Khi làm website cho doanh nghiệp, câu hỏi đầu tiên thường là giao diện hay tính năng. Nhưng những sự cố khó gỡ nhất mà người làm kỹ thuật hay gặp lại nằm ở tên miền: tên miền đăng ký dưới tên một nhân viên đã nghỉ, tài khoản quản trị nằm trong email cá nhân của đơn vị làm web cũ, hoặc tên miền hết hạn đúng lúc người phụ trách đi vắng. Bài này dành cho chủ doanh nghiệp và người phụ trách hành chính, không cần nền tảng kỹ thuật.
Tên miền là gì
Mỗi máy chủ trên Internet có một địa chỉ IP, là một dãy số. Con người khó nhớ dãy số, nên Internet dùng tên miền (domain name) làm tên gọi dễ nhớ. Khi bạn gõ một tên miền vào trình duyệt, hệ thống phân giải tên miền (DNS) tra ra địa chỉ IP tương ứng rồi trình duyệt kết nối tới máy chủ đó. Người dùng không bao giờ thấy dãy số, họ chỉ nhớ tên.
Mục đích chính của việc đưa ra tên miền vì thế có hai phần. Phần thứ nhất là dễ nhớ và dễ nhận diện. Phần thứ hai, ít được nói tới hơn, là tách tên gọi khỏi máy chủ: doanh nghiệp đổi nhà cung cấp hosting, chuyển máy chủ sang nơi khác, thậm chí đổi toàn bộ nền tảng website, mà khách hàng vẫn truy cập cùng một địa chỉ. Chính vì tên miền đứng yên còn mọi thứ phía sau thay đổi được, tên miền là tài sản lâu dài nhất trong toàn bộ hạ tầng số của công ty.
Cấu trúc một tên miền
Đọc một tên miền từ phải sang trái sẽ thấy các cấp:
- Tên miền cấp cao nhất (TLD): phần đuôi như .com, .net, .vn. Đuôi quốc gia như .vn do cơ quan quản lý của quốc gia đó điều phối; ở Việt Nam là Trung tâm Internet Việt Nam (VNNIC).
- Tên miền cấp hai: phần tên bạn chọn, ví dụ alodev trong alodev.vn. Với đuôi .vn còn có dạng cấp ba như tencongty.com.vn.
- Tên miền phụ (subdomain): phần đứng trước, như shop.tencongty.vn hay docs.tencongty.vn. Tên miền phụ do chính bạn tạo trong phần quản trị DNS, không phải mua thêm.
Tên miền phụ là công cụ rất hữu ích: một tên miền chính có thể tách ra trang bán hàng, trang tài liệu, cổng cho nhân viên, mỗi thứ chạy ở một máy chủ khác nhau, mà thương hiệu vẫn thống nhất.
Chọn đuôi tên miền: .vn, .com.vn hay .com
Không có đuôi đúng tuyệt đối. Cách nghĩ thực tế là theo thị trường và theo khả năng giữ tên:
- .vn và .com.vn: tín hiệu rõ ràng doanh nghiệp hoạt động ở Việt Nam, thường được khách trong nước tin tưởng. Việc đăng ký gắn với thông tin chủ thể và chịu quản lý theo quy định của Việt Nam, thủ tục khai báo kỹ hơn.
- .com: phổ biến toàn cầu, phù hợp khi bán cho khách nước ngoài hoặc thương hiệu hướng ra quốc tế. Tên ngắn và đẹp ở đuôi .com phần lớn đã có người đăng ký.
- Các đuôi mới (.shop, .online, .tech...): dễ còn tên, nhưng nhiều khách hàng chưa quen, và một số hệ thống lọc thư rác đánh giá thấp vài đuôi mới. Nên cân nhắc nếu dùng làm tên miền chính.
Nhiều doanh nghiệp đăng ký cả .vn và .com cho cùng một tên, dùng một cái làm chính và chuyển hướng cái còn lại về. Việc này vừa chặn người khác đăng ký tên gần giống để mạo danh, vừa giữ đường cho kế hoạch mở rộng sau này.
Tiêu chí đặt tên
- Ngắn, đọc lên qua điện thoại người nghe gõ đúng ngay lần đầu.
- Tránh dấu gạch nối và chữ số nếu không phải một phần của thương hiệu, vì khi đọc miệng rất dễ sai.
- Tra trước tên có trùng hoặc gần giống nhãn hiệu của người khác không. Tên miền đăng ký được không có nghĩa là dùng được hợp pháp nếu trùng nhãn hiệu đã bảo hộ.
- Kiểm tra lịch sử tên miền nếu mua lại tên đã từng có người dùng: tên từng chứa nội dung xấu có thể mang theo đánh giá kém từ công cụ tìm kiếm và hệ thống lọc thư.
Ai nên đứng tên tên miền
Đây là phần quan trọng nhất của bài. Có ba vai trò cần tách bạch:
- Chủ thể đăng ký (người đứng tên): người hoặc tổ chức có quyền với tên miền. Với doanh nghiệp, chủ thể phải là pháp nhân công ty, với thông tin khớp giấy đăng ký kinh doanh.
- Tài khoản quản trị tên miền: tài khoản đăng nhập tại nhà đăng ký, nơi gia hạn, đổi DNS, chuyển nhà đăng ký. Tài khoản này nên gắn với một địa chỉ email chung của công ty mà công ty kiểm soát, không gắn với email cá nhân của nhân viên hay của đơn vị làm web.
- Người quản lý kỹ thuật: người được cấp quyền sửa bản ghi DNS. Có thể là đơn vị làm web, nhưng chỉ nên là quyền được giao, không phải quyền sở hữu.
Tình huống hay gặp: đơn vị làm website đăng ký tên miền hộ, đứng tên họ cho nhanh, và giữ luôn tài khoản quản trị. Khi hai bên ngừng hợp tác, doanh nghiệp phải xin lại chính địa chỉ của mình. Khi ký hợp đồng làm website, hãy ghi rõ tên miền đăng ký dưới tên doanh nghiệp và bàn giao tài khoản quản trị. Đây là một trong các điều khoản đáng kiểm tra nhất trước khi ký.
Giấy chứng nhận tên miền là gì, có cần không
Với tên miền .vn, nhà đăng ký có thể cấp giấy chứng nhận đăng ký tên miền, là văn bản xác nhận chủ thể đang sử dụng tên miền đó. Giấy này có ích trong các thủ tục cần chứng minh quyền sử dụng tên miền: khai báo website thương mại điện tử với cơ quan quản lý, hồ sơ quảng cáo, tranh chấp khi có người mạo danh. Với tên miền quốc tế, bằng chứng tương đương thường là thông tin chủ thể lưu tại nhà đăng ký và hoá đơn gia hạn.
Việc cần làm không phải là in giấy đóng khung, mà là kiểm tra thông tin chủ thể đang đúng: tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, email liên hệ còn hoạt động. Thủ tục và quy định cụ thể về tên miền .vn nên đối chiếu tại trang của VNNIC và nhà đăng ký chính thức, vì quy định có thể được cập nhật.
Gia hạn tên miền: vòng đời khi quên
Tên miền không mua đứt, mà là quyền sử dụng có thời hạn, thường tính theo năm. Gia hạn tên miền là trả phí để kéo dài quyền đó. Nếu không gia hạn đúng hạn, tên miền không biến mất ngay mà đi qua nhiều giai đoạn:
- Hết hạn: website và email thường ngừng hoạt động vì nhà đăng ký gỡ cấu hình DNS hoặc trỏ về trang thông báo.
- Giai đoạn ân hạn: chủ cũ vẫn gia hạn được, thường với chi phí bình thường. Độ dài tuỳ nhà đăng ký và loại đuôi.
- Giai đoạn chuộc lại: chủ cũ vẫn lấy lại được nhưng chi phí cao hơn nhiều và thủ tục lâu hơn.
- Giải phóng: tên miền được thả ra, ai đăng ký trước sẽ có. Có những dịch vụ chuyên săn tên miền vừa hết hạn, đặc biệt tên đã có lượng truy cập.
Thiệt hại không nằm ở phí gia hạn mà ở những ngày website và email ngừng: đơn hàng, thư khách gửi bị trả về, quảng cáo vẫn chạy vào trang lỗi. Cách phòng đơn giản:
- Bật gia hạn tự động với phương thức thanh toán của công ty, hoặc gia hạn nhiều năm một lần.
- Email nhắc hạn gửi về địa chỉ chung, có ít nhất hai người đọc.
- Ghi ngày hết hạn của mọi tên miền, chứng chỉ, hosting vào một bảng tài sản số, rà mỗi quý.
- Bật khoá chuyển nhượng (transfer lock) và xác thực hai lớp cho tài khoản quản trị tên miền.
Tên miền miễn phí: có không, dùng được tới đâu
Tên miền miễn phí vĩnh viễn theo nghĩa một tên miền cấp hai riêng của bạn gần như không tồn tại. Những gì thường gọi là tên miền miễn phí thực chất là tên miền phụ của nền tảng khác, ví dụ tencongty.nentang.com mà các công cụ dựng web hoặc dịch vụ lưu trữ cấp kèm. Loại này hợp để thử nghiệm, làm bản nháp, trang sự kiện ngắn ngày.
Giới hạn là bạn không sở hữu địa chỉ: nền tảng đổi chính sách hay đóng cửa thì địa chỉ mất theo, mọi liên kết và thứ hạng tìm kiếm tích luỹ gắn với tên miền của họ. Có một số chương trình tặng tên miền năm đầu kèm gói hosting hoặc ưu đãi cho sinh viên; phần miễn phí thường chỉ năm đầu, từ năm sau vẫn phải gia hạn. Với doanh nghiệp, chi phí một tên miền riêng mỗi năm nhỏ so với rủi ro dùng địa chỉ mượn.
Có đổi tên miền được không
Không đổi được chữ trong một tên miền đã đăng ký. Đổi tên miền nghĩa là đăng ký một tên miền mới và chuyển website sang đó. Làm được, nhưng phải làm có kế hoạch vì nó ảnh hưởng tới tìm kiếm và email:
- Đăng ký tên mới, dựng website chạy song song trên tên mới.
- Chuyển hướng vĩnh viễn (301) từng đường dẫn cũ sang đường dẫn tương ứng ở tên mới, không chuyển tất cả về trang chủ.
- Khai báo đổi địa chỉ trong công cụ quản trị tìm kiếm (ví dụ tính năng thay đổi địa chỉ của Google Search Console).
- Cập nhật email, danh thiếp, hồ sơ trên mạng xã hội, bản đồ, các trang liệt kê doanh nghiệp.
- Giữ và gia hạn tên miền cũ nhiều năm để chuyển hướng tiếp tục chạy. Thả tên cũ ra là mở cửa cho người khác chiếm và nhận lượng truy cập của bạn.
Thứ hạng tìm kiếm thường dao động một thời gian sau khi đổi. Nếu lý do đổi chỉ là thích tên mới hơn, hãy cân nhắc kỹ; nếu lý do là đổi thương hiệu hay tên cũ vướng nhãn hiệu, hãy làm đúng các bước trên.
Định giá tên miền: khi nào cần quan tâm
Định giá tên miền là việc ước lượng giá trị khi mua lại tên miền đã có chủ. Doanh nghiệp thường gặp chuyện này khi tên mình muốn đã bị người khác giữ. Các yếu tố ảnh hưởng tới giá trị: độ ngắn, đuôi, có phải từ phổ biến không, tuổi tên miền, lịch sử sử dụng, lượng truy cập sẵn có. Các công cụ định giá tự động chỉ cho con số tham khảo rất rộng. Trước khi trả giá cao, hãy tự hỏi một biến thể khác (thêm từ ngành, đổi đuôi) có đủ tốt không; phần lớn khách hàng tìm doanh nghiệp qua tìm kiếm và mạng xã hội chứ không gõ tên miền từ trí nhớ.
Bảng kiểm tên miền cho doanh nghiệp
- Chủ thể đăng ký là pháp nhân công ty, thông tin khớp giấy phép kinh doanh.
- Tài khoản quản trị gắn email chung của công ty, có xác thực hai lớp, công ty giữ mật khẩu.
- Đơn vị làm web chỉ được cấp quyền sửa DNS, không giữ tài khoản chủ.
- Gia hạn tự động hoặc nhiều năm, email nhắc hạn có hai người đọc.
- Khoá chuyển nhượng đang bật.
- Đã đăng ký các biến thể quan trọng (.vn và .com) nếu thương hiệu cần bảo vệ.
- Có bảng tài sản số ghi mọi tên miền, ngày hết hạn, nơi đăng ký, người phụ trách.
Nếu doanh nghiệp đang có website mà không chắc ai giữ tên miền, việc đầu tiên nên làm là tra thông tin chủ thể qua dịch vụ tra cứu tên miền (WHOIS) và hỏi đơn vị làm web cũ về tài khoản quản trị. Alodev có thể hỗ trợ rà lại hạ tầng tên miền, DNS và hosting trong gói vận hành hạ tầng.
Câu hỏi thường gặp
Tên miền là gì, khác gì website?
Tên miền là địa chỉ, website là nội dung nằm trên máy chủ. Một tên miền có thể trỏ tới website, email hoặc cả hai; website có thể chuyển sang máy chủ khác mà tên miền giữ nguyên.
Tên miền phụ là gì, có phải mua thêm không?
Tên miền phụ là phần thêm vào trước tên miền chính, như shop.tencongty.vn. Bạn tự tạo trong phần quản lý DNS của tên miền chính, không phải đăng ký hay trả thêm phí tên miền.
Quản trị tên miền là gì?
Là các việc gia hạn, cấu hình DNS, cập nhật thông tin chủ thể, khoá chuyển nhượng và chuyển nhà đăng ký, thực hiện qua tài khoản tại nhà đăng ký. Người nắm tài khoản này thực tế nắm quyền với tên miền, nên doanh nghiệp phải giữ nó.
Cách gia hạn tên miền như thế nào?
Đăng nhập tài khoản tại nhà đăng ký, chọn tên miền và gia hạn thêm số năm mong muốn, hoặc bật gia hạn tự động. Nếu không còn giữ tài khoản, liên hệ nhà đăng ký với giấy tờ chứng minh chủ thể để lấy lại quyền truy cập trước khi tên miền hết hạn.
Có đổi tên miền được không?
Không sửa được chữ trong tên miền đã đăng ký. Muốn đổi thì đăng ký tên mới, chuyển website sang và chuyển hướng 301 từng đường dẫn cũ, đồng thời giữ tên cũ thêm nhiều năm.
Có tên miền miễn phí vĩnh viễn không?
Thường chỉ là tên miền phụ của nền tảng khác hoặc ưu đãi năm đầu. Dùng để thử nghiệm thì được, còn website chính thức của doanh nghiệp nên dùng tên miền riêng đứng tên công ty.
