Tạo Zalo OA không khó về thao tác. Cái khó nằm ở những lựa chọn ban đầu tưởng nhỏ nhưng rất khó sửa về sau: ai đứng ra tạo, tên OA đặt thế nào, thông tin xác thực có khớp giấy tờ không. Bài này đi theo đúng thứ tự nên làm, từ chuẩn bị tới khi OA có khách đầu tiên. Giao diện trang quản trị có thể thay đổi, nên bài mô tả theo bước và mục đích, bạn đối chiếu với giao diện hiện tại khi làm.
Bước 0: chuẩn bị trước khi tạo
Chuẩn bị đủ những thứ sau sẽ giúp việc tạo và xác thực không bị ngắt quãng:
- Tài khoản Zalo của người sẽ là quản trị viên cao nhất, nên là chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện, dùng số điện thoại công ty kiểm soát lâu dài.
- Giấy tờ pháp lý của tổ chức (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh) bản rõ nét, thông tin trùng với tên sẽ đặt cho OA.
- Tên OA dự kiến: nên trùng hoặc gần với tên thương hiệu trên giấy tờ để thuận lợi khi xác thực.
- Logo và ảnh bìa đã thiết kế sẵn (xem phần dưới).
- Đoạn giới thiệu ngắn, địa chỉ, số điện thoại, website, giờ làm việc.
- Danh sách người sẽ được cấp quyền quản trị và trả lời tin nhắn.
Bước 1: đăng ký tạo OA
- Truy cập trang chính thức dành cho Zalo OA trên trình duyệt máy tính và đăng nhập bằng tài khoản Zalo của người quản trị cao nhất (thường bằng cách quét mã QR từ ứng dụng Zalo trên điện thoại).
- Chọn tạo OA mới, chọn loại tài khoản phù hợp với loại tổ chức của bạn.
- Điền tên OA, chọn danh mục ngành nghề, nhập thông tin liên hệ.
- Tải logo và ảnh bìa, viết phần giới thiệu.
- Đồng ý điều khoản và hoàn tất tạo.
Chỉ truy cập trang quản trị OA qua địa chỉ chính thức gõ trực tiếp hoặc từ trang của Zalo. Các trang giả mạo trang đăng nhập OA để chiếm tài khoản không hiếm, đặc biệt qua đường dẫn gửi trong tin nhắn.
Đặt tên OA thế nào
- Dùng tên thương hiệu mà khách biết và tìm kiếm, khớp với giấy tờ để xác thực thuận lợi.
- Có thể thêm phần mô tả ngắn nếu tên thương hiệu chung chung, ví dụ tên thương hiệu kèm ngành hoặc khu vực.
- Tránh nhồi từ khoá hoặc ký tự đặc biệt: vừa khó xác thực, vừa trông thiếu tin cậy.
- Việc đổi tên OA về sau có giới hạn và có thể phải xác thực lại, nên chọn kỹ ngay từ đầu.
Bước 2: logo và ảnh bìa
Logo và ảnh bìa là thứ khách nhìn thấy đầu tiên, và cũng là thứ giúp khách phân biệt OA thật với tài khoản mạo danh.
Logo Zalo OA
- Dùng tệp logo vuông, nền đặc, phần biểu tượng nằm gọn trong vùng tròn vì ảnh đại diện thường được cắt hình tròn.
- Phải đọc được ở kích thước rất nhỏ trong danh sách tin nhắn. Logo nhiều chữ nhỏ nên dùng bản rút gọn chỉ có biểu tượng hoặc chữ cái đầu.
- Thống nhất với logo trên website và các kênh khác để khách nhận ra ngay.
Ảnh bìa Zalo OA
- Ảnh ngang, dùng đúng kích thước và tỷ lệ mà trang quản trị gợi ý ở thời điểm tải lên, vì thông số có thể thay đổi theo phiên bản.
- Để nội dung quan trọng (tên, khẩu hiệu, sản phẩm chính) ở vùng giữa, tránh sát mép vì ảnh hiển thị khác nhau trên điện thoại và máy tính.
- Ít chữ, chữ đủ lớn. Ảnh bìa không phải tờ rơi.
- Xem thử trên cả điện thoại và máy tính sau khi tải lên.
Bước 3: xác thực OA
Xác thực là việc gửi giấy tờ pháp lý để nền tảng xác nhận OA thuộc về tổ chức thật. OA đã xác thực được mở thêm tính năng và hiển thị dấu hiệu nhận diện, giúp khách tin tưởng hơn. Quy trình chung:
- Trong trang quản trị, vào phần xác thực tài khoản.
- Tải lên giấy tờ theo yêu cầu, thông tin phải khớp tên OA và thông tin đã khai.
- Hoàn tất các bước bổ sung nếu được yêu cầu, chờ duyệt.
Nếu bị từ chối, lý do phổ biến là tên OA không khớp tên trên giấy tờ, giấy tờ mờ hoặc hết hiệu lực, hoặc ngành nghề trên OA không nằm trong phạm vi đăng ký kinh doanh. Điều kiện xác thực và các loại giấy tờ được chấp nhận có thể thay đổi; đọc hướng dẫn mới nhất trên trang chính thức trước khi nộp.
Bước 4: phân quyền quản trị
Zalo OA admin là nơi quản lý người được quyền thao tác trên OA. Nguyên tắc phân quyền:
- Ít nhất hai người có quyền quản trị cao, một là chủ doanh nghiệp.
- Nhân viên trả lời tin nhắn chỉ cần quyền hỗ trợ khách, không cần quyền đổi thông tin OA hay quản lý người khác.
- Đơn vị bên ngoài (làm nội dung, làm tích hợp) được cấp quyền theo đúng việc, thu hồi khi kết thúc hợp đồng.
- Khi nhân viên nghỉ việc, gỡ quyền ngay trong ngày, cùng lúc với thu hồi email và các tài khoản khác.
- Ghi danh sách người có quyền và mức quyền vào sổ tài sản số của công ty, rà mỗi quý.
Người trả lời tin nhắn có thể dùng trang quản trị trên máy tính hoặc ứng dụng quản trị trên điện thoại. Với đội trực tin nhắn nhiều giờ mỗi ngày, làm trên máy tính thường nhanh hơn và dễ tra thông tin khách từ phần mềm khác.
Bước 5: tin chào, menu và trả lời tự động
- Tin chào khi khách mới quan tâm: ngắn, nói rõ OA hỗ trợ việc gì và giờ phản hồi.
- Menu trong khung chat: ba tới năm mục cho việc khách hay cần nhất (xem sản phẩm, tra đơn, đặt lịch, gặp nhân viên). Luôn có một mục đưa khách tới người thật.
- Trả lời tự động theo từ khoá cho câu hỏi lặp lại như giờ mở cửa, địa chỉ, cách thanh toán.
- Tin trả lời ngoài giờ: báo khi nào sẽ có người phản hồi, không để khách chờ trong im lặng.
Khi số câu hỏi lặp lại đủ lớn, có thể nối OA với chatbot qua API để trả lời dựa trên dữ liệu thật như trạng thái đơn hàng. Đây là bước sau, chưa cần làm khi vừa tạo OA.
Bước 6: đăng bài viết đầu tiên
Cách đăng bài trên Zalo OA: trong trang quản trị, vào phần quản lý nội dung hoặc bài viết, tạo bài mới, nhập tiêu đề, ảnh đại diện, nội dung, xem trước rồi đăng hoặc hẹn giờ. Bài viết có thể gửi tới người quan tâm theo hạn mức của gói đang dùng.
Gợi ý nội dung cho vài bài đầu:
- Giới thiệu OA: khách nhắn ở đây được hỗ trợ việc gì, giờ phản hồi, các kênh khác.
- Hướng dẫn một việc khách hay hỏi: cách đặt hàng, cách đổi trả, cách đặt lịch.
- Nội dung hữu ích liên quan sản phẩm, không chỉ khuyến mãi.
Tần suất vừa phải quan trọng hơn số lượng. Gửi bài quá dày là lý do phổ biến khiến khách bỏ quan tâm.
Bước 7: đưa OA tới khách hàng
- Gắn nút chat hoặc đường dẫn tới OA trên website, trang liên hệ và trang xác nhận đơn hàng.
- In mã QR của OA trên hoá đơn, bao bì, danh thiếp, quầy thu ngân.
- Thêm vào chữ ký email của nhân viên.
- Nhờ nhân viên đang chăm sóc khách qua Zalo cá nhân mời khách quan tâm OA, để dần chuyển trao đổi về kênh của công ty.
Bảng kiểm sau khi tạo
- Quản trị viên cao nhất là chủ doanh nghiệp, có ít nhất hai người quản trị.
- OA đã xác thực, thông tin khớp giấy tờ.
- Logo rõ ở kích thước nhỏ, ảnh bìa hiển thị đúng trên điện thoại và máy tính.
- Có tin chào, menu, tin ngoài giờ, và luôn có đường tới người thật.
- Đã phân công người trực tin nhắn và thời gian phản hồi mục tiêu.
- OA đã được gắn trên website, hoá đơn và chữ ký email.
Câu hỏi thường gặp
Cách tạo Zalo OA cho doanh nghiệp như thế nào?
Chủ doanh nghiệp đăng nhập trang chính thức của Zalo OA bằng tài khoản Zalo của mình, chọn loại tài khoản, nhập tên, ngành nghề, thông tin liên hệ, tải logo và ảnh bìa, rồi gửi giấy tờ để xác thực.
Tạo Zalo OA có cần giấy phép kinh doanh không?
Để xác thực và dùng đầy đủ tính năng, thường cần giấy tờ của tổ chức hoặc hộ kinh doanh. Điều kiện cụ thể theo loại OA có thể thay đổi, nên đối chiếu hướng dẫn hiện hành.
Kích thước ảnh bìa Zalo OA là bao nhiêu?
Dùng kích thước trang quản trị gợi ý khi tải ảnh, vì thông số có thể đổi theo phiên bản. Để nội dung chính ở giữa ảnh và xem thử trên cả điện thoại lẫn máy tính.
Có đổi tên Zalo OA được không?
Có thể đổi nhưng có giới hạn và thường phải xác thực lại, nên chọn tên khớp thương hiệu và giấy tờ ngay từ đầu.
Cách đăng bài trên Zalo OA?
Vào phần quản lý bài viết trong trang quản trị, tạo bài mới với tiêu đề, ảnh và nội dung, xem trước rồi đăng hoặc hẹn giờ. Có thể gửi bài tới người quan tâm theo hạn mức của gói.
Zalo OA admin trên máy tính dùng thế nào?
Đăng nhập trang quản trị OA trên trình duyệt bằng cách quét mã QR từ ứng dụng Zalo, sau đó trả lời tin nhắn, đăng bài và quản lý quyền ngay trên máy tính.
