Nhiều người dùng lẫn lộn giữa chữ ký số và chứng thư số vì chúng luôn đi cùng nhau trong thực tế sử dụng: không có chứng thư số hợp lệ thì chữ ký số tạo ra không được các bên khác tin tưởng là đúng của mình. Hiểu rõ vai trò của chứng thư số giúp doanh nghiệp biết cần làm gì khi chứng thư sắp hết hạn, hoặc khi đổi đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực.
Chứng thư số khác chữ ký số ở đâu
Chữ ký số hoạt động dựa trên một cặp khoá: khoá bí mật do người ký giữ riêng để tạo chữ ký, và khoá công khai để bên nhận kiểm tra chữ ký đó có đúng của người ký hay không. Vấn đề đặt ra là làm sao bên nhận biết chắc khoá công khai đó thực sự thuộc về đúng doanh nghiệp cần xác minh, chứ không phải của kẻ giả mạo. Chứng thư số giải quyết vấn đề này bằng cách được một tổ chức chứng thực uy tín (CA) xác minh danh tính và cấp ra, đóng vai trò như một loại giấy chứng nhận điện tử gắn khoá công khai với đúng chủ thể.
Nội dung chính của một chứng thư số
Một chứng thư số thường chứa các thông tin xác định danh tính chủ thể, khoá công khai tương ứng, thời hạn hiệu lực và thông tin về tổ chức đã cấp chứng thư đó.
| Thông tin | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên chủ thể | Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân sở hữu chứng thư |
| Khoá công khai | Dùng để bên nhận kiểm tra chữ ký số đã ký bằng khoá bí mật tương ứng |
| Thời hạn hiệu lực | Khoảng thời gian chứng thư còn có giá trị sử dụng |
| Tổ chức cấp chứng thư | Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã xác minh và cấp ra |
| Số sê-ri chứng thư | Mã định danh riêng của từng chứng thư đã cấp |
Quy trình cấp một chứng thư số mới
Khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng chữ ký số lần đầu, quy trình cấp chứng thư số thường trải qua các bước sau.
- Doanh nghiệp đăng ký với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực, cung cấp hồ sơ pháp lý xác minh danh tính.
- Tổ chức chứng thực xác minh thông tin doanh nghiệp theo hồ sơ đã cung cấp.
- Sinh cặp khoá (bí mật và công khai) và cấp chứng thư số gắn khoá công khai với danh tính đã xác minh.
- Cài đặt chứng thư số cùng khoá bí mật vào thiết bị lưu trữ (token USB, HSM) hoặc hệ thống ký từ xa.
- Doanh nghiệp dùng chứng thư số để ký các văn bản, hoá đơn điện tử, hồ sơ thuế theo nhu cầu.
Chứng thư số cá nhân và chứng thư số tổ chức
Chứng thư số có thể cấp cho cá nhân hoặc cho tổ chức, tuỳ mục đích sử dụng. Chứng thư số tổ chức thường dùng để ký các văn bản, hợp đồng, hoá đơn điện tử nhân danh doanh nghiệp, còn chứng thư số cá nhân dùng khi một người cần ký với tư cách cá nhân, ví dụ người đại diện pháp luật ký một số loại hồ sơ riêng theo yêu cầu của cơ quan quản lý.
- Chứng thư số tổ chức: gắn với tên doanh nghiệp, thường do người đại diện hoặc người được uỷ quyền quản lý và sử dụng khi ký thay mặt công ty.
- Chứng thư số cá nhân: gắn với tên một cá nhân cụ thể, dùng khi ký với tư cách cá nhân, không đại diện cho tổ chức.
- Một doanh nghiệp có thể cần cả hai loại nếu vừa ký văn bản nhân danh công ty, vừa có cá nhân trong công ty cần ký hồ sơ riêng theo quy định.
Điều gì xảy ra khi chứng thư số hết hạn
Khi chứng thư số hết hạn, chữ ký số tạo ra sau thời điểm đó sẽ không còn được công nhận hợp lệ, dù khoá bí mật vẫn còn nguyên trên thiết bị lưu trữ. Doanh nghiệp cần làm thủ tục gia hạn hoặc cấp mới trước khi hết hạn để tránh gián đoạn việc ký hoá đơn điện tử, hồ sơ thuế hoặc văn bản điện tử quan trọng. Nên theo dõi thời hạn chứng thư số như một mốc cần nhắc lịch định kỳ, tương tự việc nhắc gia hạn tên miền hay giấy phép kinh doanh, để tránh rơi vào tình huống cần ký gấp một hồ sơ nhưng chứng thư đã hết hiệu lực.
Bảo quản khoá bí mật đi kèm chứng thư số
Chứng thư số chỉ có giá trị khi đi kèm khoá bí mật tương ứng được bảo quản an toàn, vì bất kỳ ai có được khoá bí mật (qua token vật lý hoặc thông tin đăng nhập dịch vụ ký từ xa) đều có thể tạo chữ ký số nhân danh doanh nghiệp. Với token USB, doanh nghiệp nên quy định rõ ai được giữ, cất ở đâu khi không dùng, và không cắm token vào máy tính lạ hoặc máy dùng chung nhiều người để tránh nguy cơ bị sao chép trái phép. Với hình thức ký từ xa, khoá bí mật nằm ở phía nhà cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần bảo vệ tốt tài khoản đăng nhập và thiết bị dùng để xác thực (thường là số điện thoại nhận mã xác nhận), vì đây trở thành điểm kiểm soát duy nhất để tạo chữ ký.
Doanh nghiệp có nhiều người cùng cần ký văn bản nên cân nhắc phân quyền rõ ràng: ai được ký loại văn bản nào, có cần phê duyệt nội bộ trước khi ký hay không, đặc biệt với các văn bản có giá trị tài chính lớn như hợp đồng, uỷ nhiệm chi. Việc này không nằm trong quy định kỹ thuật của chứng thư số, nhưng là một phần quan trọng trong quy trình quản trị nội bộ để tránh rủi ro dùng chữ ký số sai mục đích hoặc vượt thẩm quyền.
Câu hỏi thường gặp
Chứng thư số và chữ ký số có phải mua riêng từng loại không?
Không, khi đăng ký dịch vụ chữ ký số, đơn vị cung cấp đã cấp kèm chứng thư số tương ứng. Doanh nghiệp không cần mua chứng thư số riêng biệt với dịch vụ chữ ký số.
Làm sao biết một chứng thư số còn hiệu lực hay đã hết hạn?
Có thể kiểm tra thời hạn hiệu lực ghi trong chính chứng thư số, hoặc dùng công cụ kiểm tra chữ ký trên phần mềm đọc PDF, phần mềm ký số để xem trạng thái chứng thư đang còn hiệu lực hay đã hết hạn, bị thu hồi.
Mất token chứa chứng thư số thì phải làm gì?
Cần báo ngay cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực để yêu cầu thu hồi chứng thư số cũ, tránh bị người khác lợi dụng nếu nhặt được token, sau đó làm thủ tục cấp chứng thư số mới trên thiết bị khác.
Chứng thư số có dùng được cho nhiều loại giao dịch khác nhau không?
Có, cùng một chứng thư số thường dùng được để ký nhiều loại văn bản điện tử, hoá đơn điện tử, hồ sơ thuế, miễn là hệ thống tiếp nhận chấp nhận loại chữ ký số đó và chứng thư còn trong thời hạn hiệu lực.
Doanh nghiệp mới thành lập có cần chứng thư số ngay không?
Không bắt buộc ngay khi mới thành lập, nhưng cần có khi doanh nghiệp bắt đầu xuất hoá đơn điện tử, kê khai thuế điện tử hoặc ký kết hợp đồng điện tử, những nghiệp vụ này hầu như đều yêu cầu chữ ký số hợp lệ đi kèm chứng thư số còn hiệu lực.
