Các thành phần cần có trong một khối chữ ký
- Chức danh hoặc vai trò của người ký, đặt phía trên chữ ký.
- Chữ ký viết tay hoặc chữ ký điện tử hợp lệ.
- Họ tên đầy đủ ghi rõ bên dưới chữ ký, tránh trường hợp chữ ký khó đọc gây nhầm lẫn người ký.
- Con dấu của tổ chức nếu văn bản yêu cầu, đóng đè lên một phần chữ ký theo đúng quy ước hành chính.
- Ngày ký, đặt gần khối chữ ký để dễ tra cứu thời điểm văn bản có hiệu lực khi cần đối chiếu về sau.
- Số hiệu văn bản hoặc mã tham chiếu nội bộ nếu tổ chức có quy định đánh số quản lý riêng cho từng loại văn bản.
Vị trí đặt chữ ký trong văn bản nhiều trang
Với văn bản hoặc hợp đồng nhiều trang, ngoài chữ ký đầy đủ ở trang cuối cùng, nhiều tổ chức yêu cầu ký nháy (chữ ký tắt) ở góc dưới mỗi trang để xác nhận các bên đã đọc và không có trang nào bị thay thế sau khi ký. Cách làm này phổ biến với hợp đồng có giá trị lớn hoặc văn bản pháp lý cần độ tin cậy cao.
Tạo chữ ký số hoá nhanh bằng công cụ trực tuyến
Khi cần chèn chữ ký vào văn bản điện tử mà không có máy quét, người dùng có thể dùng công cụ /lab/chu-ky của Alodev để vẽ trực tiếp chữ ký bằng chuột hoặc màn hình cảm ứng, xuất ra ảnh nền trong suốt để chèn vào file Word, PDF hoặc Excel, tránh việc phải in ra ký tay rồi quét lại.
Những lỗi trình bày chữ ký hay gặp trong văn bản doanh nghiệp
- Chỉ có chữ ký mà thiếu họ tên ghi rõ bên dưới, gây khó xác định người ký khi chữ ký khó đọc.
- Đặt chữ ký lấn sang phần nội dung chính của văn bản, gây rối bố cục khi in ra.
- Đóng dấu không đúng vị trí quy ước, ví dụ dấu che khuất hoàn toàn chữ ký thay vì chỉ đóng đè một phần.
- Thiếu ký nháy ở các trang giữa của văn bản nhiều trang quan trọng, dễ bị tráo trang sau khi ký.
Cách trình bày khối chữ ký chuẩn trong file Word và Excel
Khi soạn văn bản trong Word, nên dùng bảng ẩn viền để căn chỉnh khối chữ ký gồm chức danh, khoảng trống để ký, và họ tên, thay vì chỉ dùng khoảng trắng và xuống dòng thủ công dễ bị lệch khi in trên máy in khác nhau. Với Excel, khối chữ ký thường đặt ở cuối bảng tính, cần khoá lại vùng ô chứa chữ ký để tránh người khác vô tình chỉnh sửa khi thao tác các ô dữ liệu bên cạnh.
Lưu trữ và bảo mật file chữ ký số hoá
Sau khi tạo xong ảnh chữ ký, người dùng nên đặt tên tệp rõ ràng và lưu ở một thư mục riêng, tránh để lẫn với các tệp dùng chung trên máy tính cơ quan mà nhiều người có thể truy cập. Với doanh nghiệp có nhiều người thường xuyên ký văn bản điện tử, nên có quy định nội bộ về việc ai được phép giữ và sử dụng ảnh chữ ký của người khác, tránh tình trạng chữ ký bị dùng sai mục đích khi không có sự đồng ý của người sở hữu, dù chỉ là ảnh chữ ký không mang giá trị pháp lý cao.
Một cách làm an toàn hơn là chỉ tạo lại chữ ký khi cần dùng cho một văn bản cụ thể thay vì lưu sẵn một file dùng đi dùng lại nhiều lần trong thời gian dài, đặc biệt với các văn bản có giá trị quan trọng cần hạn chế tối đa rủi ro chữ ký bị sao chép và sử dụng trái phép cho mục đích không được cho phép.
Vì sao nên tách riêng chữ ký cá nhân và chữ ký đại diện tổ chức
Một điểm doanh nghiệp hay bỏ qua là chữ ký của cùng một người có thể xuất hiện trong hai vai trò khác nhau: ký với tư cách cá nhân trong các văn bản nội bộ, và ký với tư cách đại diện pháp luật của tổ chức trong hợp đồng với đối tác bên ngoài. Hai vai trò này cần được ghi rõ ràng trong phần chức danh phía trên chữ ký, tránh gây hiểu nhầm về việc văn bản đó ràng buộc trách nhiệm cá nhân hay trách nhiệm của tổ chức khi có tranh chấp phát sinh sau này.
Nên ghi thêm ngày ký bên cạnh khối chữ ký, đặc biệt với văn bản có hiệu lực tính từ ngày ký hoặc cần đối chiếu thời điểm xác nhận sau này. Thiếu ngày ký có thể gây khó khăn khi cần xác định thời điểm văn bản có hiệu lực trong trường hợp có tranh chấp hoặc cần tra cứu lại lịch sử văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký số hoá từ công cụ có giá trị pháp lý như chữ ký tay không?
Ảnh chữ ký số hoá chỉ mang tính hình ảnh, không tương đương chữ ký điện tử có giá trị pháp lý theo quy định về giao dịch điện tử. Với văn bản cần giá trị pháp lý cao, nên dùng chữ ký số được cấp bởi tổ chức chứng thực hợp pháp.
Ký nháy từng trang có bắt buộc với mọi văn bản không?
Không bắt buộc với mọi loại văn bản, tuỳ theo quy định nội bộ của tổ chức hoặc thoả thuận giữa các bên trong hợp đồng, thường áp dụng cho văn bản nhiều trang có giá trị quan trọng.
Có thể dùng cùng một chữ ký số hoá cho nhiều văn bản không?
Về mặt kỹ thuật có thể lưu ảnh chữ ký để dùng lại nhiều lần, nhưng cần cẩn trọng bảo quản file ảnh này như thông tin cá nhân, tránh để người khác lấy được và dùng sai mục đích.
Chèn chữ ký vào PDF có khó không?
Với hầu hết phần mềm đọc PDF phổ biến hiện nay, việc chèn ảnh chữ ký vào đúng vị trí trên trang khá đơn giản, chỉ cần tải ảnh chữ ký đã tạo sẵn và đặt vào khung ký tương ứng.
Nên đặt chức danh trước hay sau họ tên trong khối chữ ký?
Theo quy ước hành chính phổ biến, chức danh đặt phía trên cùng của khối chữ ký, tiếp đến là khoảng trống để ký, và họ tên đầy đủ đặt ngay bên dưới chữ ký, giúp người đọc dễ xác định vai trò và danh tính người ký theo đúng thứ tự từ trên xuống.
