Chủ doanh nghiệp thường quản lý bằng cách mở nhiều tệp Excel khác nhau mỗi sáng: một tệp doanh thu, một tệp tồn kho, một tệp công nợ, rồi tự cộng trừ trong đầu để có bức tranh tổng thể. Power BI ra đời để giải quyết đúng việc gộp các nguồn số liệu rời rạc đó về một nơi, hiển thị dưới dạng biểu đồ dễ đọc thay vì hàng nghìn dòng số trong bảng tính.
Power BI giải quyết vấn đề gì
Vấn đề phổ biến của doanh nghiệp vừa và nhỏ là dữ liệu nằm rải rác: doanh thu ở phần mềm bán hàng, chi phí ở phần mềm kế toán, tồn kho ở một bảng tính riêng. Power BI kết nối trực tiếp tới các nguồn này, tự động gộp lại và cho phép dựng báo cáo tổng hợp mà không cần copy dữ liệu qua lại thủ công mỗi ngày, giảm sai sót do nhập tay và tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo cuối tuần.
Doanh nghiệp nào nên bắt đầu dùng Power BI
- Có từ hai nguồn dữ liệu trở lên cần xem cùng lúc để ra quyết định, ví dụ đối chiếu doanh thu với tồn kho theo từng ngày.
- Có nhu cầu xem báo cáo thường xuyên hơn một lần mỗi tháng, việc tự tổng hợp thủ công mỗi lần tốn nhiều thời gian.
- Có nhiều người trong công ty cần xem cùng một bộ số liệu nhưng theo góc nhìn khác nhau, ví dụ trưởng phòng kinh doanh chỉ cần xem doanh thu phòng mình.
Khi nào chưa cần Power BI, dùng Excel là đủ
Nếu doanh nghiệp chỉ có một nguồn dữ liệu duy nhất, số lượng giao dịch còn ít, và chỉ một người cần xem báo cáo, một bảng tính Excel có vài công thức tổng hợp cơ bản thường đã đủ dùng mà không cần học thêm công cụ mới. Đầu tư Power BI khi dữ liệu còn đơn giản có thể tốn thời gian học và thiết lập không tương xứng với lợi ích mang lại, và đôi khi khiến người phụ trách mất nhiều thời gian học công cụ hơn là thời gian dành cho công việc chính hằng ngày.
Power BI hay dashboard tự xây riêng, chọn cái nào
| Tiêu chí | Power BI | Dashboard tự xây riêng |
|---|---|---|
| Thời gian triển khai ban đầu | Nhanh hơn nếu dữ liệu đã có cấu trúc rõ ràng | Chậm hơn vì cần lập trình theo yêu cầu riêng |
| Tùy biến sâu theo nghiệp vụ đặc thù | Có giới hạn theo khả năng của công cụ | Tùy biến gần như không giới hạn |
| Chi phí ban đầu | Thấp hơn, tận dụng công cụ có sẵn | Cao hơn vì phải phát triển riêng |
| Phù hợp nhất khi | Nghiệp vụ báo cáo tương đối chuẩn, phổ biến | Nghiệp vụ đặc thù, cần tính năng tương tác riêng không có sẵn |
ALODEV hỗ trợ chọn hướng đi phù hợp
Với khách hàng phân vân giữa dùng Power BI có sẵn hay đầu tư dashboard tự xây, ALODEV thường bắt đầu bằng việc khảo sát dữ liệu thực tế doanh nghiệp đang có và câu hỏi quản lý cần trả lời hằng ngày, từ đó đề xuất phương án phù hợp với ngân sách thay vì mặc định khuyên dùng công cụ đắt tiền nhất.
Chuẩn bị dữ liệu trước khi dựng báo cáo
Dù chọn Power BI hay bất kỳ công cụ nào khác, chất lượng báo cáo cuối cùng phụ thuộc phần lớn vào chất lượng dữ liệu đầu vào. Dữ liệu nhập không nhất quán, ví dụ cùng một sản phẩm nhưng đặt tên khác nhau ở các lần nhập khác nhau, sẽ khiến báo cáo tổng hợp sai lệch dù công cụ dựng báo cáo có mạnh tới đâu. Nên dành thời gian chuẩn hóa cách đặt tên và nhập liệu trước khi bắt tay vào dựng báo cáo trực quan.
Tránh phụ thuộc vào một người duy nhất biết dựng báo cáo
Một rủi ro thường gặp là chỉ một nhân viên trong công ty biết cách chỉnh sửa báo cáo Power BI, khi người đó nghỉ việc thì không ai duy trì được báo cáo tiếp theo. Nên có ít nhất hai người được đào tạo cơ bản về cách kết nối dữ liệu và chỉnh sửa báo cáo, đồng thời lưu lại tài liệu mô tả cách các báo cáo hiện có được xây dựng để người kế nhiệm dễ tiếp quản mà không phải dựng lại từ đầu.
Khi nào nên nhờ đơn vị ngoài hỗ trợ dựng báo cáo
Với báo cáo cần tính toán phức tạp, kết nối nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, hoặc cần thiết kế giao diện chuyên nghiệp để trình bày cho nhà đầu tư, doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê đơn vị ngoài có kinh nghiệm dựng lần đầu, sau đó đào tạo lại đội nội bộ để tự bảo trì và cập nhật những thay đổi nhỏ về sau.
Câu hỏi thường gặp
Power BI có tốn phí để bắt đầu dùng không
Bản Power BI Desktop để tự dựng báo cáo trên máy hoàn toàn miễn phí, chi phí chỉ phát sinh khi cần chia sẻ báo cáo cho nhiều người xem qua Power BI Service với gói trả phí.
Dữ liệu tiếng Việt có hiển thị tốt trên Power BI không
Power BI hỗ trợ tốt tiếng Việt trong việc hiển thị nhãn và văn bản trên báo cáo, chỉ cần chú ý định dạng font chữ khi xuất báo cáo ra hình ảnh hoặc tệp PDF để tránh lỗi hiển thị dấu.
Cần bao nhiêu dữ liệu lịch sử để Power BI phát huy tác dụng
Không có ngưỡng cố định, nhưng có ít nhất vài tháng dữ liệu giúp báo cáo xu hướng theo thời gian có ý nghĩa hơn so với chỉ xem số liệu của một thời điểm duy nhất.
Có thể dùng Power BI thay thế hoàn toàn phần mềm kế toán không
Không nên, Power BI chỉ là công cụ trình bày và phân tích dữ liệu, không thay thế được chức năng ghi sổ, xuất hóa đơn hay tuân thủ quy định kế toán của phần mềm kế toán chuyên dụng.
Ai trong công ty nên là người phụ trách dựng báo cáo Power BI
Nên là người hiểu rõ nghiệp vụ và có khả năng làm việc với dữ liệu ở mức cơ bản, không nhất thiết phải là kỹ sư công nghệ thông tin, miễn được đào tạo cách kết nối nguồn dữ liệu và dựng biểu đồ cơ bản.
