Nhiều doanh nghiệp nhỏ bắt đầu bằng các địa chỉ thư miễn phí cá nhân, và điều đó hoàn toàn hợp lý khi công ty chỉ có vài người. Vấn đề chỉ lộ ra sau vài năm: báo giá gửi từ địa chỉ cá nhân bị khách nghi ngờ, nhân viên kinh doanh nghỉ việc mang theo toàn bộ lịch sử trao đổi với khách, thư gửi hàng loạt bị chặn. Email tên miền giải quyết cả ba chuyện đó, với điều kiện được cấu hình và quản trị đúng.
Email tên miền là gì
Email tên miền (còn gọi là email theo tên miền riêng, email doanh nghiệp) là địa chỉ thư có phần sau dấu @ là tên miền của công ty, ví dụ kinhdoanh@tencongty.vn. Tên miền trong email chính là phần đứng sau dấu @: với địa chỉ miễn phí, phần đó thuộc về nhà cung cấp dịch vụ; với email tên miền, phần đó thuộc về bạn.
Sự khác biệt này quan trọng hơn vẻ ngoài chuyên nghiệp:
- Công ty sở hữu địa chỉ: khi nhân viên nghỉ, quản trị viên đổi mật khẩu hoặc chuyển hộp thư cho người thay thế, khách vẫn gửi về đúng địa chỉ cũ.
- Công ty đổi được nhà cung cấp: vì tên miền là của bạn, bạn có thể chuyển từ dịch vụ này sang dịch vụ khác mà địa chỉ thư giữ nguyên, chỉ cần sửa bản ghi DNS.
- Thư dễ vào hộp thư đến hơn: tên miền có SPF, DKIM, DMARC đầy đủ giúp hệ thống nhận thư xác minh thư đúng là của bạn.
- Chống giả mạo: DMARC giúp giảm thư giả danh công ty gửi tới khách hàng và đối tác.
Email hosting là gì
Email hosting là dịch vụ cho thuê máy chủ thư để chạy email theo tên miền của bạn: lưu hộp thư, nhận thư, gửi thư, lọc thư rác, cho phép truy cập qua trình duyệt và ứng dụng thư. Khi nói "mua email tên miền", thực chất là bạn đã có tên miền và đi thuê email hosting cho tên miền đó.
Có ba nhóm lựa chọn chính, khác nhau ở mức đầy đủ tính năng và việc ai chịu trách nhiệm vận hành.
1. Bộ ứng dụng văn phòng trên đám mây
Các bộ công cụ lớn cung cấp email tên miền đi kèm lịch, lưu trữ tệp, họp trực tuyến, soạn thảo văn bản. Đây là lựa chọn phổ biến nhất khi hỏi cách tạo gmail theo tên miền hay email tên miền trên Outlook: thực chất là đăng ký bộ công cụ văn phòng cho doanh nghiệp, rồi gắn tên miền của bạn vào. Ưu điểm là độ ổn định cao, lọc thư rác tốt, ứng dụng quen thuộc. Chi phí tính theo từng người dùng, nên cần kiểm soát số tài khoản.
2. Gói email hosting riêng
Các nhà cung cấp hosting trong và ngoài nước có gói email hosting riêng, thường tính theo dung lượng hoặc số hộp thư. Hợp khi doanh nghiệp chỉ cần email, không cần cả bộ văn phòng, hoặc cần nhiều hộp thư chức năng (hotro@, ketoan@, tuyendung@). Cần xem kỹ uy tín của máy chủ gửi thư, vì một máy chủ dùng chung mà có khách khác gửi thư rác sẽ kéo thư của bạn vào thư rác theo.
3. Hộp thư đi kèm gói hosting website
Nhiều gói hosting website có sẵn chức năng tạo hộp thư. Tiện và không tốn thêm, nhưng có hai rủi ro: website và email nằm chung một chỗ nên hosting gặp sự cố là mất cả hai; và khi đổi hosting website, email phải chuyển theo. Phù hợp cho trang nhỏ ít giao dịch, không nên là lựa chọn lâu dài cho công ty có đội kinh doanh.
Còn tự dựng máy chủ thư thì sao
Về kỹ thuật thì làm được, nhưng với doanh nghiệp thông thường chúng tôi không khuyên. Máy chủ thư tự dựng đòi hỏi địa chỉ IP sạch, cấu hình phân giải ngược, lọc thư rác, chống lạm dụng và theo dõi danh sách chặn liên tục. Chỉ cần một lần bị đưa vào danh sách chặn, thư của cả công ty không tới được khách trong nhiều ngày. Chúng tôi tự vận hành hạ tầng máy chủ cho website và ứng dụng, nhưng email là mảng nên để cho dịch vụ chuyên trách.
Chọn thế nào cho công ty nhỏ
- Dưới mười người, cần lịch, tài liệu chung, họp trực tuyến: bộ ứng dụng văn phòng trên đám mây.
- Chỉ cần email, nhiều hộp thư chức năng, ngân sách chặt: gói email hosting riêng từ nhà cung cấp có uy tín về máy chủ gửi thư.
- Trang giới thiệu nhỏ, gần như không trao đổi thư với khách: hộp thư kèm hosting tạm được, nhưng tách ra khi công ty lớn lên.
- Gửi thư hàng loạt (bản tin, thông báo khuyến mãi): không gửi từ hộp thư làm việc. Dùng dịch vụ gửi thư hàng loạt riêng, khai báo đúng SPF và DKIM cho dịch vụ đó.
Cách tạo email theo tên miền riêng từng bước
Quy trình dưới đây áp dụng chung cho mọi nhà cung cấp; tên nút bấm và giao diện khác nhau nhưng các bước giống nhau.
- Có tên miền và quyền sửa DNS của tên miền. Nếu chưa rõ ai giữ tài khoản tên miền, xử lý việc đó trước.
- Đăng ký dịch vụ email cho doanh nghiệp, tạo tài khoản quản trị bằng một địa chỉ mà công ty kiểm soát.
- Xác minh quyền sở hữu tên miền: nhà cung cấp đưa một bản ghi TXT hoặc CNAME, bạn thêm vào DNS rồi bấm xác minh.
- Tạo hộp thư cho từng người và các địa chỉ chức năng. Cân nhắc dùng bí danh (alias) hoặc nhóm thư thay vì tạo thêm hộp thư trả phí cho mỗi địa chỉ chức năng.
- Thêm bản ghi MX theo đúng giá trị nhà cung cấp đưa. Nếu đang dùng một hệ thống email khác, xoá MX cũ đúng thời điểm chuyển để thư không đi hai nơi.
- Thêm SPF, bật DKIM trong trang quản trị email rồi thêm bản ghi DKIM vào DNS, thêm DMARC ở chế độ theo dõi.
- Gửi thử tới vài địa chỉ ở các nhà cung cấp khác nhau, kiểm tra thư có vào hộp thư đến không và phần tiêu đề thư ghi SPF, DKIM, DMARC đều đạt.
- Cài ứng dụng thư trên máy tính và điện thoại cho nhân viên, bật xác thực hai lớp cho mọi tài khoản.
Nếu bạn chưa quen với bản ghi MX, TXT, TTL, nên đọc bài về DNS trước khi làm bước 3 tới bước 6, vì đây là chỗ hay làm gián đoạn email đang chạy.
Chuyển từ email cũ sang email tên miền mới
Doanh nghiệp đã dùng email một thời gian sẽ có hai việc cần làm cẩn thận: chuyển thư cũ và chuyển thời điểm nhận thư.
- Chuyển dữ liệu: phần lớn dịch vụ có công cụ nhập thư từ hộp thư cũ. Chạy nhập thư trước ngày chuyển, rồi chạy bổ sung sau khi đổi MX.
- Chọn thời điểm đổi MX vào lúc ít thư, hạ TTL trước một ngày.
- Trong vài ngày đầu, giữ hộp thư cũ hoạt động để hứng thư còn đi theo bộ nhớ đệm DNS cũ.
- Thông báo cho nhân viên cách đăng nhập mới, và cập nhật chữ ký thư, danh thiếp, website, hồ sơ trên các nền tảng.
Quản trị email khi công ty có người vào, người nghỉ
Email tên miền chỉ thật sự là tài sản của công ty nếu có quy trình quản trị:
- Ít nhất hai quản trị viên, một trong hai là chủ doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền, không phải đơn vị bên ngoài.
- Khi nhân viên nghỉ: không xoá hộp thư ngay. Đổi mật khẩu, thu hồi phiên đăng nhập trên các thiết bị, chuyển tiếp thư hoặc giao hộp thư cho người thay thế, lưu trữ dữ liệu theo chính sách lưu trữ của công ty.
- Địa chỉ chức năng (hotro@, donhang@) dùng nhóm thư có nhiều người nhận, để một người nghỉ phép không làm thư khách bị bỏ quên.
- Sao lưu thư quan trọng. Nhà cung cấp giữ dữ liệu của bạn an toàn trước sự cố phần cứng, nhưng không cứu được thư mà chính người dùng đã xoá quá thời hạn khôi phục.
Các lỗi hay gặp với email tên miền
- Thư gửi đi vào thư rác: thiếu hoặc sai SPF, DKIM chưa bật, không có DMARC, hoặc có hai bản ghi SPF.
- Không nhận được thư sau khi đổi hosting website: người đổi hosting đã đổi máy chủ tên mà không chép bản ghi MX.
- Thư khách gửi bị trả về: hộp thư đầy, hoặc tên miền hết hạn.
- Tài khoản bị chiếm và gửi thư lừa đảo tới khách: chưa bật xác thực hai lớp, mật khẩu dùng chung với dịch vụ khác.
- Không ai quản trị được: tài khoản quản trị đăng ký bằng email cá nhân của một người đã nghỉ.
Khi Alodev làm website hoặc hạ tầng cho doanh nghiệp, chúng tôi thường rà luôn phần DNS email vì đây là nơi một thay đổi ở website dễ làm hỏng email mà không ai phát hiện ngay.
Câu hỏi thường gặp
Email tên miền là gì?
Là địa chỉ thư có đuôi là tên miền của công ty, như ten@tencongty.vn. Công ty sở hữu địa chỉ và có thể đổi nhà cung cấp email mà không đổi địa chỉ.
Tên miền trong email là gì?
Là phần đứng sau dấu @. Với địa chỉ miễn phí, phần này là của nhà cung cấp dịch vụ; với email tên miền, đó là tên miền của doanh nghiệp.
Có tạo được email tên miền miễn phí không?
Có một số cách như hộp thư đi kèm hosting hoặc dịch vụ chuyển tiếp thư về hộp thư cá nhân. Chúng dùng tạm được, nhưng hạn chế về dung lượng, khả năng gửi thư và quản trị, không hợp cho đội kinh doanh.
Dùng Gmail hay Outlook với tên miền riêng được không?
Được, thông qua gói dành cho doanh nghiệp của các bộ ứng dụng văn phòng: bạn gắn tên miền của mình vào và dùng giao diện quen thuộc. Tài khoản miễn phí cá nhân không gắn trực tiếp tên miền riêng làm địa chỉ chính.
Email tên miền gửi đi bị vào thư rác phải làm sao?
Kiểm tra SPF chỉ có một bản ghi và gồm đủ các hệ thống gửi thư, bật DKIM, thêm DMARC, và không gửi thư hàng loạt từ hộp thư làm việc.
