Mã vạch dùng nội bộ và mã vạch GS1 chính thức khác nhau ở đâu
Nhiều doanh nghiệp nhỏ nhầm lẫn giữa việc tự tạo mã vạch để dán lên sản phẩm quản lý nội bộ với việc đăng ký mã vạch GS1 chính thức. Mã vạch tự tạo bằng công cụ trực tuyến chỉ là một dãy số bất kỳ được mã hoá thành hình ảnh vạch để máy quét đọc lại đúng dãy số đó, phù hợp khi doanh nghiệp chỉ cần quản lý hàng hoá trong kho, cửa hàng của chính mình, không cần hàng hoá được nhận diện thống nhất bên ngoài. Mã vạch GS1 chính thức là mã số do tổ chức GS1 Việt Nam cấp cho từng doanh nghiệp (bắt đầu bằng tiền tố 893), đảm bảo không trùng với bất kỳ doanh nghiệp nào khác trên thế giới, cần thiết khi muốn đưa hàng vào hệ thống siêu thị, sàn thương mại điện tử lớn hoặc xuất khẩu.
Cách dùng công cụ tạo mã vạch trực tuyến
- Mở công cụ tạo mã vạch trên alodev.vn, chọn loại mã vạch phù hợp (phổ biến là Code 128 hoặc EAN-13).
- Nhập dãy số hoặc mã sản phẩm nội bộ muốn mã hoá.
- Xem trước hình ảnh mã vạch được tạo ra ngay trên trình duyệt, kiểm tra máy quét thử có đọc lại đúng dãy số đã nhập không nếu có sẵn máy quét.
- Tải ảnh mã vạch về, in ra và dán lên sản phẩm hoặc kệ hàng để dùng cho việc quản lý, kiểm kho nội bộ.
Các loại mã vạch phổ biến doanh nghiệp hay dùng
| Loại mã vạch | Đặc điểm | Thường dùng cho |
|---|---|---|
| EAN-13 | 13 chữ số, chuẩn quốc tế cho hàng tiêu dùng bán lẻ | Sản phẩm bán ra thị trường qua siêu thị, cửa hàng |
| Code 128 | Mã hoá được cả chữ và số, độ dài linh hoạt | Quản lý kho nội bộ, mã lô hàng, mã vận đơn |
| Code 39 | Đơn giản, dễ in, độ chính xác vừa phải | Nhãn kệ hàng, thẻ tài sản nội bộ |
Khi nào doanh nghiệp nên đăng ký mã vạch GS1 chính thức
Nếu doanh nghiệp chỉ bán hàng trực tiếp tại một vài cửa hàng của mình và tự quản lý bằng phần mềm bán hàng riêng, dùng mã vạch tự tạo bằng công cụ trực tuyến là đủ, không bắt buộc phải đăng ký GS1. Nhưng khi muốn đưa sản phẩm vào hệ thống siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện lợi, hoặc niêm yết trên các sàn thương mại điện tử yêu cầu mã vạch chuẩn, doanh nghiệp cần đăng ký mã doanh nghiệp với GS1 Việt Nam để được cấp dải mã số chính thức, tránh trùng với mã của đơn vị khác đã đăng ký trước. Chi phí và thủ tục đăng ký GS1 tách biệt hoàn toàn với việc dùng công cụ tạo mã vạch miễn phí cho nhu cầu quản lý nội bộ.
Quy trình gợi ý để đưa mã vạch vào vận hành thực tế
Trước khi in hàng loạt tem mã vạch dán lên toàn bộ sản phẩm trong kho, nên thử nghiệm với một số lượng nhỏ, kiểm tra máy quét đang dùng (máy quét cầm tay, camera điện thoại chạy phần mềm bán hàng) có đọc ổn định mã vừa tạo hay không, đặc biệt nếu máy quét đời cũ chỉ hỗ trợ tốt một vài loại mã vạch nhất định. Sau khi xác nhận đọc tốt, doanh nghiệp mới nên triển khai in hàng loạt, đồng thời lập một bảng theo dõi gán mã vạch với mã sản phẩm nội bộ, tên hàng, để khi cần tra cứu lại nguồn gốc một mã vạch cụ thể không phải đoán mò.
Với sản phẩm có nhiều biến thể (kích cỡ, màu sắc khác nhau của cùng một mặt hàng), nên có quy tắc đặt dãy số mã vạch theo cấu trúc rõ ràng ngay từ đầu, ví dụ vài chữ số đầu thể hiện nhóm hàng, các chữ số sau thể hiện biến thể cụ thể, thay vì đặt số ngẫu nhiên cho từng sản phẩm. Cách làm có hệ thống này giúp việc tạo mã vạch cho sản phẩm mới sau này nhanh hơn, và giảm khả năng gán trùng mã cho hai sản phẩm khác nhau khi số lượng mặt hàng tăng lên theo thời gian.
In tem mã vạch: chọn máy in phù hợp với quy mô
Với số lượng sản phẩm ít, doanh nghiệp có thể in thử tem mã vạch bằng máy in giấy thông thường rồi dán thủ công, đủ dùng cho giai đoạn thử nghiệm ban đầu. Khi số lượng sản phẩm cần dán tem tăng lên hàng trăm, hàng nghìn mỗi tháng, nên cân nhắc đầu tư máy in tem nhãn chuyên dụng (in trên giấy decal chịu được va chạm, ẩm ướt tốt hơn giấy thường), giúp tem mã vạch bền hơn trong quá trình vận chuyển, lưu kho, tránh tình trạng tem mờ, bong tróc khiến máy quét không đọc được sau một thời gian sử dụng.
Ngoài yếu tố độ bền, kích thước tem cũng cần tính toán phù hợp với diện tích bề mặt sản phẩm và khoảng cách quét thường dùng tại quầy thu ngân hoặc trong kho. Tem quá nhỏ khiến mã vạch bị co lại, dễ đọc sai hoặc phải quét nhiều lần mới nhận; tem quá lớn lại chiếm diện tích không cần thiết trên bao bì, ảnh hưởng tới thẩm mỹ sản phẩm. Nên thử in và dán mẫu ở vài kích thước khác nhau, quét thử bằng chính thiết bị đang dùng tại cửa hàng trước khi quyết định kích thước chuẩn áp dụng cho toàn bộ dòng sản phẩm.
Câu hỏi thường gặp
Dùng công cụ tạo mã vạch miễn phí có hợp pháp để bán hàng không?
Có, miễn là doanh nghiệp không dùng trùng một mã số đã được cấp chính thức cho đơn vị khác. Với hàng bán trực tiếp tại cửa hàng riêng, mã vạch tự tạo dùng để quản lý nội bộ là bình thường; chỉ khi đưa vào hệ thống phân phối yêu cầu mã chuẩn GS1 mới cần đăng ký chính thức.
Máy quét mã vạch thông thường có đọc được mã vạch tự tạo không?
Có, máy quét mã vạch đọc theo chuẩn mã hoá (như Code 128, EAN-13), không phân biệt mã đó do doanh nghiệp tự tạo hay được cấp chính thức, miễn là mã vạch in đúng chuẩn và đủ rõ nét.
Một sản phẩm có thể có nhiều mã vạch khác nhau không?
Về mặt kỹ thuật có thể in nhiều mã vạch nếu phục vụ mục đích khác nhau (một mã nội bộ để kiểm kho, một mã GS1 để bán ra thị trường), nhưng nên hạn chế để tránh gây nhầm lẫn khi quét nhầm mã trong lúc bán hàng.
Mã vạch bị mờ hoặc rách thì có quét được không?
Mã vạch cần đủ độ tương phản và không bị rách đứt các vạch để máy quét đọc chính xác; nên in bằng máy in tem nhãn chuyên dụng và dán ở vị trí ít bị cọ xát nếu sản phẩm di chuyển nhiều.
Có cần phần mềm riêng để quản lý mã vạch sau khi tạo không?
Với vài chục, vài trăm sản phẩm, một bảng tính đơn giản ghi lại mã vạch gắn với từng sản phẩm là đủ; khi số lượng sản phẩm lớn hơn, nên cân nhắc phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp quét mã vạch để tự động cập nhật tồn kho.
