Cách xuất hóa đơn điện tử từng bước: từ đăng ký sử dụng đến gửi cho khách hàng

Semrush ghi nhận cụm 'xuất hóa đơn điện tử' khoảng 1.600 lượt tìm mỗi tháng, 'cách xuất hóa đơn điện tử' khoảng 1.300 lượt (cơ sở dữ liệu Việt Nam, 25/09/2026). Người tìm thường là kế toán mới, hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ tự làm sổ sách lần đầu phải xuất hóa đơn cho khách.

Mỗi nhà cung cấp hóa đơn điện tử có giao diện riêng, nên bài này không hướng dẫn bấm nút trên một phần mềm cụ thể. Thay vào đó, bài mô tả trình tự nghiệp vụ mà phần mềm nào cũng đi qua. Nắm trình tự này, bạn dùng được bất kỳ phần mềm nào và biết mỗi bước cần kiểm tra gì.

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi xuất hóa đơn đầu tiên, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế bằng tờ khai đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Thông thường, nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn hỗ trợ lập và gửi tờ khai ngay trên phần mềm của họ, ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

Tờ khai khai báo các thông tin như: hình thức hóa đơn (có mã hay không có mã), loại hóa đơn sử dụng (giá trị gia tăng, bán hàng...), phương thức chuyển dữ liệu, và danh sách chứng thư số dùng để ký. Cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận qua hệ thống. Chỉ khi được chấp nhận, doanh nghiệp mới bắt đầu lập hóa đơn.

Khi có thay đổi (đổi nhà cung cấp dịch vụ, thêm chứng thư số mới sau khi gia hạn, thêm loại hóa đơn), doanh nghiệp gửi lại tờ khai để cập nhật. Đây là bước hay bị quên, dẫn tới hóa đơn ký bằng chứng thư mới bị từ chối.

Bước 2: Chuẩn bị danh mục trước khi xuất

Phần lớn lỗi hóa đơn bắt nguồn từ dữ liệu, không phải từ thao tác. Trước khi xuất hóa đơn hằng ngày, nên chuẩn bị:

• Danh mục khách hàng: tên đầy đủ đúng theo đăng ký kinh doanh, địa chỉ trụ sở hiện tại, mã số thuế, email nhận hóa đơn. Kiểm tra lại khi khách thông báo đổi địa chỉ hoặc đổi tên.
• Danh mục hàng hóa, dịch vụ: tên thống nhất, đơn vị tính thống nhất giữa kho và kế toán, thuế suất áp dụng cho từng mặt hàng.
• Ký hiệu hóa đơn đang dùng trong năm, và quy ước nếu công ty dùng nhiều ký hiệu (ví dụ theo chi nhánh hoặc theo kênh bán).
• Mẫu email hoặc tin nhắn gửi hóa đơn cho khách.

Nhiều phần mềm cho phép tra thông tin doanh nghiệp theo mã số thuế để tự điền tên và địa chỉ. Tiện, nhưng vẫn nên đối chiếu với thông tin khách cung cấp, nhất là khi khách vừa đổi địa chỉ, vì dữ liệu tra cứu có thể chưa cập nhật.

Bước 3: Xác định thời điểm lập hóa đơn

Đây là câu hỏi nghiệp vụ quan trọng nhất và hay bị làm sai. Theo nguyên tắc chung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Bán hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Cung cấp dịch vụ: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ một số trường hợp theo quy định).
• Giao hàng nhiều lần, bàn giao theo hạng mục, công đoạn: mỗi lần giao hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng tương ứng.

Ngoài ra còn nhiều trường hợp riêng (xây dựng, kinh doanh bất động sản, xuất khẩu, dịch vụ viễn thông, điện nước...), và Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi một số trường hợp. Doanh nghiệp có mô hình thu tiền trước, trả góp, hoặc giao hàng từng đợt nên xác nhận với cơ quan thuế hoặc người tư vấn thuế về thời điểm lập hóa đơn cho đúng mô hình của mình.

Bước 4: Lập hóa đơn nháp và kiểm tra

Trên phần mềm hóa đơn, tạo hóa đơn mới, chọn loại hóa đơn và ký hiệu, chọn khách hàng, thêm các dòng hàng. Phần mềm tự tính thành tiền, tiền thuế và tổng tiền. Ở bước này hóa đơn còn là nháp, sửa thoải mái. Trước khi ký, kiểm tra theo danh sách:

1. Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua khớp với thông tin mới nhất.
2. Tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá khớp với đơn hàng hoặc hợp đồng.
3. Thuế suất đúng với từng mặt hàng, nhất là khi có chính sách giảm thuế theo thời kỳ.
4. Chiết khấu thương mại, khuyến mại được thể hiện đúng cách (giảm giá trên dòng hàng hay dòng chiết khấu riêng).
5. Đồng tiền và tỷ giá nếu xuất bằng ngoại tệ.
6. Hình thức thanh toán và các ghi chú theo yêu cầu của khách (số hợp đồng, số đơn đặt hàng).
7. Ngày lập hóa đơn đúng với thời điểm ở bước 3.

Khách hàng doanh nghiệp lớn thường yêu cầu ghi số đơn đặt hàng hoặc mã nhà cung cấp trên hóa đơn để đối chiếu thanh toán. Thiếu thông tin này, hóa đơn đúng luật vẫn có thể bị bên mua trả lại và làm chậm thanh toán.

Bước 5: Ký số và gửi cơ quan thuế

Khi đã kiểm tra, bấm phát hành. Phần mềm yêu cầu ký số: với token thì cắm token và nhập PIN, với HSM hoặc ký từ xa thì hệ thống tự ký hoặc yêu cầu xác nhận trên điện thoại. Với hóa đơn có mã, dữ liệu sau khi ký được gửi lên hệ thống của cơ quan thuế. Kết quả trả về có hai khả năng:

• Được cấp mã: hóa đơn có mã của cơ quan thuế, chuyển sang trạng thái đã phát hành, có thể gửi cho khách.
• Bị từ chối cấp mã: hệ thống báo lỗi (ví dụ thông tin người bán không hợp lệ, sai định dạng, chứng thư chưa đăng ký). Sửa theo thông báo rồi phát hành lại. Hóa đơn chưa được cấp mã chưa phải hóa đơn hợp lệ.

Số hóa đơn được cấp tự động, liên tục, không trùng trong cùng ký hiệu. Đừng tự 'chừa số' hay xóa hóa đơn để lấy lại số; phần mềm và hệ thống cơ quan thuế không cho phép điều đó.

Bước 6: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Sau khi có mã, gửi hóa đơn cho người mua. Cách phổ biến là email kèm tệp XML và bản PDF, hoặc gửi đường liên kết và mã tra cứu để khách tự tải trên cổng của nhà cung cấp. Với khách lẻ, có thể gửi qua tin nhắn hoặc in bản thể hiện tại quầy.

• Luôn gửi kèm tệp XML cho khách doanh nghiệp. Kế toán bên mua cần XML để lưu trữ và đưa vào phần mềm kế toán.
• Kiểm tra email khách chính xác; nhiều hóa đơn 'không tới' chỉ vì email sai một ký tự hoặc rơi vào thư rác.
• Nếu gửi đường liên kết tra cứu, bảo đảm khách có mã tra cứu và biết trang tra cứu ở đâu.

Bước 7: Lưu trữ và đối chiếu cuối kỳ

Hóa đơn đầu ra được lưu trên hệ thống của nhà cung cấp, nhưng doanh nghiệp nên tải định kỳ tệp XML về kho lưu trữ của mình. Cuối tháng hoặc cuối quý, đối chiếu số hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn với số liệu trên hệ thống của cơ quan thuế và với doanh thu trên sổ sách. Chênh lệch thường do hóa đơn bị từ chối cấp mã mà không ai phát hiện, hoặc hóa đơn điều chỉnh chưa được ghi nhận.

Lỗi hay gặp khi xuất hóa đơn

1. Quên xuất: giao hàng rồi nhưng không ai lập hóa đơn vì bộ phận bán hàng và kế toán không nối với nhau.
2. Xuất trùng: bấm phát hành hai lần khi mạng chậm, hoặc hai người cùng xuất cho một đơn.
3. Sai thông tin người mua do lấy từ danh bạ cũ.
4. Sai thuế suất khi chính sách thay đổi mà danh mục hàng hóa chưa cập nhật.
5. Chứng thư số hết hạn đúng ngày cần xuất hóa đơn gấp.
6. Ký bằng chứng thư mới nhưng chưa cập nhật tờ khai đăng ký, bị từ chối cấp mã.

Khi đã xuất sai, không xóa hay sửa hóa đơn. Quy trình xử lý sai sót có bài riêng trong chuỗi này.

Xuất hóa đơn tự động từ phần mềm bán hàng

Doanh nghiệp bán lẻ, bán hàng trực tuyến, hay có nhiều đơn giá trị nhỏ thường gặp hai lỗi đầu tiên ở trên: quên xuất và xuất trùng. Cả hai đều do con người phải chép dữ liệu từ hệ thống bán hàng sang phần mềm hóa đơn. Cách giải quyết bền vững là nối hai hệ thống:

1. Khi đơn hàng chuyển sang trạng thái giao thành công (hoặc hoàn thành dịch vụ), phần mềm bán hàng tạo yêu cầu phát hành hóa đơn.
2. Yêu cầu được gửi sang nhà cung cấp hóa đơn qua API, kèm mã đơn hàng làm khóa chống trùng.
3. Nhà cung cấp ký bằng HSM hoặc ký từ xa, gửi cơ quan thuế, trả về số hóa đơn và mã.
4. Phần mềm bán hàng lưu số hóa đơn vào đơn hàng, gửi hóa đơn cho khách qua email hoặc tin nhắn.
5. Đơn nào bị lỗi thì vào danh sách chờ xử lý cho kế toán, không bị bỏ sót âm thầm.

Để làm được, nhà cung cấp hóa đơn phải có API và tài liệu đầy đủ, và chữ ký số phải là loại ký tự động được. Các vấn đề kỹ thuật như chống trùng khi mạng lỗi, ánh xạ thuế suất và lưu tệp XML được mô tả ở bài cuối chuỗi. ALODEV làm phần kết nối này khi xây phần mềm bán hàng, website bán hàng hoặc hệ thống nội bộ theo yêu cầu.

Câu hỏi thường gặp

Cách xuất hóa đơn điện tử lần đầu cho doanh nghiệp mới?

Ký hợp đồng với một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, có chữ ký số của doanh nghiệp, gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chờ cơ quan thuế chấp nhận. Sau đó khai báo ký hiệu hóa đơn trên phần mềm và lập hóa đơn theo các bước trong bài.

Lập hóa đơn và tạo hóa đơn điện tử có khác nhau không?

Trong cách nói hằng ngày, 'lập', 'tạo', 'làm', 'viết' hóa đơn điện tử đều chỉ cùng một việc: nhập nội dung và phát hành hóa đơn trên phần mềm. Về pháp lý, hóa đơn chỉ hoàn tất khi đã ký số và (với hóa đơn có mã) được cơ quan thuế cấp mã.

Hóa đơn đã phát hành có xuất lại được không?

Không xuất lại trùng một hóa đơn đã phát hành. Nếu khách chưa nhận được, chỉ cần gửi lại tệp XML và bản PDF của hóa đơn đó. Nếu hóa đơn sai, xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

Cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng?

Phổ biến nhất là email kèm tệp XML và PDF, hoặc gửi đường liên kết và mã tra cứu. Phần lớn phần mềm hóa đơn có nút gửi email ngay sau khi phát hành; nếu tích hợp với phần mềm bán hàng, có thể gửi tự động qua email hoặc tin nhắn.

Có in hóa đơn điện tử hàng loạt được không?

Được, phần lớn phần mềm cho chọn nhiều hóa đơn và in bản thể hiện cùng lúc. Bản in chỉ để xem hoặc giao kèm hàng; bản gốc vẫn là tệp XML.

Cách đăng ký hóa đơn điện tử ở đâu?

Đăng ký bằng tờ khai gửi cơ quan thuế qua cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, thường thông qua phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn. Tờ khai phải ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp.