Thời hạn báo trước khi nghỉ việc tại Nhật
Theo quy định lao động phổ biến tại Nhật Bản, người lao động cần thông báo nghỉ việc trước ít nhất hai tuần theo luật dân sự, nhưng nhiều công ty quy định thời hạn báo trước dài hơn trong nội quy lao động, có thể một tháng hoặc lâu hơn tuỳ vị trí công việc. Người lao động nên kiểm tra kỹ hợp đồng lao động và nội quy công ty đang làm việc để tuân thủ đúng thời hạn báo trước, tránh vi phạm điều khoản đã ký kết.
Các bước viết đơn xin nghỉ việc tại Nhật
- Trao đổi trực tiếp với cấp quản lý trước khi nộp đơn chính thức, đây là bước gần như bắt buộc theo văn hoá làm việc tại Nhật trước khi có văn bản chính thức.
- Ghi rõ ngày dự kiến nghỉ việc chính thức, đảm bảo cách ngày nộp đơn đủ thời hạn báo trước theo quy định.
- Trình bày lý do nghỉ việc ngắn gọn, mang tính cá nhân, tránh liệt kê chi tiết những điều không hài lòng về công ty trong đơn.
- Bày tỏ lời cảm ơn ngắn gọn với công ty và đồng nghiệp đã hỗ trợ trong thời gian làm việc.
- Ký tên đầy đủ, ghi rõ ngày viết đơn, nộp trực tiếp cho cấp quản lý theo đúng quy trình nội bộ công ty.
Cấu trúc một đơn xin nghỉ việc thường gặp
| Phần | Nội dung |
|---|---|
| Tiêu đề | Đơn xin nghỉ việc, ghi rõ tên người viết và bộ phận công tác |
| Lý do nghỉ việc | Trình bày ngắn gọn, mang tính cá nhân, không đi sâu chi tiết |
| Ngày nghỉ dự kiến | Ghi rõ ngày cuối cùng đi làm, đảm bảo đủ thời hạn báo trước |
| Lời cảm ơn | Cảm ơn ngắn gọn công ty và đồng nghiệp |
| Chữ ký và ngày viết đơn | Ký tên đầy đủ, ghi rõ ngày lập đơn |
Người lao động có thể tham khảo và tải mẫu đơn xin nghỉ việc tại /mau/don-xin-nghi-viec trên alodev.vn để điều chỉnh lại theo hoàn cảnh cụ thể của mình trước khi nộp cho công ty.
Những lưu ý riêng khi làm việc tại Nhật Bản
- Ưu tiên trao đổi trực tiếp trước khi gửi văn bản chính thức, việc nộp đơn đột ngột mà chưa trao đổi trước có thể bị xem là thiếu tôn trọng theo văn hoá làm việc tại Nhật.
- Giữ thái độ lịch sự trong suốt quá trình bàn giao công việc, tránh để lại ấn tượng không tốt dù đã quyết định nghỉ việc.
- Chuẩn bị kỹ kế hoạch bàn giao công việc cho người kế nhiệm hoặc đồng nghiệp trước ngày nghỉ chính thức.
- Với lao động đi theo diện thực tập sinh kỹ năng hoặc kỹ sư, cần tìm hiểu thêm quy định riêng liên quan tới tư cách lưu trú sau khi nghỉ việc, tránh ảnh hưởng tới tình trạng cư trú hợp pháp tại Nhật.
Xử lý các vấn đề phát sinh sau khi nộp đơn
Sau khi nộp đơn, một số công ty có thể đề nghị người lao động ở lại thêm để hoàn thành một số công việc dở dang, người lao động nên trao đổi rõ ràng về khả năng đáp ứng thay vì im lặng đồng ý rồi không thực hiện được, gây ảnh hưởng tới mối quan hệ hai bên trong giai đoạn bàn giao cuối cùng. Nếu công ty có dấu hiệu gây khó khăn không hợp lý khi người lao động đã tuân thủ đúng thời hạn báo trước theo quy định, nên tìm hiểu thêm kênh hỗ trợ pháp lý dành cho lao động nước ngoài tại địa phương đang làm việc.
Chuẩn bị đơn song ngữ khi cần thiết
Với những công ty có quản lý người nước ngoài hoặc bộ phận nhân sự chưa thông thạo tiếng Việt, người lao động có thể cân nhắc chuẩn bị đơn xin nghỉ việc song ngữ, gồm cả bản tiếng Nhật và bản tiếng Việt hoặc tiếng Anh đi kèm để tránh hiểu nhầm nội dung. Nên nhờ người quen thông thạo tiếng Nhật kiểm tra lại câu chữ trước khi nộp chính thức, tránh dùng công cụ dịch tự động mà không kiểm tra lại, vì một số cách diễn đạt dịch máy có thể nghe không tự nhiên hoặc vô tình mang sắc thái không phù hợp trong văn hoá công sở Nhật Bản.
Người lao động cũng nên giữ lại một bản sao đơn xin nghỉ việc đã nộp cho riêng mình, phòng trường hợp cần đối chiếu lại sau này khi có tranh chấp về thời điểm thông báo nghỉ việc.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Nhật không?
Nhiều công ty tại Nhật yêu cầu hoặc khuyến khích viết đơn bằng tiếng Nhật để thuận tiện lưu trữ hồ sơ nội bộ, nhưng tuỳ công ty có thể chấp nhận đơn bằng tiếng Anh hoặc có phiên dịch hỗ trợ, người lao động nên hỏi rõ bộ phận nhân sự trước khi soạn đơn.
Nếu công ty không đồng ý cho nghỉ việc thì phải làm sao?
Về nguyên tắc, người lao động có quyền chấm dứt hợp đồng lao động nếu đã tuân thủ đúng thời hạn báo trước theo luật hoặc theo hợp đồng đã ký, công ty không có quyền giữ người lao động lại quá thời hạn đó, nếu gặp khó khăn nên tìm kênh tư vấn pháp lý lao động dành cho người nước ngoài để được hỗ trợ.
Có nên gửi đơn xin nghỉ việc qua email thay vì đưa trực tiếp không?
Nên ưu tiên trao đổi trực tiếp và đưa đơn giấy cho cấp quản lý theo văn hoá làm việc phổ biến tại Nhật, gửi qua email chỉ nên dùng khi có lý do bất khả kháng không thể gặp trực tiếp, và nên xác nhận lại bằng văn bản giấy khi có thể.
Đơn xin nghỉ việc có cần nêu rõ lý do thật sự không?
Không bắt buộc nêu chi tiết lý do thật, người lao động có thể dùng lý do cá nhân chung chung như lý do sức khoẻ hoặc kế hoạch cá nhân, quan trọng là giữ đúng thời hạn báo trước và thái độ chuyên nghiệp trong quá trình bàn giao.
Sau khi nghỉ việc, người lao động có được nhận giấy tờ gì từ công ty không?
Thường được cấp giấy xác nhận thời gian làm việc và các giấy tờ liên quan tới bảo hiểm, thuế đã đóng trong thời gian làm việc, người lao động nên chủ động hỏi rõ và xin đầy đủ các giấy tờ này trước khi rời công ty để phục vụ các thủ tục sau này.
