đủ cho chuỗi nhỏ nếu chấp nhận quản lý tinh màu ở mức gần đúng. Phần mềm làm theo yêu cầu có lý do khi chuỗi cần một trong các điều sau: kết nối trực tiếp với phần mềm máy pha màu để lấy công thức thực tế, chương trình thợ sơn với quy tắc riêng mà phần mềm có sẵn không cấu hình được, bán đa hãng với chính sách đối chiếu phức tạp, hoặc cổng riêng cho thợ và nhà thầu tự tra lịch sử màu, đặt hàng. Trước khi quyết, nên đo xem mỗi tháng mất bao nhiêu tinh màu không giải thích được và bao nhiêu lần khiếu nại lệch màu. Hai con số đó cho biết việc đầu tư có đáng không.
Sai lầm hay gặp
- Bán sơn đã pha như một mã hàng cố định, không ghi mã màu. Về sau không biết màu nào bán chạy và không pha lại được cho khách.
- Để mỗi cửa hàng tự sửa công thức và giá, không có danh mục chung.
- Không tách chương trình của hãng với chương trình riêng của cửa hàng cho thợ, cuối kỳ không đối chiếu được thưởng với hãng.
- Tính lãi gộp theo giá sơn gốc mà bỏ qua tinh màu, làm lãi của màu đậm bị thổi phồng.
- Nhập tồn tinh màu ban đầu theo số lọ mà không theo dung tích còn lại trong máy.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý cửa hàng sơn có thay được phần mềm máy pha màu không?
Thường là không, và không nên. Phần mềm máy pha giữ cơ sở dữ liệu công thức của hãng và điều khiển máy. Phần mềm quản lý cửa hàng lo bán hàng, tồn kho, công nợ, và nên nhận dữ liệu từ lần pha để trừ nguyên liệu.
Quản lý tồn tinh màu thế nào cho đúng?
Mỗi lần pha, trừ lượng tinh màu theo công thức thực tế. Định kỳ đối chiếu với lượng còn trong máy và lập phiếu điều chỉnh phần chênh lệch. Chênh lệch đều đặn ở một cửa hàng là dấu hiệu cần xem lại thao tác hoặc máy.
Có phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn miễn phí không?
Có gói miễn phí của phần mềm bán hàng chung, dùng được cho phần hàng thành phẩm. Chưa thấy lựa chọn miễn phí nào xử lý nghiệp vụ pha màu và đồng bộ công thức cho chuỗi, nên chuỗi cửa hàng sơn gần như chắc chắn cần bản trả phí hoặc làm riêng.
Làm sao pha lại đúng màu cho khách mua thêm?
Lưu mỗi lần pha gắn với khách hoặc công trình, gồm công thức thực tế sau khi đã chỉnh. Khi khách quay lại, tra theo số điện thoại và pha theo công thức đó, và nên khuyên khách mua đủ lượng cho cả bề mặt trong một lần để tránh lệch giữa các mẻ.
