Bối cảnh trước dự án
Công ty F (gọi tắt) là NPP FMCG tại HN, 30 nhân viên, phân phối 250 SKU thực phẩm + đồ uống cho 1,200 cửa hàng nhỏ tại HN + 4 tỉnh lân cận. Doanh thu 80 tỷ/năm 2024.
Pain point
- Đơn > 50tr phải duyệt qua 3 cấp: sale → trưởng vùng → giám đốc bán hàng → tổng giám đốc.
- Quy trình: sale gửi đơn vào Zalo group → trưởng vùng comment OK → forward giám đốc → ngày sau tổng giám đốc duyệt → kế toán làm HĐ.
- Thời gian trung bình: 1-2 ngày cho đơn lớn. Cao điểm cuối tháng có thể 3-4 ngày.
- Đối thủ NPP cùng khu vực phản hồi trong 4 giờ → cướp 15-20% đơn lớn.
- Không có audit log - tranh chấp giữa các cấp xảy ra hằng tháng.
Giai đoạn 1: Audit + design (tuần 1-2)
Alodev kickoff workshop với CEO + 4 manager. Audit 18 quy trình hiện tại. Output: BRD 22 trang. Pain top: duyệt đơn workflow (60% của doanh thu chậm), tiếp theo là chiết khấu đại lý + công nợ.
Giai đoạn 2: Build (tuần 3-7)
Sprint 1: engine workflow với 4 cấp duyệt + SLA monitoring. Sprint 2: Zalo OA notification (mỗi cấp duyệt nhận tin nhắn). Sprint 3: dashboard tổng giám đốc xem realtime + audit log. Sprint 4: tích hợp MISA accounting + tự tạo HĐ khi duyệt xong.
Giai đoạn 3: Pilot (tuần 8)
1 vùng (HN nội thành) thử trong 1 tuần. 7 bug phát sinh + 3 UX issue. Fix trong tuần 9.
Giai đoạn 4: Rollout (tuần 10)
4 vùng còn lại go-live tuần 10. Training 6 nhân viên/buổi × 3 buổi/vùng. Total 4 ngày training.
Kết quả sau 3 tháng
- Thời gian duyệt đơn lớn: 1-2 ngày → 4-8 giờ (giảm 70-80%).
- Đơn duyệt đúng giờ SLA: 95% (trước không có SLA).
- Đơn bị mất do chậm: -65%.
- Tranh chấp giữa cấp duyệt: 0 (do có audit log).
- Đối thủ vẫn nhanh hơn nhưng gap thu hẹp đáng kể.
Kết quả sau 18 tháng
- Doanh thu năm 2 sau go-live: 80 → 110 tỷ (+38%).
- Conversion đơn lớn (> 50tr): tăng từ 18% → 35%.
- Số lượng khách hàng đại lý: 1,200 → 1,650.
- Tuyển thêm 8 sale (so với cũ 12) mà không tốn thêm admin overhead.
Chi phí + ROI
- Triển khai: 380tr (cao hơn dự kiến 80tr do thêm chiết khấu + công nợ module).
- Vận hành: 8tr/tháng (retainer maintenance).
- Tiết kiệm: thời gian admin 35 giờ/tuần × 4 tuần × 60k/h = 8.4tr/tháng. Doanh thu tăng nhờ conversion = 200-400tr/tháng.
- ROI: payback 11 tháng. Tổng ROI 18 tháng: 5-8x.
Bài học
- Workflow automation đơn giản (4 cấp duyệt) ROI rõ ràng + nhanh.
- Zalo OA notification key cho user adoption - manager không cần mở email/web.
- Audit log eliminate tranh chấp nội bộ - value không tính bằng tiền.
- Pilot 1 vùng trước rollout 4 vùng - tiết kiệm 50% chi phí rework.
NPP/FMCG khác đang gặp pain tương tự? Alodev tham vấn miễn phí. /lien-he
