Office 365 gồm những ứng dụng và dịch vụ nào
Tuỳ vào gói đăng ký, Microsoft 365 cho doanh nghiệp thường bao gồm bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc (Word để soạn văn bản, Excel để tính toán và làm bảng biểu, PowerPoint để thiết kế bản trình bày), email doanh nghiệp qua Outlook gắn với tên miền riêng, dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive để lưu và chia sẻ tệp, cùng công cụ họp trực tuyến và trò chuyện nhóm Teams. Một số gói cao hơn còn có thêm SharePoint để xây dựng trang nội bộ chia sẻ tài liệu theo nhóm, và các công cụ bảo mật, quản trị tài khoản dành riêng cho quản trị viên hệ thống của doanh nghiệp.
Office 365 khác gì với Office bản mua đứt truyền thống
| Tiêu chí | Office mua đứt | Microsoft 365 (thuê bao) |
|---|---|---|
| Cách trả phí | Trả một lần, dùng cho một phiên bản cố định | Trả định kỳ theo tháng hoặc năm, còn thuê bao là còn dùng |
| Cập nhật tính năng mới | Không được cập nhật lên phiên bản mới sau khi ra mắt | Luôn được cập nhật tính năng mới trong thời gian còn thuê bao |
| Lưu trữ đám mây, email, họp trực tuyến | Không kèm theo, phải mua dịch vụ riêng nếu cần | Thường đã tích hợp sẵn trong cùng gói thuê bao |
| Số lượng thiết bị cài đặt | Thường giới hạn cố định theo giấy phép đã mua | Có thể cài trên nhiều thiết bị, quản lý theo tài khoản người dùng |
Doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc gì trước khi đăng ký
Trước khi chọn gói Microsoft 365, doanh nghiệp nhỏ nên ước tính số lượng nhân sự thực sự cần dùng đầy đủ bộ ứng dụng văn phòng và email theo tên miền riêng, vì chi phí tính theo số tài khoản người dùng mỗi tháng, dùng dư tài khoản sẽ lãng phí. Nên so sánh thêm với các lựa chọn khác đang phổ biến như Google Workspace, vốn cũng cung cấp email theo tên miền riêng, lưu trữ đám mây và bộ công cụ văn phòng tương đương, để chọn nền tảng phù hợp hơn với thói quen làm việc hiện tại của đội ngũ, thay vì chọn theo quán tính vì đã quen dùng Word, Excel bản cài đặt trước đây.
Chuyển từ Office cài đặt sẵn sang Microsoft 365 cần lưu ý gì
Với doanh nghiệp đã quen dùng bộ Office cài đặt cố định trên từng máy tính nhiều năm, việc chuyển sang mô hình thuê bao Microsoft 365 kéo theo vài thay đổi cần chuẩn bị trước: nhân viên cần có tài khoản email công ty riêng để đăng nhập thay vì dùng chung một khoá bản quyền cài trên máy, dữ liệu cũ lưu rời rạc trên từng máy nên được gom dần lên OneDrive để tận dụng khả năng đồng bộ và chia sẻ, và bộ phận quản trị hệ thống (nếu có) cần được phân quyền quản lý tài khoản người dùng, cấp hoặc thu hồi quyền truy cập khi nhân viên vào, ra khỏi công ty. Bỏ qua bước chuẩn bị này dễ khiến giai đoạn đầu chuyển đổi gây xáo trộn, nhân viên lúng túng không biết đăng nhập bằng tài khoản nào, dữ liệu cũ tản mát không đồng bộ được lên hệ thống mới.
Một điểm khác cần lưu ý là chi phí Microsoft 365 phát sinh liên tục theo thời gian còn thuê bao, khác hẳn khoản chi một lần khi mua đứt phần mềm trước đây, nên bộ phận kế toán cần đưa khoản này vào ngân sách vận hành định kỳ hằng tháng hoặc hằng năm, tránh coi đây là một khoản đầu tư một lần rồi quên mất nghĩa vụ gia hạn, dẫn tới gián đoạn truy cập email và tài liệu khi thuê bao hết hạn mà chưa kịp gia hạn.
Bảo mật dữ liệu khi dùng Microsoft 365 cho công việc
Vì email và tài liệu công việc đều lưu trên hệ thống đám mây của Microsoft, doanh nghiệp nên thiết lập thêm lớp bảo mật cơ bản cho từng tài khoản người dùng, quan trọng nhất là bật xác thực hai lớp (yêu cầu nhập thêm mã xác nhận ngoài mật khẩu khi đăng nhập từ thiết bị lạ), giúp giảm rủi ro tài khoản bị chiếm đoạt dù mật khẩu có bị lộ. Với nhân viên nghỉ việc, quản trị viên hệ thống cần vô hiệu hoá hoặc thu hồi tài khoản kịp thời, tránh trường hợp người đã nghỉ vẫn còn quyền truy cập email, tài liệu nội bộ trong một thời gian dài sau khi rời công ty.
Doanh nghiệp cũng nên phân quyền chia sẻ tài liệu trên OneDrive, SharePoint theo đúng nhu cầu công việc, tránh thói quen chia sẻ toàn bộ thư mục cho tất cả nhân viên vì tiện, dẫn tới việc ai cũng xem, sửa được cả những tài liệu tài chính, nhân sự nhạy cảm không thuộc phạm vi công việc của mình. Việc phân quyền theo nhóm, theo phòng ban ngay từ đầu, dù mất thêm chút thời gian thiết lập, sẽ giúp tránh được nhiều rủi ro rò rỉ thông tin nội bộ về sau.
Câu hỏi thường gặp
Ngừng đóng phí Microsoft 365 thì có mất hết dữ liệu đã lưu không?
Không mất ngay lập tức, nhưng tài khoản sẽ chuyển sang trạng thái hạn chế truy cập sau một thời gian ân hạn theo chính sách của Microsoft; nên chủ động sao lưu hoặc tải các tệp quan trọng về trước khi ngừng thuê bao hẳn.
Microsoft 365 có phiên bản dùng offline không cần mạng không?
Có, các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint vẫn cài đặt và dùng được khi không có mạng, chỉ cần kết nối internet định kỳ để xác thực thuê bao và đồng bộ dữ liệu lên đám mây.
Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc dùng gói cao nhất để có đủ tính năng không?
Không, Microsoft chia nhiều gói theo quy mô và nhu cầu; doanh nghiệp nhỏ thường chỉ cần gói cơ bản có email, ứng dụng văn phòng và lưu trữ đám mây vừa đủ, không nhất thiết phải chọn gói cao cấp có nhiều tính năng bảo mật nâng cao chưa cần dùng tới.
Có thể chuyển đổi qua lại giữa các gói Microsoft 365 không?
Có, doanh nghiệp thường nâng cấp hoặc hạ gói được trong quá trình sử dụng, tuỳ chính sách hiện hành của nhà cung cấp và thời điểm hết hạn thuê bao hiện tại.
File Word, Excel tạo bằng Microsoft 365 có mở được bằng phần mềm khác không?
Có, các định dạng tệp .docx, .xlsx, .pptx là định dạng phổ biến, mở được bằng nhiều phần mềm văn phòng khác như Google Docs, Sheets hoặc các phần mềm văn phòng mã nguồn mở, dù đôi khi định dạng phức tạp có thể hiển thị hơi khác.
