Tự động hoá và AI
Tự động hoá luồng duyệt, đọc chứng từ, phân loại thư và hỏi đáp trên tài liệu nội bộ. Người duyệt vẫn quyết định ở các bước quan trọng.
- Thời gian
- 6-14 tuần (một tới ba luồng đầu tiên)
- Ngành phù hợp
- Phân phối, Kho vận, Bất động sản, Bệnh viện, phòng khám
- Dịch vụ thực hiện
- Chuyển đổi số
Vấn đề thường gặp
Đơn từ qua nhiều cấp duyệt, chờ nhiều ngày
Nhân viên chép dữ liệu giữa các phần mềm
Chứng từ gửi qua ảnh chụp, kế toán nhập tay
Thư và tin nhắn khách phân loại không kịp
Cách tiếp cận
- Vẽ lại quy trình thật, tìm chỗ tắc
- Chỉ tự động phần đo được thời gian tiết kiệm
- Bắt đầu bằng quy tắc đơn giản, thêm AI khi đủ dữ liệu
- AI đề xuất, người duyệt rồi mới ghi vào hệ thống
Hệ thống gồm
Luồng duyệt
Tự đặt biểu mẫu, điều kiện chuyển bước, mức duyệt và nhắc khi quá hạn.
Đọc hoá đơn
Lấy tên nhà cung cấp, mã số thuế, số tiền, thuế và ngày từ hoá đơn giấy và điện tử; kế toán soát lại.
Phân loại thư và tin nhắn
Chia nhóm khách mới, hỗ trợ, hợp đồng; gợi ý trả lời, người duyệt trước khi gửi.
Báo giá có gợi ý
Gợi ý hạng mục dựa trên báo giá cũ, nhân viên chỉnh rồi duyệt.
Hỏi đáp tài liệu nội bộ
Nhân viên hỏi bằng tiếng Việt, câu trả lời dẫn nguồn tài liệu.
Biên bản họp
Chuyển ghi âm thành văn bản, kèm tóm tắt và danh sách việc.
Công nghệ sử dụng
- OpenAI API
- Claude API
- Gemini
- LangChain
- pgvector
- n8n / Temporal
- Nhận dạng chữ trên ảnh
Khảo sát
2-3 ngày · không tính phíLàm việc với ban điều hành và người dùng trực tiếp, rà soát quy trình và hệ thống đang chạy.
Đề xuất
7 ngàyBáo cáo hiện trạng, phạm vi từng chặng, thời gian và chỉ số theo dõi.
Triển khai
Theo chặngLàm theo đợt 2 tuần, cuối mỗi đợt có bản chạy thử; nghiệm thu từng chặng.
Bàn giao
Sau nghiệm thuMã nguồn, cơ sở dữ liệu và tài liệu đứng tên doanh nghiệp, đào tạo theo vai trò.
Chỉ số theo dõi
Thống nhất trước khi triển khai, đo trước và sau khi chạy chính thức.
- Thời gian duyệt một đơn
- Số chứng từ nhập tay mỗi tháng
- Tỷ lệ đề xuất của AI được giữ nguyên
- Thời gian phản hồi thư khách
Dữ liệu gửi cho AI có an toàn không?
Dùng gói doanh nghiệp của nhà cung cấp mô hình, không cho phép dùng dữ liệu để huấn luyện. Dữ liệu nhạy cảm có thể chạy mô hình trên máy chủ riêng.
AI làm sai thì sao?
Ở các bước quan trọng, AI chỉ đề xuất và người duyệt mới ghi vào hệ thống. Mọi đề xuất được lưu lại để đo độ chính xác.
Trải nghiệm khách hàng
Website, ứng dụng, hồ sơ khách hàng đa kênh và trợ lý trả lời tự động.
Kênh bán số
Gian hàng trực tuyến, mini app Zalo, hệ thống đại lý và gộp đơn nhiều kênh.
Vận hành nội bộ và ERP
Kho, mua hàng, nhân sự, kế toán theo phân hệ, làm phần cần nhất trước.
Dữ liệu và báo cáo điều hành
Kho dữ liệu riêng, màn hình chỉ số theo vai trò, báo cáo gửi tự động.
