Semrush ghi nhận 'thông tư 78 về hóa đơn điện tử' khoảng 4.400 lượt tìm mỗi tháng (nhóm biến thể khoảng 5.700), 'nghị định 123 về hóa đơn điện tử' khoảng 590 lượt (nhóm khoảng 980), và nhóm 'quy định mới về hóa đơn điện tử' khoảng 890 lượt (cơ sở dữ liệu Việt Nam, 25/09/2026). Người tìm muốn biết văn bản nói gì và còn áp dụng không.
Bài này không chép lại văn bản. Nó sắp xếp nội dung theo việc doanh nghiệp làm hằng ngày, chỉ ra điều khoản nào liên quan, và nhấn mạnh những chỗ đã hoặc có thể bị sửa đổi.
Vị trí của từng văn bản
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: văn bản cấp luật, đặt nguyên tắc về hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ; là văn bản doanh nghiệp tra cứu nhiều nhất.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC: hướng dẫn một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123, trong đó có ký hiệu hóa đơn, mẫu biểu, lộ trình chuyển đổi sang hệ thống hóa đơn mới.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP (và văn bản sửa đổi): xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
Khi một nghị định được sửa đổi, thông tư hướng dẫn nghị định đó cũng thường được sửa đổi hoặc thay thế. Vì vậy câu hỏi 'Thông tư 78 còn hiệu lực không' không có câu trả lời một chữ: có thể một phần còn, một phần đã được thay bằng văn bản mới. Kế toán nên tra tình trạng hiệu lực của văn bản trên cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật chính thức trước khi trích dẫn.
Những nhóm quy định doanh nghiệp gặp hằng ngày
1. Hình thức hóa đơn: có mã và không có mã
Nghị định 123 chia hóa đơn điện tử thành có mã của cơ quan thuế và không có mã, cùng hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền. Phần lớn doanh nghiệp dùng hóa đơn có mã. Hóa đơn không mã dành cho các lĩnh vực và doanh nghiệp đáp ứng điều kiện theo quy định. Nghị định 70/2025 đã bổ sung, điều chỉnh đối tượng áp dụng hóa đơn từ máy tính tiền; đơn vị bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng nên kiểm tra kỹ phần này.
2. Nội dung hóa đơn
Nghị định 123 liệt kê nội dung bắt buộc và các trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đủ nội dung. Thông tư 78 hướng dẫn cách ghi ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn. Các sửa đổi năm 2025 có điều chỉnh một số nội dung, ví dụ liên quan tới thông tin người mua là cá nhân; khi cấu hình phần mềm, nên hỏi nhà cung cấp hóa đơn đã cập nhật mẫu theo văn bản mới chưa.
3. Thời điểm lập hóa đơn
Nguyên tắc chung: hàng hóa lập khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, dịch vụ lập khi hoàn thành cung cấp hoặc khi thu tiền trước, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Nghị định còn quy định riêng cho nhiều ngành (xây dựng, bất động sản, xuất khẩu, điện, nước, viễn thông, vận tải...). Nghị định 70 đã sửa một số trường hợp riêng; đây là phần doanh nghiệp đặc thù nên đọc nguyên văn.
4. Đăng ký sử dụng và chuyển dữ liệu
Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng tờ khai (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) và chờ thông báo chấp nhận. Với hóa đơn không mã, doanh nghiệp đăng ký phương thức chuyển dữ liệu: theo từng hóa đơn hoặc theo bảng tổng hợp. Mọi thay đổi (chứng thư số mới, đổi nhà cung cấp) cần đăng ký thay đổi thông tin.
5. Xử lý hóa đơn có sai sót
Nghị định 123 phân các trường hợp: sai tên, địa chỉ người mua mà không sai mã số thuế và nội dung khác; sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa; hóa đơn có mã chưa gửi người mua bị sai. Mỗi trường hợp có cách xử lý (thông báo, điều chỉnh, thay thế) và mẫu thông báo sai sót gửi cơ quan thuế (mẫu 04/SS-HĐĐT). Nghị định 70 đã sửa đổi nội dung về xử lý sai sót. Phần này có bài riêng trong chuỗi.
6. Lưu trữ, bảo quản
Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử, bảo đảm an toàn, toàn vẹn và in ra giấy hoặc tra cứu được khi cần. Thời hạn lưu trữ thực hiện theo pháp luật kế toán. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm lưu trữ, kể cả khi đã đổi nhà cung cấp dịch vụ.
Ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 78, đọc cho đúng
Từ khi áp dụng Thông tư 78, ký hiệu hóa đơn có cấu trúc cố định. Một hóa đơn giá trị gia tăng có mã của doanh nghiệp năm 2025 có thể mang ký hiệu dạng 1C25TAA, trong đó:
- Ký tự đầu (1) là ký hiệu mẫu số, cho biết loại hóa đơn: 1 là hóa đơn giá trị gia tăng, 2 là hóa đơn bán hàng, các số khác cho các loại còn lại.
- Chữ C hoặc K: C là hóa đơn có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn không có mã.
- Hai chữ số tiếp theo (25) là năm lập hóa đơn.
- Một chữ cái cho biết loại hóa đơn theo cách đăng ký, ví dụ T là hóa đơn doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, M là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
- Hai ký tự cuối do người bán tự đặt để quản lý (theo chi nhánh, kênh bán...).
Các sửa đổi sau này có thể bổ sung giá trị mới cho từng vị trí. Khi thấy một ký hiệu lạ, đối chiếu bảng ký hiệu trong văn bản hướng dẫn hiện hành thay vì đoán. Chi tiết về ký hiệu và tệp XML có ở bài cuối chuỗi.
Nghị định 70/2025 thay đổi gì, ở mức khái quát
Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung nhiều điều của Nghị định 123. Không liệt kê toàn bộ ở đây để tránh sai lệch; các nhóm thay đổi mà doanh nghiệp nên chủ động đọc gồm:
- Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đặc biệt với hộ, cá nhân kinh doanh bán lẻ.
- Thời điểm lập hóa đơn cho một số trường hợp đặc thù.
- Quy trình xử lý hóa đơn có sai sót, điều chỉnh, thay thế.
- Một số nội dung trên hóa đơn và thông tin người mua.
- Trách nhiệm của các bên liên quan trong việc cung cấp, chuyển dữ liệu hóa đơn.
Cách đọc hiệu quả: mở song song Nghị định 123 và Nghị định 70, đánh dấu những điều bị sửa, rồi đối chiếu với quy trình nội bộ hiện tại. Nếu nhà cung cấp hóa đơn đã phát hành tài liệu cập nhật tính năng theo Nghị định 70, đọc tài liệu đó để biết phần mềm đã thay đổi gì.
Theo dõi văn bản mới thế nào cho thực tế
- Theo dõi mục văn bản pháp luật trên cổng thông tin của cơ quan thuế và Bộ Tài chính.
- Đọc thông báo cập nhật của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn; họ phải cập nhật phần mềm khi quy định đổi.
- Mỗi khi có văn bản mới, liệt kê các quy trình nội bộ bị ảnh hưởng (xuất hóa đơn, xử lý sai sót, lưu trữ) và người chịu trách nhiệm cập nhật.
- Khi không chắc, gửi câu hỏi tới cơ quan thuế quản lý bằng văn bản hoặc qua kênh hỗ trợ chính thức, lưu lại câu trả lời.
Ảnh hưởng tới phần mềm bán hàng và ERP
Khi quy định hóa đơn thay đổi, phần mềm hóa đơn của nhà cung cấp được cập nhật, nhưng phần mềm bán hàng hoặc ERP gửi dữ liệu sang thì không tự cập nhật. Những chỗ thường phải sửa theo: trường thông tin người mua mới, cách thể hiện chiết khấu, thời điểm tạo yêu cầu xuất hóa đơn cho từng loại giao dịch, và luồng xử lý sai sót. Khi thuê làm phần mềm bán hàng, nên yêu cầu phần xuất hóa đơn được cấu hình được bằng tham số, không cố định trong mã, để khi quy định đổi chỉ cần chỉnh cấu hình.
Câu hỏi thường gặp
Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử là văn bản nào?
Tại thời điểm viết, khung chính là Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cùng các văn bản hướng dẫn. Văn bản có thể tiếp tục được ban hành; hãy tra cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật chính thức để biết văn bản mới nhất.
Thông tư 78 về hóa đơn điện tử quy định gì?
Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123 về hóa đơn, chứng từ: ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn, mẫu biểu, lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới và một số nội dung khác. Tình trạng hiệu lực của từng phần cần tra lại sau các sửa đổi năm 2025.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?
Là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Mã là chuỗi ký tự duy nhất gắn vào hóa đơn, dùng để xác nhận hóa đơn đã được hệ thống cơ quan thuế ghi nhận.
Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử thế nào?
Nguyên tắc chung là lập khi giao hàng (chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng) hoặc khi hoàn thành dịch vụ, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa; thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ thì lập khi thu tiền. Nhiều ngành có quy định riêng và đã có sửa đổi năm 2025, nên cần đọc điều khoản áp dụng cho ngành của mình.
Nghị định 123 năm 2020 còn hiệu lực không?
Nghị định 123 vẫn là văn bản gốc, nhưng nhiều điều đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025. Khi trích dẫn, dùng nội dung đã sửa đổi hoặc bản hợp nhất, không dùng nguyên văn bản gốc năm 2020.
