Cửa hàng vật tư nông nghiệp bán bốn nhóm hàng rất khác nhau dưới một mái nhà: thuốc bảo vệ thực vật có hạn dùng và chịu quản lý chặt, phân bón nặng và cồng kềnh, giống cây trồng theo mùa, và dụng cụ nông nghiệp như cửa hàng bình thường. Thêm vào đó là đặc điểm tài chính riêng của ngành: phần lớn nông dân mua chịu đầu vụ và trả sau thu hoạch. Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp phải xử lý được cả hai mặt này, nếu không cửa hàng sẽ tiếp tục với cuốn sổ nợ dày và những chai thuốc hết hạn nằm cuối kệ.
Bài viết đi qua các nghiệp vụ đặc thù, các yêu cầu pháp lý liên quan tới việc chọn phần mềm, tiêu chí chọn, lựa chọn miễn phí và những sai lầm hay gặp.
Thuốc bảo vệ thực vật: lô, hạn dùng và danh mục
Theo dõi lô và hạn dùng
Mỗi chai, gói thuốc bảo vệ thực vật có số lô và hạn sử dụng. Thuốc quá hạn không được bán và phải xử lý theo quy định về chất thải nguy hại, tức là mất trắng giá trị hàng và còn tốn chi phí xử lý. Phần mềm cần ghi lô và hạn dùng ngay khi nhập hàng, bán theo nguyên tắc lô hết hạn trước xuất trước, và có báo cáo hàng sắp hết hạn theo khoảng thời gian cửa hàng tự đặt, ví dụ ba tháng, để kịp đổi trả với nhà cung cấp hoặc ưu tiên bán.
Danh mục thuốc được phép sử dụng thay đổi theo thời gian
Danh mục thuốc bảo vệ thực vật được phép sử dụng và cấm sử dụng tại Việt Nam do Bộ Nông nghiệp và Môi trường (trước đây là Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn) ban hành và cập nhật định kỳ bằng thông tư. Hoạt chất bị loại khỏi danh mục thường có một khoảng thời gian chuyển tiếp để buôn bán và sử dụng hết hàng trước khi bị cấm hẳn. Ví dụ đã được nhiều người biết là glyphosate, bị loại khỏi danh mục năm 2019.
Với phần mềm, điều này có nghĩa là mỗi mặt hàng thuốc nên ghi được hoạt chất và có trạng thái được phép bán, hạn chót bán nếu đang trong giai đoạn chuyển tiếp. Phần mềm không tự biết danh mục mới, nên cửa hàng phải cập nhật khi có văn bản mới. Nhưng một khi đã đánh dấu, phần mềm chặn được việc bán nhầm và liệt kê được tồn còn lại của hoạt chất đó để xử lý trước hạn.
Điều kiện buôn bán
Theo Luật Bảo vệ và kiểm dịch thực vật 2013 và Nghị định 66/2016/NĐ-CP, cửa hàng buôn bán thuốc bảo vệ thực vật cần giấy chứng nhận đủ điều kiện buôn bán, và người trực tiếp bán cần chứng nhận bồi dưỡng chuyên môn về thuốc bảo vệ thực vật. Với phân bón, Luật Trồng trọt 2018 và Nghị định 84/2019/NĐ-CP quy định điều kiện buôn bán phân bón. Phần mềm không thay được các giấy tờ này, nhưng lưu được ngày hết hạn của giấy chứng nhận để nhắc gia hạn. Các văn bản trên có thể đã được sửa đổi, bổ sung, nên cần kiểm tra với cơ quan chuyên ngành tại địa phương.
Bán chịu theo mùa vụ: công nợ khác hẳn bán lẻ thông thường
Ở nhiều vùng, nông dân lấy phân, thuốc, giống từ đầu vụ và thanh toán sau khi thu hoạch, có khi nợ gối qua nhiều vụ. Cửa hàng vật tư thực chất đang cấp tín dụng cho khách. Những gì phần mềm cần có:
- Ghi nợ theo khách và theo vụ, ví dụ vụ đông xuân, vụ hè thu, hoặc theo loại cây như vụ cà phê, vụ lúa. Khi thu nợ, biết đang thu cho vụ nào.
- Hạn thanh toán dự kiến theo thời điểm thu hoạch, không phải theo số ngày cố định như công nợ thương mại.
- Thu nợ từng phần, thu bằng tiền mặt, chuyển khoản, hoặc cấn trừ bằng nông sản nếu cửa hàng có thu mua.
- Tính lãi hoặc chênh lệch giá bán chịu nếu cửa hàng có áp dụng, và ghi rõ trên phiếu để minh bạch với khách.
- In hoặc gửi được sổ nợ chi tiết từng món, từng ngày cho khách đối chiếu, vì tranh chấp công nợ cuối vụ là chuyện thường gặp.
- Báo cáo tổng nợ theo vụ và theo vùng, để chủ cửa hàng biết mình đang cấp tín dụng bao nhiêu và quyết định có tiếp tục bán chịu hay không.
Những nghiệp vụ còn lại
- Đơn vị tính: phân bón theo bao (thường 25 hoặc 50 kg) và theo kg khi bán lẻ; thuốc theo chai, gói với nhiều dung tích; giống theo kg, gói, hoặc bao. Cần quy đổi đơn vị như ngành vật liệu.
- Hàng theo mùa: nhu cầu dồn vào đầu vụ, cửa hàng phải nhập trước. Báo cáo bán hàng theo cùng kỳ vụ trước giúp dự tính lượng nhập.
- Nhập từ đại lý cấp trên hoặc công ty, thường có chính sách chiết khấu, thưởng sản lượng theo vụ. Cần công nợ nhà cung cấp và đối chiếu thưởng.
- Tư vấn kỹ thuật: người bán thường tư vấn thuốc theo bệnh trên cây. Ghi lại đã tư vấn gì cho khách nào, cho cây gì giúp chăm sóc lại và có căn cứ khi khách phản hồi hiệu quả.
- Khách phần lớn là nông hộ quen, nhiều người không có địa chỉ chính xác. Tìm khách theo số điện thoại và theo tên thôn, xóm hữu ích hơn mã khách hàng.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp
- Lô và hạn dùng bắt buộc khi nhập thuốc bảo vệ thực vật, bán theo lô hết hạn trước.
- Báo cáo hàng sắp hết hạn theo khoảng thời gian tự đặt.
- Ghi được hoạt chất và trạng thái được phép bán, chặn bán mặt hàng đã đánh dấu ngừng.
- Công nợ theo khách và theo vụ, hạn thanh toán theo mùa thu hoạch, thu nợ từng phần.
- In hoặc gửi sổ nợ chi tiết cho khách đối chiếu.
- Đơn vị quy đổi bao, kg, chai, gói với giá riêng.
- Báo cáo bán hàng so cùng kỳ vụ trước.
- Công nợ nhà cung cấp và theo dõi chương trình thưởng của đại lý cấp trên.
- Chạy được khi mạng yếu, vì nhiều cửa hàng ở vùng nông thôn có kết nối không ổn định.
- Giao diện đủ đơn giản cho người lớn tuổi dùng, chữ đủ to trên điện thoại.
- Xuất được toàn bộ dữ liệu, đặc biệt là công nợ nhiều vụ.
Lựa chọn miễn phí và giới hạn
- Sổ tay: vẫn là công cụ phổ biến nhất cho công nợ mùa vụ, vì linh hoạt. Yếu ở chỗ không tổng hợp được, không cảnh báo hạn dùng, và mất sổ là mất nợ.
- Bảng tính Excel hoặc Google Sheets: làm tốt sổ nợ theo vụ nếu thiết kế cột vụ ngay từ đầu. Theo dõi hạn dùng bằng bảng tính được nhưng phải tự lọc, không có ai nhắc.
- Gói miễn phí của phần mềm bán hàng thuê bao: có quầy bán, công nợ cơ bản, một số có lô và hạn dùng. Thường không có công nợ theo vụ và hạn thanh toán theo mùa, cửa hàng phải dùng mẹo như ghi vụ vào phần ghi chú.
Với cửa hàng nhỏ, ghép gói miễn phí của phần mềm bán hàng cho quầy với bảng tính cho sổ nợ theo vụ là cách khởi đầu hợp lý. Khi tổng nợ treo đầu vụ đã lớn tới mức sai một dòng là mất một khoản đáng kể, nên chuyển sang phần mềm có công nợ mùa vụ thật sự.
Khi nào cần phần mềm làm riêng
Phần mềm đóng gói đủ cho phần lớn cửa hàng một điểm. Làm riêng có lý do khi cửa hàng là đại lý cấp một phân phối cho nhiều cửa hàng cấp hai với chính sách riêng từng điểm, khi vừa bán vật tư vừa thu mua nông sản và cần cấn trừ nợ bằng nông sản theo giá từng ngày, hoặc khi muốn ứng dụng cho nông dân tự xem nợ, đặt hàng, nhận lịch nhắc phun thuốc. Đây là các mô hình có dòng tiền và nghiệp vụ vượt khỏi bán lẻ, phần mềm bán lẻ chung khó cấu hình cho vừa.
Sai lầm hay gặp
- Nhập thuốc không ghi lô và hạn dùng vì vội, phần mềm không cảnh báo được gì, mất đúng lợi ích lớn nhất.
- Chuyển sổ nợ giấy vào phần mềm thành một con số tổng mỗi khách, khách không nhận khi không thấy chi tiết từng món.
- Không cập nhật trạng thái khi hoạt chất bị loại khỏi danh mục, tiếp tục nhập hàng sắp bị cấm.
- Không đặt hạn mức nợ, cho nợ gối nhiều vụ mà không ai nhìn thấy tổng.
- Chọn phần mềm giao diện phức tạp, người bán lớn tuổi không dùng, quay về ghi sổ.
Câu hỏi thường gặp
Có phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp miễn phí không?
Có gói miễn phí của phần mềm bán hàng chung và bảng tính tự dựng. Chúng đủ cho quầy bán và công nợ cơ bản, nhưng thường thiếu công nợ theo vụ và kiểm soát hoạt chất bị loại khỏi danh mục.
Phần mềm có tự cập nhật danh mục thuốc bảo vệ thực vật cấm không?
Phần lớn là không. Cửa hàng cần theo dõi văn bản mới của cơ quan quản lý và đánh dấu trong phần mềm. Nếu nhà cung cấp phần mềm nói có cập nhật tự động, hãy hỏi nguồn dữ liệu và tần suất cập nhật.
Quản lý công nợ bán chịu theo mùa vụ bằng Excel thế nào?
Mỗi phiếu bán chịu một dòng, có cột khách, cột vụ, cột ngày, cột số tiền; mỗi lần thu một dòng ở trang riêng, cũng có cột vụ. Nợ còn lại tính bằng công thức cộng theo khách và vụ, không gõ tay. Giữ nguyên lịch sử, sai thì thêm dòng điều chỉnh.
Cửa hàng nhỏ có cần theo dõi lô thuốc không?
Nên có, vì thuốc hết hạn là mất trắng giá trị hàng và còn tốn chi phí xử lý. Chỉ cần ghi hạn dùng khi nhập và xem danh sách sắp hết hạn mỗi tháng là đã tránh được phần lớn thiệt hại.
