Tại sao BRD quan trọng
Vendor báo giá dựa scope không rõ → end up tranh chấp. Có BRD rõ: vendor báo giá đúng, không phát sinh "feature ngoài scope". Đầu tư 2-4 tuần viết BRD tiết kiệm 30-60% cost overrun sau.
Template 8 phần
1. Context + Objective (1-2 trang)
Doanh nghiệp đang ở đâu, vấn đề gì, dự án này giải quyết điều gì. Vd: "Công ty C có 8 cửa hàng F&B, doanh thu 50 tỷ/năm. Hiện tổng hợp doanh thu manual mất 6h/ngày. Mục tiêu: tự động hoá báo cáo, BGĐ có dashboard realtime".
2. Stakeholder + Role (1 trang)
Ai liên quan dự án: sponsor (CEO), product owner (manager), end users (ai dùng), vendor team. Mỗi vai trò làm gì, decision authority đến đâu.
3. Current state + Pain (2-4 trang)
Quy trình hiện tại chi tiết: ai làm gì, dùng tool gì, mất bao lâu. Pain point cụ thể với metric. Vd: "Ca trưởng cửa hàng A xuất Excel cuối ngày 23h, gửi qua Zalo group. Kế toán tổng hợp 12 file vào master sheet, mất 4-6h. Doanh thu tổng available 11h trưa hôm sau".
4. Future state (2-3 trang)
Quy trình mong muốn sau dự án: ai làm gì, mất bao lâu. Vd: "POS từng cửa hàng auto-sync data về DB trung tâm mỗi 5 phút. Kế toán mở dashboard 8h sáng, doanh thu sẵn - không cần tổng hợp manual. CEO check trên iPhone bất kỳ lúc nào".
5. Functional requirements (5-10 trang)
Chi tiết từng feature như user story:
- "Là ca trưởng, tôi muốn đóng ca cuối ngày với 1 click để báo cáo doanh thu tự động."
- "Là kế toán, tôi muốn xem dashboard tổng hợp 8 cửa hàng realtime để không cần tổng hợp manual."
- "Là CEO, tôi muốn nhận notification Zalo 23h hằng ngày với tổng doanh thu + top 3 cửa hàng."
6. Non-functional (1-2 trang)
- Performance: dashboard load < 3s.
- Concurrent users: 30 (8 cửa hàng + 5 head office).
- Uptime: 99% (cho phép 7 giờ downtime/tháng).
- Security: HTTPS, audit log, role-based access.
- Compliance: Luật BVDLCN 2025 + e-invoice tích hợp.
7. Constraints (1 trang)
- Budget: 300tr.
- Timeline: go-live trước Tết (5 tháng).
- Tech stack preferred: web app, không native mobile.
- Integration cần thiết: với MISA accounting hiện tại.
8. Success criteria + KPI (1-2 trang)
- Thời gian tổng hợp báo cáo: < 30 phút (giảm 90%).
- Báo cáo available cho CEO: trước 23h thay 11h trưa.
- Sai sót doanh thu/tháng: < 0.5%.
- Adoption rate ca trưởng: > 95% sau 1 tháng.
- Doanh thu năm 2 sau triển khai: tăng 15% (target).
Best practices
- Viết BRD bằng ngôn ngữ business, không kỹ thuật.
- User story format cho functional req - dễ hiểu cho non-tech.
- Có wireframe sơ bộ (Figma đơn giản hoặc paper sketch).
- Review BRD với 5-7 end users trước khi share vendor.
- Version control - mỗi revision đánh số rõ.
Sai lầm phổ biến của doanh nghiệp Việt
- Mô tả "như Lazada" hoặc "giống Tiki" - quá vague, vendor diễn giải khác doanh nghiệp.
- Bỏ qua workflow đặc thù (Zalo OA notification, e-invoice VN, tích hợp VNPay/Momo).
- Viết BRD bằng English khi team đọc chính là người Việt - mất nuance.
- Skip review với end-user thật, chỉ CEO + IT đọc.
- Không cập nhật BRD khi scope thay đổi - phiên bản floating gây tranh chấp.
Cần Alodev hỗ trợ viết BRD cho dự án doanh nghiệp Việt? Gói 25-60tr cho 2-4 tuần audit + viết tài liệu. Liên hệ tại /lien-he.
