Doanh nghiệp mới thành lập hoặc vừa tuyển kế toán đầu tiên thường vướng một câu hỏi tưởng đơn giản: nhân sự đang có đủ điều kiện làm kế toán trưởng chưa, hay chỉ được giữ vai trò phụ trách kế toán. Hai vị trí này khác nhau về điều kiện, trách nhiệm ký và cả rủi ro pháp lý khi báo cáo tài chính sai lệch.
Kế toán trưởng là gì, khác phụ trách kế toán ở đâu
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của một đơn vị, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán, ký duyệt báo cáo tài chính cùng người đại diện theo pháp luật, và có quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ kế toán theo quy định. Phụ trách kế toán là người tạm thời đảm nhiệm công việc này khi đơn vị chưa bố trí được kế toán trưởng đủ tiêu chuẩn, thường áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc đơn vị mới thành lập.
Khác biệt lớn nhất nằm ở giá trị pháp lý khi ký báo cáo: chữ ký của kế toán trưởng có tư cách xác nhận đầy đủ theo Luật Kế toán, trong khi phụ trách kế toán chỉ được giao tạm thời và đơn vị vẫn phải có lộ trình bổ nhiệm chính thức.
Bốn điều kiện tiêu chuẩn cần có
- Phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật.
- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán từ bậc trung cấp trở lên.
- Thời gian công tác thực tế về kế toán tối thiểu theo từng bậc trình độ: dài hơn với người có bằng trung cấp, cao đẳng, ngắn hơn với người có bằng đại học trở lên.
- Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo chương trình do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng học ở đâu
Chương trình bồi dưỡng kế toán trưởng do các cơ sở đào tạo được Bộ Tài chính cho phép tổ chức, thường kéo dài vài tuần học tập trung hoặc theo hình thức trực tuyến kết hợp, gồm phần kiến thức quản lý tài chính, pháp luật kế toán, kiểm soát nội bộ và đạo đức nghề nghiệp. Học viên cần có bằng cấp chuyên ngành kế toán, kiểm toán, tài chính hoặc ngành gần và đủ thời gian công tác tối thiểu mới được đăng ký học.
- Chọn cơ sở đào tạo có tên trong danh sách được Bộ Tài chính công bố, tránh nơi cấp chứng chỉ không đúng thẩm quyền.
- Giữ bản gốc chứng chỉ và bản sao công chứng, vì nhiều thủ tục sau này như đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán sẽ cần đối chiếu lại.
- Kiểm tra thời hạn hiệu lực của chứng chỉ nếu văn bản hiện hành có quy định phải cập nhật kiến thức định kỳ.
Doanh nghiệp nhỏ chưa bổ nhiệm được kế toán trưởng thì làm sao
Với doanh nghiệp mới thành lập hoặc quy mô nhỏ chưa tuyển được người đủ điều kiện, giải pháp thường gặp là bố trí một người phụ trách kế toán trong thời gian tìm kiếm nhân sự phù hợp, hoặc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài đảm nhiệm vai trò kế toán trưởng theo hợp đồng dịch vụ. Cả hai phương án đều cần ghi rõ trong quyết định nội bộ và trên báo cáo tài chính phần thông tin người lập, người phụ trách để không bị coi là thiếu minh bạch khi cơ quan thuế đối chiếu.
Trách nhiệm và rủi ro khi ký sai
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm liên đới nếu ký xác nhận số liệu sai lệch do biết hoặc buộc phải biết là sai, kể cả khi người lập chứng từ là nhân viên khác. Vì vậy trước khi ký, kế toán trưởng cần có quy trình soát xét độc lập, không chỉ tin vào phần mềm hay bảng tính do người khác nhập, đặc biệt với các bút toán điều chỉnh cuối kỳ và các khoản chi phí lớn bất thường.
Quy trình bàn giao khi thay đổi kế toán trưởng
Khi kế toán trưởng cũ nghỉ việc, doanh nghiệp nên lập biên bản bàn giao ghi rõ tình trạng sổ sách tại thời điểm bàn giao, các khoản chưa đối chiếu xong, mật khẩu phần mềm kế toán, và danh sách hồ sơ còn thiếu nếu có. Thiếu bước này, người mới nhận việc thường mất nhiều tuần chỉ để dò lại sổ sách trước khi có thể yên tâm ký báo cáo, và nếu phát hiện sai sót về sau cũng khó xác định trách nhiệm thuộc giai đoạn nào.
- Danh mục tài khoản ngân hàng, chữ ký số, tài khoản khai thuế điện tử cần chuyển giao đầy đủ, không chỉ chuyển file Excel tổng hợp.
- Các khoản công nợ, tạm ứng chưa quyết toán nên liệt kê rõ ràng kèm người chịu trách nhiệm theo dõi tiếp.
- Nên có thời gian chồng lấn vài tuần giữa người cũ và người mới nếu điều kiện cho phép, để giảm rủi ro gián đoạn công việc kế toán hằng ngày.
Phần mềm hỗ trợ vai trò kế toán trưởng
Một phần mềm kế toán đúng chuẩn giúp kế toán trưởng kiểm soát tốt hơn nhờ ba tính năng cốt lõi: lưu vết mọi lần sửa số liệu đã khóa sổ, phân quyền theo vai trò để nhân viên không tự ý sửa bút toán đã duyệt, và xuất được báo cáo đối chiếu nhanh giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp. Khi doanh nghiệp còn dùng Excel thuần cho toàn bộ sổ sách, phần việc soát xét của kế toán trưởng nặng hơn nhiều vì không có cơ chế khóa sổ và cảnh báo sửa số liệu cũ. ALODEV có thể tư vấn và triển khai phần mềm kế toán hoặc dựng dashboard đối chiếu riêng theo quy trình nội bộ đã có, thay vì bắt kế toán trưởng đổi cách làm việc theo phần mềm mua sẵn.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc kiêm luôn kế toán trưởng được không
Về nguyên tắc không nên và nhiều trường hợp không được phép, vì kế toán trưởng cần độc lập chuyên môn với người đại diện theo pháp luật để đảm bảo vai trò kiểm soát chéo. Doanh nghiệp rất nhỏ nên thuê dịch vụ kế toán ngoài đảm nhiệm vai trò này thay vì để giám đốc tự ký cả hai vai.
Kế toán trưởng có bắt buộc phải có chứng chỉ hành nghề dịch vụ kế toán không
Không bắt buộc như nhau. Chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng là điều kiện để được bổ nhiệm làm kế toán trưởng tại một đơn vị. Chứng chỉ hành nghề dịch vụ kế toán là điều kiện riêng, chỉ cần khi cá nhân hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thuê ngoài cho khách hàng khác.
Thời gian công tác kế toán được tính từ khi nào
Thường tính từ thời điểm bắt đầu làm công việc có liên quan trực tiếp tới kế toán, tài chính, kiểm toán theo xác nhận của đơn vị sử dụng lao động hoặc theo sổ bảo hiểm xã hội, không tính thời gian thực tập không lương hoặc làm công việc không liên quan nghiệp vụ.
Đổi công ty thì có phải học lại chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng không
Không cần học lại nếu chứng chỉ còn trong thời hạn sử dụng theo quy định hiện hành, chỉ cần công ty mới ra quyết định bổ nhiệm mới và cập nhật hồ sơ nội bộ, cùng với việc đăng ký thông tin người phụ trách trên báo cáo tài chính nếu có yêu cầu.
Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng lấy ở đâu
ALODEV có một bài riêng trình bày mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng kèm nội dung bắt buộc và cách điền từng mục, đăng cùng series với bài này, tìm theo tiêu đề mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng trên mục tin tức.
