Rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ dùng lẫn lộn các thuật ngữ kế toán nội bộ, kế toán thuế và kế toán trưởng, coi đó là cùng một người làm mọi việc liên quan tới sổ sách. Ở doanh nghiệp rất nhỏ điều này đúng trên thực tế, nhưng khi doanh nghiệp lớn dần, hiểu đúng phạm vi từng vai trò giúp phân công công việc rõ ràng hơn và tránh chồng chéo trách nhiệm.
Kế toán nội bộ làm những việc gì
Kế toán nội bộ ghi nhận toàn bộ giao dịch phát sinh trong doanh nghiệp, kể cả những khoản không xuất hóa đơn hoặc không cần kê khai thuế, nhằm phục vụ việc theo dõi dòng tiền, chi phí thực tế theo từng bộ phận, và lập báo cáo quản trị cho chủ doanh nghiệp ra quyết định. Số liệu kế toán nội bộ thường chi tiết và cập nhật thường xuyên hơn số liệu nộp cho cơ quan thuế.
Khác kế toán thuế ở mục đích sử dụng số liệu
| Vai trò | Mục đích chính | Số liệu phục vụ ai |
|---|---|---|
| Kế toán nội bộ | Theo dõi chi tiết để ra quyết định quản lý | Chủ doanh nghiệp, quản lý các phòng ban |
| Kế toán thuế | Kê khai và nộp thuế đúng quy định | Cơ quan thuế |
| Kế toán trưởng | Tổ chức bộ máy kế toán, ký xác nhận báo cáo | Cơ quan quản lý, kiểm toán, ngân hàng khi cần |
Một doanh nghiệp có thể có số liệu kế toán nội bộ chi tiết hơn số liệu kê khai thuế, ví dụ ghi nhận cả chi phí không có hóa đơn hợp lệ để biết chính xác lợi nhuận thực tế, trong khi báo cáo thuế chỉ ghi nhận các khoản đủ điều kiện là chi phí được trừ theo quy định.
Khác kế toán trưởng ở phạm vi trách nhiệm
Kế toán nội bộ có thể là một hoặc nhiều nhân viên phụ trách từng mảng như công nợ, chi phí, thu chi, trong khi kế toán trưởng là người đứng đầu, chịu trách nhiệm tổ chức toàn bộ công tác kế toán và có tư cách pháp lý để ký xác nhận báo cáo tài chính chính thức cùng người đại diện theo pháp luật. Một nhân viên kế toán nội bộ giỏi chuyên môn nhưng chưa đủ điều kiện theo luật vẫn không thể đảm nhiệm vai trò kế toán trưởng.
Phần mềm giúp phân tách công việc rõ ràng hơn
Một phần mềm kế toán có phân quyền theo vai trò giúp kế toán nội bộ nhập liệu và xem báo cáo quản trị chi tiết, trong khi kế toán thuế chỉ thao tác trên phần dữ liệu liên quan tới kê khai, và kế toán trưởng có quyền soát xét, khóa sổ cuối kỳ. Cách phân quyền này giảm rủi ro một người sửa nhầm số liệu thuộc phạm vi của người khác.
ALODEV hỗ trợ dựng báo cáo quản trị nội bộ
ALODEV có thể tư vấn dựng dashboard báo cáo quản trị riêng cho chủ doanh nghiệp dựa trên dữ liệu kế toán nội bộ, tách bạch rõ với báo cáo thuế chính thức, giúp chủ doanh nghiệp nhìn được bức tranh lợi nhuận thực tế theo thời gian gần thực mà không cần chờ tới kỳ quyết toán.
Tuyển dụng vị trí kế toán nội bộ cần chú ý gì
Khi tuyển kế toán nội bộ, nên ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm thực tế với loại hình doanh nghiệp tương tự về ngành nghề và quy mô, vì cách ghi nhận chi phí giữa ngành sản xuất, thương mại và dịch vụ khác nhau khá nhiều. Kỹ năng dùng thành thạo phần mềm kế toán và Excel cũng quan trọng không kém bằng cấp, vì phần lớn công việc hằng ngày là thao tác trên các công cụ này.
Lộ trình phát triển nghề nghiệp từ kế toán nội bộ
Kế toán nội bộ có kinh nghiệm và tích lũy đủ điều kiện về bằng cấp, chứng chỉ bồi dưỡng có thể tiến lên vị trí kế toán trưởng trong tương lai, hoặc chuyển hướng chuyên sâu sang phân tích tài chính, kiểm soát nội bộ tùy theo định hướng cá nhân. Doanh nghiệp nên trao đổi rõ lộ trình phát triển này với nhân viên tiềm năng để giữ chân người giỏi thay vì để họ tìm cơ hội thăng tiến ở công ty khác.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp siêu nhỏ có bắt buộc phải có kế toán nội bộ riêng không
Không bắt buộc, doanh nghiệp siêu nhỏ có thể thuê dịch vụ kế toán ngoài đảm nhiệm cả phần kê khai thuế lẫn báo cáo nội bộ đơn giản, chỉ cần đảm bảo có người theo dõi dòng tiền hằng ngày dù không giữ chức danh chính thức.
Số liệu kế toán nội bộ có được dùng để vay vốn ngân hàng không
Ngân hàng thường yêu cầu báo cáo tài chính đã qua kế toán trưởng ký xác nhận hoặc đã kiểm toán, số liệu kế toán nội bộ chi tiết hơn có thể dùng làm tài liệu bổ sung nhưng không thay thế báo cáo tài chính chính thức.
Kế toán nội bộ có cần bằng cấp chuyên ngành không
Không có yêu cầu bắt buộc chặt chẽ như kế toán trưởng, nhưng nên có kiến thức kế toán cơ bản để đảm bảo số liệu ghi nhận chính xác và nhất quán, tránh sai lệch ảnh hưởng tới các báo cáo phái sinh sau này.
Chênh lệch giữa số liệu nội bộ và số liệu thuế có phải là vấn đề không
Có sự khác biệt là bình thường vì mục đích ghi nhận khác nhau, nhưng doanh nghiệp cần có khả năng giải trình rõ ràng nguồn gốc chênh lệch khi cần, tránh nhầm lẫn giữa chênh lệch hợp lý và sai sót ghi chép.
Một người có thể vừa là kế toán nội bộ vừa là kế toán trưởng không
Có thể, nếu người đó đáp ứng đủ điều kiện tiêu chuẩn kế toán trưởng theo quy định, đây là mô hình phổ biến ở doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ khi chưa cần tách riêng nhiều vị trí.
