Lịch thanh toán tốt cho dự án phần mềm gắn mỗi đợt tiền với một mốc người mua nhìn thấy và kiểm được, không gắn với ngày tháng hay phần trăm công việc do bên làm tự báo. Tạm ứng lúc ký là hợp lý vì bên làm bỏ người ra trước; đợt cuối nên gắn với nghiệm thu trên dữ liệu thật và bàn giao đủ. Lịch lệch về một phía có hai dạng dễ nhận: phần lớn tiền trả trước khi thấy phần mềm chạy, hoặc đợt cuối gắn với một điều kiện mơ hồ mà bên mua có thể kéo dài mãi.
Vì sao có tạm ứng
Từ ngày ký, bên làm phần mềm phải xếp người cho dự án và trả lương cho họ, trong khi phần mềm chưa có gì để nghiệm thu. Tạm ứng chia bớt rủi ro đó và cho thấy bên mua nghiêm túc. Với bên mua, tạm ứng hợp lý khi kèm ba điều: hợp đồng với pháp nhân tra được, hoá đơn cho khoản tạm ứng, và điều khoản ghi rõ số tiền đã trả được đổi lấy phần việc nào nếu dự án dừng.
Chọn mốc để trả tiền
| Mốc | Kiểm được không | Nhận xét |
|---|---|---|
| Ký hợp đồng, chốt phạm vi | Có: phạm vi và lịch đã ký | Mốc tạm ứng hợp lý |
| Hoàn thành thiết kế giao diện | Có: xem được bản thiết kế | Hợp lý nếu thiết kế được duyệt bằng văn bản |
| Bản chạy thử các chức năng chính | Có: bấm được, chạy được | Mốc mạnh, người mua thấy tận mắt |
| "Hoàn thành 60% khối lượng" | Khó: do bên làm tự đánh giá | Mốc yếu, dễ tranh cãi |
| Chạy trên dữ liệu thật, nghiệm thu, bàn giao | Có: có biên bản | Mốc cuối nên có |
| "Sau khi khách hàng hài lòng" | Không | Mốc yếu cho bên làm, có thể kéo dài vô hạn |
Ở ALODEV, thanh toán theo chặng, mỗi đợt gắn một mốc nghiệm thu ghi trong hợp đồng và có hoá đơn VAT; chặng cuối chỉ nghiệm thu khi hệ thống đã chạy trên dữ liệu thật và đã bàn giao mã nguồn, cơ sở dữ liệu, tài liệu (theo trang Quy trình). Số đợt và tỷ lệ cụ thể ghi trong hợp đồng của từng dự án.
Khoản giữ lại sau bàn giao
Một số hợp đồng giữ lại một phần nhỏ tiền sau nghiệm thu cuối, trả sau một thời gian vận hành, để bảo đảm bên làm sửa các lỗi phát hiện khi chạy thật. Cách này phổ biến trong xây dựng và dùng được cho phần mềm. Nó hợp lý khi thời hạn giữ lại có ngày cụ thể và điều kiện trả rõ (ví dụ không còn lỗi mức nghiêm trọng mở quá bao nhiêu ngày). Nếu hợp đồng đã có bảo hành dài với thời gian phản hồi cam kết, khoản giữ lại ít cần thiết hơn; hai bên có thể chọn một trong hai cơ chế.
Nghĩa vụ của bên mua cũng là một phần lịch
Lịch thanh toán công bằng cần cả nghĩa vụ phía người mua: phản hồi nghiệm thu trong thời hạn, thanh toán đúng hạn. Điều khoản dịch vụ của ALODEV ghi khách phản hồi và nghiệm thu theo lịch thoả thuận (thường 3 đến 5 ngày làm việc), và nếu chậm thanh toán quá 14 ngày so với chặng đã thoả thuận thì ALODEV có quyền tạm dừng triển khai cho tới khi nhận được thanh toán. Người mua nên đọc những câu như vậy trước khi ký, để lên lịch duyệt chi nội bộ cho khớp.
Dấu hiệu lịch thanh toán lệch
- Phần lớn tổng tiền phải trả trước khi có bản chạy thử đầu tiên.
- Có đợt gắn với ngày cố định, không gắn với sản phẩm nhìn thấy.
- Mốc dựa trên phần trăm khối lượng do bên làm tự báo.
- Đợt cuối gắn với "hài lòng" hoặc điều kiện không đo được.
- Không có hoá đơn cho từng đợt.
- Không ghi phần đã trả đổi lấy gì nếu dự án dừng.
Ví dụ lịch thanh toán cân bằng và lịch lệch (số giả định)
Hai lịch dưới đây cho cùng một dự án giả định, tỷ lệ tính trên tổng giá. Chúng minh hoạ cách đọc, không phải lịch của ALODEV hay khuyến nghị tỷ lệ.
| Mốc | Lịch cân bằng | Lịch lệch về bên làm |
|---|---|---|
| Ký hợp đồng | Tạm ứng một phần | Phần lớn tổng giá |
| Thiết kế được duyệt | Một phần | Không có mốc |
| Bản chạy thử chức năng chính | Một phần | Phần còn lại, gắn "hoàn thành khối lượng" |
| Nghiệm thu trên dữ liệu thật, bàn giao | Phần cuối | Không còn gì để trả |
Lịch thứ hai không nhất thiết là gian dối, nhưng nó lấy đi công cụ duy nhất của bên mua để giữ tiến độ: khi tiền đã trả hết trước ngày nghiệm thu, lỗi còn tồn và tài liệu bàn giao dễ bị xếp cuối hàng ưu tiên.
Thanh toán khi có thay đổi phạm vi
Phần việc thêm qua yêu cầu thay đổi nên có lịch thanh toán riêng trong phụ lục, gắn với mốc nghiệm thu của chính phần đó. Gộp tiền phát sinh vào đợt cuối làm đợt cuối phình to và khó đối chiếu. Mỗi phụ lục có số tiền, mốc và hoá đơn riêng thì kế toán hai bên đối chiếu nhanh.
Chuẩn bị phía kế toán
Lịch thanh toán gắn mốc nghiệm thu nghĩa là ngày trả tiền không cố định. Kế toán phía bên mua cần biết trước mốc nào sắp tới để chuẩn bị dòng tiền, và cần bản sao biên bản nghiệm thu làm chứng từ thanh toán. Thống nhất từ đầu: ai gửi biên bản cho kế toán, hoá đơn xuất khi nào so với ngày ký biên bản, và thời hạn thanh toán sau khi nhận hoá đơn. Ba điều nhỏ này tránh được tình huống phần mềm đã nghiệm thu mà tiền chậm vì giấy tờ nằm ở phòng khác.
Câu hỏi thường gặp
Thanh toán theo tiến độ là gì?
Là chia tổng giá hợp đồng thành nhiều đợt, mỗi đợt trả khi đạt một mốc công việc đã thoả thuận. Trong phần mềm, mốc tốt là mốc người mua kiểm được như bản chạy thử hoặc biên bản nghiệm thu.
Tạm ứng bao nhiêu là hợp lý?
Không có một con số chung; phụ thuộc quy mô và thời gian dự án. Điều quan trọng hơn là tạm ứng có hoá đơn, có hợp đồng với pháp nhân, và có điều khoản xử lý khi dừng.
Có nên trả 100% trước để được giá tốt?
Không nên với dự án làm mới, vì mất công cụ duy nhất để bảo đảm tiến độ và chất lượng. Trả trước toàn bộ chỉ hợp với sản phẩm có sẵn đã dùng thử.
Chậm thanh toán thì bên làm có dừng dự án không?
Tuỳ hợp đồng. Nhiều hợp đồng cho phép tạm dừng sau một số ngày chậm; điều khoản của ALODEV là 14 ngày.
Mỗi đợt thanh toán có cần hoá đơn không?
Nên có, để hạch toán đúng và làm bằng chứng thanh toán. ALODEV xuất hoá đơn VAT theo từng đợt.
