Phân biệt hai mục đích tạo mã vạch
Nhiều người nhầm lẫn giữa việc tạo hình ảnh mã vạch và việc sở hữu mã số hợp lệ để bán hàng chính thức. Về mặt kỹ thuật, bất kỳ dãy số nào cũng có thể chuyển thành hình ảnh mã vạch để in và quét được. Nhưng nếu sản phẩm bán qua siêu thị lớn hoặc sàn thương mại điện tử yêu cầu mã vạch chuẩn EAN, doanh nghiệp cần đăng ký mã doanh nghiệp với GS1 Việt Nam để được cấp dải mã hợp lệ, không thể tự đặt số tuỳ ý.
Các bước tạo mã vạch cho quản lý kho nội bộ
- Xác định thông tin cần mã hoá: mã sản phẩm, số lô, hoặc vị trí kệ hàng.
- Chọn loại mã phù hợp: Code 128 cho quản lý kho nội bộ linh hoạt, EAN nếu cần chuẩn bán lẻ.
- Dùng công cụ tạo mã vạch để sinh hình ảnh từ dãy ký tự đã chọn.
- In mã vạch lên tem nhãn bằng máy in tem chuyên dụng hoặc máy in thường với giấy in tem.
- Kiểm tra lại bằng máy quét hoặc ứng dụng quét mã trên điện thoại trước khi dán hàng loạt.
- Ghi chú lại loại mã và ý nghĩa từng đoạn ký tự vào một tài liệu nội bộ để nhân viên mới dễ tra cứu khi cần.
- Đặt tên tệp ảnh mã vạch đã tạo theo đúng mã sản phẩm để dễ tìm lại khi cần in bổ sung sau này.
Tạo mã vạch miễn phí bằng công cụ của Alodev
Doanh nghiệp nhỏ có thể dùng công cụ /lab/ma-vach của Alodev để tạo mã vạch ngay trên trình duyệt, không cần cài đặt phần mềm. Nhập dãy số hoặc mã sản phẩm, công cụ xuất ra ảnh mã vạch có thể tải về và in trực tiếp, phù hợp cho quản lý kho nội bộ hoặc thử nghiệm trước khi đầu tư hệ thống quản lý mã vạch bài bản hơn.
Những lưu ý khi in và dán mã vạch
- Độ phân giải in phải đủ cao để máy quét đọc chính xác, tránh in mờ hoặc quá nhỏ.
- Chừa khoảng trắng đủ rộng quanh mã vạch (vùng yên tĩnh) để máy quét nhận diện đúng điểm bắt đầu và kết thúc.
- Không dán mã vạch lên bề mặt cong gấp khúc mạnh, dễ làm sai lệch tỷ lệ vạch khi quét.
- Lưu trữ danh sách mã đã cấp để tránh trùng lặp giữa các lô sản phẩm khác nhau.
Với doanh nghiệp sản xuất có nhiều mặt hàng và nhiều biến thể như màu sắc, kích cỡ khác nhau, việc lập một quy tắc đặt mã rõ ràng ngay từ đầu càng quan trọng, vì số lượng mã có thể tăng nhanh chóng theo số biến thể. Một cách phổ biến là chia mã thành các đoạn có ý nghĩa, ví dụ hai chữ số đầu chỉ nhóm hàng, tiếp theo là mã sản phẩm, và cuối cùng là mã biến thể, giúp nhân viên kho dễ nhận diện loại hàng chỉ bằng cách nhìn vào cấu trúc mã mà không cần tra cứu thêm hệ thống. Cách đặt mã có cấu trúc như vậy cũng giúp việc tìm kiếm và đối chiếu tồn kho sau này nhanh hơn nhiều so với mã đặt ngẫu nhiên không theo quy tắc nào.
Quy trình đăng ký mã vạch GS1 khi cần bán chính thức
- Đăng ký hồ sơ doanh nghiệp với GS1 Việt Nam để được cấp mã doanh nghiệp (mã tiền tố).
- Dùng mã doanh nghiệp được cấp để tự đặt mã số cho từng sản phẩm theo cấu trúc chuẩn EAN.
- Tạo hình ảnh mã vạch từ mã số đã đăng ký, in lên bao bì hoặc tem nhãn sản phẩm.
- Đóng phí duy trì hằng năm theo quy định để giữ hiệu lực dải mã đã được cấp.
So sánh mã tự tạo và mã đã đăng ký GS1
| Tiêu chí | Mã tự tạo nội bộ | Mã đã đăng ký GS1 |
|---|---|---|
| Mục đích sử dụng | Quản lý kho, vị trí kệ hàng nội bộ | Bán hàng qua siêu thị, sàn thương mại điện tử yêu cầu mã chuẩn |
| Chi phí | Miễn phí khi tự tạo bằng công cụ trực tuyến | Có phí gia nhập và phí duy trì hằng năm |
| Tính duy nhất toàn cầu | Không đảm bảo, có thể trùng với mã doanh nghiệp khác | Được đảm bảo duy nhất trong hệ thống GS1 toàn cầu |
Doanh nghiệp mới nên bắt đầu từ việc chuẩn hoá cách đặt mã sản phẩm nội bộ, ví dụ theo nhóm hàng và số thứ tự, trước khi nghĩ tới việc đăng ký mã GS1 chính thức. Khi quy tắc đặt mã nội bộ đã rõ ràng và nhất quán, việc chuyển đổi hoặc mở rộng sang mã chuẩn quốc gia sau này sẽ ít xáo trộn hơn so với việc phải sắp xếp lại toàn bộ hệ thống mã đã đặt lộn xộn từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Tự tạo mã vạch có vi phạm pháp luật không?
Không, miễn là dùng cho mục đích quản lý nội bộ hoặc không giả mạo mã đã cấp cho doanh nghiệp khác. Việc cần đăng ký chỉ đặt ra khi muốn dùng mã vạch chuẩn EAN để bán qua kênh yêu cầu mã đó.
Đăng ký mã vạch GS1 mất bao lâu và chi phí thế nào?
Thời gian và chi phí đăng ký do GS1 Việt Nam quy định, thường gồm phí gia nhập và phí duy trì hằng năm theo dải mã được cấp. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp GS1 Việt Nam để biết mức phí hiện hành.
Mã vạch tự tạo có quét được bằng điện thoại thường không?
Có, hầu hết ứng dụng quét mã trên điện thoại đọc được các loại mã vạch phổ biến như Code 128, EAN, miễn là mã in đủ rõ nét và đúng tỷ lệ chuẩn.
Có thể in mã vạch bằng máy in văn phòng thường không?
Có thể, với điều kiện độ phân giải in đủ tốt và giấy in không quá bóng gây loá khi quét. Với số lượng lớn và cần độ bền cao, nên dùng máy in tem nhiệt chuyên dụng.
Mã vạch tự tạo và mã QR có thể dùng thay thế cho nhau không?
Không hoàn toàn, vì mỗi loại phù hợp với mục đích khác nhau. Mã vạch truyền thống phù hợp với hệ thống bán lẻ và máy quét tại quầy thu ngân đã quen dùng lâu năm, còn mã QR phù hợp khi cần chứa nhiều thông tin hơn hoặc liên kết trực tiếp tới một trang thông tin sản phẩm.
